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《最有生产力的一年》:管理时间、注意力和精力的最佳实践

神译局 · 2020-11-29
对最佳生产力策略的总结

神译局是36氪旗下编译团队,关注科技、商业、职场、生活等领域,重点介绍国外的新技术、新观点、新风向。

编者按:有关提高生产力的策略多如牛毛,哪些才是最有效的?为了弄清楚这个问题,生产力专家,自助书作者Chris Bailey用了一年的时间来尝试各种提高生产力的策略,从而总结出了其中最有效的策略,然后就写成了《最有生产力的一年》这本书。本文则是Dan Silvestre对此书精髓的总结。原文发表在medium上,标题是:The Productivity Project by Chris Bailey: Summary and Lessons

划重点:

生产力跟做了多少无关,跟实现了多少有关。

生产力的三个要素是时间、注意力和精力。

要确定对你影响最大的任务,每天只做3件事

克服拖延症的关键是抑制触发因素

跟未来的自己建立联系

与其管理时间,不如管理精力和注意力

把维护性的任务集中在一起全部处理掉

用单任务防止开小差,同时训练你的“注意力肌肉”

在《最有生产力的一年》(The Productivity Project)这本书里, Chris Bailey介绍了管理时间、注意力和精力的最佳生产力策略。

“当一个人说自己‘没有时间’做某件事的时候,其实他们的意思是说这件任务的重要性或者吸引力没有自己手头上的事情那么高。”

简要总结

在《最有生产力的一年》这本书里,Chris Bailey介绍了可以用来完成任务的最好的生产力策略。Chris用了一年的时间对其中的很多策略进行了测试,然后总结出了其中最有效的25条策略。这些策略会帮助你更好地对时间、注意力和精力进行管理。

《最有生产力的一年》摘要

生产力跟做了多少无关,跟实现了多少有关。

生产力的三个要素是时间注意力精力

我们浪费时间的时候,就是在拖延。当我们没能管理好注意力的时候,我们就会分心。当我们不能提高精力水平的时候,我们就会感到疲倦或“疲惫”。

奠定基础

在研究如何提高效率之前先彻底搞清楚为什么要提高效率,这一点非常重要:

  • 有哪些根深蒂固的价值观是跟你的生产力目标相关的?

  • 为什么要提高生产效率?

  • 这里的每一个问题都要填空:“我之所以对这个问题非常关心,是因为……”

让时间快进到你临终那一刻。问问自己:对于多做一点或者少做一点这件事情我会感到后悔吗?

二八原则:非常少数的任务即能带来绝大部分的结果

生产力不在于做更多的事,而在于做对的事。

如何确定对你影响最大的任务(根据“吃掉那只青蛙”):

  1. 列出工作中需要你负责的所有事情

  2. 现在,问问自己:“如果这份清单里面你每天只能做其中的一件事情,那么你做哪一件才能让你在相同的时间内获得的成就最多?”

  3. 最后,再问问自己:“如果你一天只能再做两件事情的话,哪两件事情可以让你在相同的时间内成就最多?”

3的原则:开始新的一天之前,先确定好今天要完成的三件事情。开始新的一周之前也都要做这件事。

在自己的生理黄金时间(Biological Prime Time ,BPT)期间,执行对自己影响最大的任务,这段时间内你可以将自己的最大精力和专注力投入进去。

记录自己的时间是怎么花出去的,好供之后做出调整。

浪费的时间

拖延的6个触发因素:

  • 无聊

  • 沮丧

  • 困难

  • 结构凌乱或含糊不清

  • 缺乏个人意义

  • 缺乏内在回报(也就是既不有趣也不吸引人)

任务具备上述属性越多,属性值越高,此任务对你的吸引力就越小,拖延该任务的可能性就越大。

如何重新夺回对你最讨厌的任务的控制并且执行下去:

  • 制定改变那些触发因素的计划。比方说:改变地方,设置计时器,进行更多研究,或者制定详细计划

  • 建立拖延清单。你只有两种任务可以选择:去做你想要拖延的任务,还是做高回报的任务,选择权在于你自己

  • 列出拖延的代价

  • 重要的是开始去做。

你越是把“未来的自己”看作是陌生人,就越有可能像对待陌生人一样给未来的自己相同的工作量,并把事情推迟到明天再办。

跟未来的自己建立联系:

  • 给未来的你寄一封信(可以试试FutureMe.org这个网站)

  • 创建一份未来记忆。光是想像一下一个更好,更富有效率版的自己,就已被证明足以可以激励你自己,让你用对自己的未来有所帮助的方式去采取行动了

为避免互联网浪费你的时间,在处理高影响力任务或者讨厌的任务的时候,请断开跟互联网的连接。另外,有可能的话一整天都要断开连接。这样可以避免你从事一些要依靠互联网的低影响度的任务。

时间管理的终结

在知识经济里,如果你想提高生产力,那么管理时间就应该给管理精力和注意力让位。

如果你在长时间地连续工作或在任务上花费了太多时间的话,这一般并不意味着你有太多工作要做,而是表明你没有明智地分配好你的精力和注意力。

其实你在控制某项任务上所花费的时间时,你控制的是在这项任务上投入的精力和注意力。

对于重要的事情,要少花些时间。缩减一项任务的执行时间也是一种预热的好办法,然后你就可以用来对付那些更可能会拖延的困难任务了。

维护日:把维护性的任务集中在一起全部处理掉。

把维护性的任务集中到一起(可以是在维护日去做,也可以放进一份维护清单里面),这样可以让不用在这些任务上浪费太多的时间。而且,这样一来你就没有那么多的低回报任务,从而每周不用浪费那么多的时间,从而有时间专注于真正重要的事情上。

生产力禅学

回复电子邮件、参加会议以及保持社交媒体联系都属于“维护性任务”。每一项支撑性的任务都可以缩减、委托别人或完全干掉。

通过设立限制来缩减任务。限制可以是在任务上投入的时间,以及任务的专注频度:

  • 电子邮件:关闭我的电子邮件告警;仅在某些特定时段(早上,午饭前以及一天结束时)查看电子邮件;强迫自己等待回应;每天只安排三块(每段三十分钟)时间来处理电子邮件;每封电子邮件的内容应该少于五句话

  • 社交媒体:限制自己每天只看五次社交媒体

  • 任务:把相似的任务归为一组,这样就可以减少对它们的关注(比方说,一次性打完全部电话)。这又叫做批处理

  • 会议:把每周出席的会议时间限制在四小时之内

  • 同事:在执行重要任务时佩戴耳机;不要去八卦;到办公室以外找个休息的地方;让打断你的人为你的工作提供帮助;BPT期间关上办公室的门

对于所有那些低影响力的任务、项目以及事情说不,对最有价值的任务要坚决执行。

低影响的任务是委派给其他人做的主要候选对象。

90%原则:当你看到一个新机会时,请对它的价值或意义进行打分(1-100)。如果分数不大于等于90的话,就不要做了。

生产力最高的人不仅要花时间了解什么才是重要的,也要简化其他的一切。

静下心来

为了给自己的大脑腾出空间,并且让这个空间井井有条,你得“清空大脑”(brain dump)。怎么清空?写下来,把任务外化。

一旦有想法在脑海浮现时,就用笔记app记录下来。定期查看那些想法,并将它们添加到你的待办事项清单或日历里面。

“等待”清单:所有要等待执行的任务清单。定期进行检查,保证不会错过漏掉任何一项任务

关切清单:列出你关心的所有事项。每天安排一个小时去思考清单上的所有内容

每周回顾一下完成的任务和取得成就。这样就可以更好地了解自己取得的胜利以及需要改进的地方,从而更好地控制自己的生活。

每周回顾的提示:

  • 下周我需要在哪些事情上花更多的时间?

  • 上周我在哪些事情上花费了太多的时间?

  • 下周我需要安排或者做些什么?

  • 下周我要注意什么事情?

  • 下周我的目标会遇到哪些障碍?

  • 我有没有按照自己的承诺朝着正确的方向前进?

  • 我也没有任何的承诺需要增加或删除的?是要扩大还是缩小承诺?

  • 上周我走了什么捷径?

想法捕捉仪式:带上笔和笔记本,找个没有干扰的地方坐下来。定时15分钟。记下你的想法。

训练注意力

在办公桌旁放一个记事本,记下突然出现的所有干扰、打断,或者可能会让你手头工作被打断的事项。然后回去工作。如果有必要的话,事后再处理那些事项。

20秒原则”:排除干扰,20秒就是足够的时间距离(阻力)。比方说:给自己的社交媒体帐户设置一个复杂的密码,比如有30个字符

用单任务防止开小差,同时训练你的“注意力肌肉”。

大脑的构造不适合多任务。大脑没法同时专注于两件事。相反,大脑可以在任务之间快速切换,从而给人产生一种幻觉,好像你每次能做的事情不只一件。

若要练习好单任务,不妨试试番茄工作法。在进行其他活动(开会、听东西、看书、吃饭)时,留意一下你的思想是什么时候开始开小差的。然后重新把游荡的思绪给拉回来,进行下一次的注意力肌肉训练

正念就是刻意地一次只做一件事的艺术。冥想几乎一样,只不过冥想是你自己练习,而不是跟其他任务一起做。

如何冥想:

  • 找个安静的地方打坐

  • 设置一个计时器。选一个没有很大精神压力的时间

  • 全神贯注自己的呼吸。不要试图去控制它。你只需观察它

  • 当你的注意力转移到其他事物上时,要重新把注意力放回到自己的呼吸上面

让生产力更上一层楼

提高生产力的饮食法则:

  • 多吃一些需要较长时间消化的非加工食品

  • 少喝含酒精和含糖饮料,多喝水

  • 策略性地喝点咖啡

  • 寻找更好的咖啡食品,比方说绿茶或抹茶

花时间锻炼能换给你更多精力和专注力。要养成锻炼的习惯。

如果为了生产力而必须损失一些睡眠时间(低于健康所需的睡眠量)的话,最终都是得不偿失。

保证充足睡眠的关键是控制好上床的时间。

建立夜间仪式:

  • 睡前不要暴露在蓝光之下。睡前两到三个小时关闭电子设备。利用app减少蓝光的发射量

  • 白天多暴露在自然光下

  • 必要时小睡一下

  • 睡前八到十四小时内停止喝咖啡类饮品

  • 把自己的卧室想像成洞穴——那应该是一个凉爽、安静、黑暗的地方

如何对自己好一点:

  • 更加频繁地跟生产力断开

  • 回想一下自己要表达感激之心的三件事

  • 记下自己有积极体验的事情

  • 分解任务

  • 向内心寻求建议

  • 奖励你自己

  • 知道你可以成长

  • 建立一份成就清单

译者:boxi。


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