创新、碰撞与效率的天堂,从协同办公工具说起

连线Insight · 2020-11-20
未来,理想的办公环境应该是怎样的?

编者按:本文来自微信公众号“连线Insight”(ID:lxinsight),作者:钟微,36氪经授权发布。

文/钟微

编辑/叶丽丽

2020年初,协同办公成为SaaS落地的热门行业,直到如今风口也没有消逝,协同办公正在成为企业的“基础设施”。 

很难想象,最早的协同办公可以追溯到20世纪80年代,那时候,用office软件处理文档,使用传真机、打印机、复印机,已经比较普遍。企业用信息化手段提升了工作效率,但遗憾的是,没多少协同可言。 

在很长一段时间,生产工具的迭代,一直没能跟上时代的发展速度,以及企业的发展进程。 

字节跳动副总裁谢欣在飞书未来无限大会上,描述了一个场景:假设一个公司的员工在1997年睡着之后,穿越到今天,大约过了二三十年的时间,他会看到这个世界发生了巨大的变化,有他从来没有见过的手机、非常轻薄的电脑,以及内容如此丰富的互联网。

但是当他回到工作岗位的时候,他会非常意外而且惊喜地看到一件事情:Word文档从1997年到2020年至今,还是全球最重要的生产力工具,他依然可以非常熟悉地使用。 

这个预设的场景背后,是协同办公领域,多年停滞不前的状况。

但这几年,变化在迅速发生着。 

包括飞书、钉钉企业微信等玩家,正在迭代更适合现代办公需求的协同办公软件。通过工具的变革,让员工提升工作效率,让企业运转得更流畅、速度更快。

麻省理工学院曾有一座传奇建筑“20号楼”,它本是在核战争时期随意建造的新楼,之后经过人们的一番改造焕然一新。世界上第一座商业电子钟、粒子加速器、《星际飞行》模拟游戏、扬声器等重要的发明创造,都是在20号楼完成的。 

因为建造得不完整,在里面工作的员工,可以自由改造空间。20号楼的内部房间号码混乱,让迷路的员工,在偶遇或邂逅中获得创意灵感。同时,这里的机构都不被上层管控,这让他们在协作时充满了自由。

如今经过多次改造的“20号楼”,图源网络 

20号楼就像是如今的协作办公软件。 

员工应该被激发,而不是被管控;加强信息的创造、传播、消费和反馈,意味着高效和愉悦;协同办公软件,不仅仅是生产力工具,也能提升企业的组织能力。

谢欣在飞书未来无限大会提出了这些观点,并认为一个好的协同办公软件,应该帮助企业实现这些目的。 

经历多年的发展,协同办公软件的核心功能,从办公自动化,过渡到内部业务协同,再到产业链协同的时代,满足了企业发展扩张中最重要的需求,成为企业需要的水、电、煤般的存在。 

这一风口如今正在吸引越来越多的玩家进入,帮助企业们成为这个时代的“20号楼”。 

互联网企业为什么天然适合协同办公? 

互联网企业其实天然适合协同办公。 

这要从互联网公司的属性说起。互联网公司多数属于智力密集型,微软的Windows 95、第一款智能手机iPhone/iOS,都离不开科技创新的进程,在人工智能时代,创新的速度只会越来越快。 

企业的发展,需要员工发挥创新,并不断用新的思维方式帮助企业提升效率。

鼓励创新最好的方式,是自由的环境。谷歌的工程师文化是一个代表。有人将其理解为工程师的特权,比如昂贵的电脑和座椅,以及开放的公司资源,但其核心本质是,对自由和效率的追求。 

一个关于谷歌的典型案例是,对“20%的项目”的鼓励,意思是每位员工每周可以花费一天的时间,来做与工作无关的事情。20%的时间,工程师可以发挥创意,并开拓出新的项目。 

关于谷歌历史的著作《重新定义公司》中提到,组织的责任不再是管理员工。 

这样的理念已经被中国互联网公司利用。十年前,小米还是一个年轻的初创公司,当时CEO雷军已经创办过金山软件、管理了几千人规模的公司。 

等到创办小米时,雷军给自己定下了目标,不要过度管理一个创业公司,所以他思考最多的是,如何简化管理、甚至不需要CEO来管理。 


小米家宴现场,图源其官网

不过,自由并不代表一切。当企业简化管理时,必须要有相应的制度、工具去帮助其平衡自由和效率。

给员工提供更高效的工具,让其能力最大化地发挥,成为企业管理的重要方法论。 

在协同办公产品已经发展成熟的当下,企业有不少选择。从通讯、邮箱,到HR、行政,基础的办公需求能得到满足。不过,更好的选择可能是使用一款综合性协同办公软件,在国内标志性的玩家有飞书、企业微信和钉钉等。 

这些年,小米一直在尝试更优质的协同办公软件。六年前,小米的员工人数就已达到数千人。当时小米新媒体总监钟雨飞曾在微博上吐槽,称WPS和微软Office的兼容性不好,用WPS做了PPT之后,用微软Office无法打开。之后,包括小米在内的多家互联网公司都放弃使用微软Office。 

最近一次遇阻和改变,是在2020年初,当时所有企业都必须远程办公,小米也很快做出了反应,并将小米10的发布会改到了线上,所有相关团队都不得不在线上完成工作。

期间曾有小米员工向媒体表示,远程办公最重要的是沟通、协同的效率问题,但当其被拉入与发布会相关的微信群时,信息多且冗杂,增加了工作的难度。不久后,小米决定尝试使用飞书,雷军也表示,线上协同工具越来越流行,飞书非常简洁、高效。 

在协同办公方面,互联网公司其实一直存在未解决的痛点。比如,同部门之间经常合作,需要组建各种项目组,并在线上建群沟通。 

如今,协同办公软件通过各种功能,包括进群查看所有历史内容,还有非常方便的共享文档、共享对话、共享时间表等。 

在跨部门合作时,所有员工的OKR都透明化。谢欣曾说,“哪怕是入职第一天的员工,不要说看到我的OKR,张一鸣(字节跳动创始人、CEO)的OKR也都可以看到。” 这主要是为了确保工作目标的一致性,让员工快速地了解每个人的职责。

包括小米员工提到的信息冗杂问题,协同办公软件也提出了方案。飞书的消息界面中,用户可以在收件箱中查看消息,在置顶区保留常用联系人,在对话区处理信息、“PIN”一下收纳关键文档。这是对无用信息、重点关注的信息、需要跟进的信息的不同处理方案。

当下互联网企业纷纷喊出了产业互联网,深入某个行业并建立起生态,这对企业管理提出了更高的要求。 

这意味着企业需要从内部协同走向外部生态协同,将整个产业链上的参与者纳入其中,而协同办公软件恰好是突破组织限制的重要工具。

传统企业转型的新选择? 

传统企业数字化转型的热潮持续了许多年。其实这个宏大命题的背后,是一个个工具在提供帮助。 

184年历史的施耐德,成功经历了第二次工业革命的电力转型,又不得不面临当下的数字化升级,工厂需要数据化,机器和人的相互连接也十分急迫。但在施耐德中国区总裁尹正看来,数字化转型最大的挑战在管理上。 

从简单的KPI过渡到数字化管理,从组织架构层级分明转变为扁平化,同时解放更多人力,这里面也需要利用到协同办公工具。 

企业数字化,首先考虑的是安全隐私问题。许多传统企业沟通使用社交软件,存在信息泄露的风险,如果选择自研一个符合需求、优质的协同办公工具,则受困于自研难度和巨大的成本投入。 

综合性工具的诞生与成熟,对数据安全的底层设计,付费购买服务的方式又降低了成本投入,这一切都在推动企业的数字化升级。 

部分传统企业已经走在了前面,协同办公在某种程度上解决了数字化难题。

成立于1994年的物美科技,十分拥抱数字化管理。其创始人张文中先生出身为中国科学院系统科学研究所博士,早在1994年,便创立卡斯特公司,为物美超市研发POS、MIS管理信息系统。物美也是北京地区第一家真正运用互联网技术进行采购和管理的连锁企业。 

从2019年开始,物美就进入“商业的全面数字化”时代,目标是线上线下一体化。而后找到飞书,帮助其完成“员工在线、管理在线”。 

对物美而言,这也是对新型管理模式的尝试。经历这些年的发展,物美的主营业务涉及超市、百货、家电、家居建材零售等多个板块。

协同办公软件可以将这样复杂的业务版图,统一门户。也就是将分散的业务系统,聚合在一起,这不仅方便了员工和管理层的使用体验,也更利于企业的数据沉淀。 

物美超市,图源其官网 

同时,传统企业一旦业务群庞大,影响组织灵活性,也会出现许多问题。 

一般企业都是以“金字塔”的形式管理,传统企业则更为明显,所有管理机制建立在职级之上,责、权、利则配置在职位上。 

基于这一特点,传统企业需要让壁垒消失。而协同办公软件本身所有的功能与理念,都是在响应扁平化的趋势。比如公司内部有层级,沟通中却需要感受不到层级。基于层级的痛点,打通传统行业中信息流转通路,提升信息流转速度。 

这很大程度上基于公平的信息公开,包括大方向的战略、目标,小方向的文档、代码、知识的共享。这让员工之间更像是在协作,可以增强其自驱力和积极性。

传统企业对协同办公的重视程度也在增强。一个典型的代表是华住集团,其在全球酒店领域的上市公司中,市值排名前三,仅次于万豪和希尔顿,但也有很深的焦虑,希望能够有一个让传统行业加速发展的推动力。 

华住曾主动找上飞书,20分钟便敲定了合作。华住集团首席数字官兼华住中国总裁刘欣欣说,过去多年,华住一直在用各种各样的工具,把酒店运营、客户连接以及公司业务等全部线上化,最后发现,还有一块没有被线上化,便是日常工作的管理,这让华住急切地找到了飞书。

从许多传统企业的数字化转型中可以看到,这是一个非常艰苦的过程,也是自我革命的过程,这其中,协作办公软件是数字化中最底层的设施,成为了企业们的后盾。

未来,协同办公将成为工作的常态 

协同办公将成为一种常态化的工作方式,一个最主要的原因是其提高了效率。

百年前,福特汽车推出的流水线,是工业时代开启规模化生产的缩影,从那个时代起,效率就成为企业生产的重要指标,也成为经济发展的推动力量。 

对效率的执着,让企业不断在新环境里,通过技术、管理等多种手段,改善机器、人生产的效率,这样的趋势在如今的数字时代更为明显,但这些方式的尝试,往往都是企业自己孤独的探索。

由此出现了许多争议。今年,人物杂志《外卖员困于系统》报道,引发了外界对算法效率的讨论,质疑企业评价机制过多地向消费者和平台倾斜。 

传统行业对效率的榨取更为严重。富士康等制造业企业的员工,拿着一份很低的工资,需要长时间地工作,工作疲劳时很难拥有休息时间。 

但追求效率是企业的目标所在,谁更快解决阻碍效率的绊脚石,能在与其它对手竞争中更具优势。这个前提是不能走入压榨员工的歧途。 

越来越多的管理方式被提出,受到了企业家们的关注。 

从字节跳动说起,其产品创新能力和战略能力受到了许多行业内的讨论,由此挖掘出了内部管理上,字节跳动一直OKR管理,设置关键目标之后,多提供context,少一些control,这样的管理方式给予了员工自驱力和创造性。 

管理理念之外,办公方式的变革其实一直发展得很缓慢。很长一段时间,人们的工作都一直围绕着邮件、U盘、通讯工具传输这种单点交互,影响了企业的整体效率。 

很多企业都在努力寻找最适合的工具,最终结果却并不能如意。其中字节跳动决定将自己对企业效率、管理方式的理解,通过飞书输出给有着同样困扰的企业。 

谢欣此前也提到,办公工具几乎是企业里每个人每天使用最多的东西,哪怕工具的效率只提升5%,整个公司都会得到很大的提升。 

以文档为例,字节跳动10万人一年时间就可以创造2000万篇文档,打印成A4纸堆叠起来,高度接近于珠穆朗玛峰。当员工使用了工具后,效率只提升5%,效果也是惊人的。 

协同办公工具,可以说是基于当下企业需求给出的最优解。

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