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如何利用办公软件“Notion”让目标管理更高效?

神译局 · 2020-08-10
从目标管理到时间管理,我需要的都在Notion上实现了。

神译局是36氪旗下编译团队,关注科技、商业、职场、生活等领域,重点介绍国外的新技术、新观点、新风向。

编者按:Notion是一款来自美国的一体化办公软件,目前在国内还相对小众。由于形式灵活多样、可应用的场景很多,不少人开始将它用于个人管理、个人规划、时间管理、账本、日常记录等,并打造出自己的风格。有网友将其称为协作工具界的“瑞士军刀”。作者从2019年末开始使用Notion进行年度规划,8个月过去后,她有了意想不到的收获。在这篇文章中,作者将为我们分享如何使用Notion进行高效的目标管理。本文作者Loriah Pope,原文标题“Setting Meaningful Goals With Notion”。

图片来自Unsplash|摄影Levi Lei

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我喜欢列清单。我喜欢完成一件事就划掉一件事,然后在每天或每周结束之前看看自己都做了什么,有哪些成就。关于列清单的媒介,我也从来不挑:我在纸上记、在便签上记,还在手机备忘录里记。另外,我还花了不少钱买专业的习惯追踪软件,把它们下载下来放在统一的手机文件夹里。

在2019年年末,我突然意识到了这样一个事实:我的清单,仅仅是清单而已

我会为自己完成清单上所有事情而庆祝,但是很少去想这份清单背后的内容。作为一名设计师,我的工作就是不断询问,试图从无意义中寻找意义。但我自己的清单,我的工作计划,却只是落在纸面上的无意义的文字,在一天结束之后就被弃用。我的清单包括:“画设计图”、“阅读某某文档”、“修改某个图纸”,等等。

我能否把这份清单和工作更紧密地联系起来?在我创造清单时,有没有什么可以遵循的模式?这些模式能否让清单项目变得更有意义?当我回顾这份清单时,我能否回忆起自己具体做了什么?我希望能够创造这样一份清单:它既可以为每天做详细规划,还能在年度总结时供我参考。

目前,市面上有很多列规划和追踪任务的APP,但是在多次尝试之后,我发现自己并不能熟悉它的机制。我希望这款APP还有日记的功能,有一目了然的看板的风格,另外还可以为我提供一系列工具和结构,使它符合我个人的需求。而且我还需要它有任务追踪功能。

后来,我发现Notion这款软件符合我的所有需求。

这是一款Wiki(多人协作)风格的软件,可以将你需要记录的数据和信息以不同的方式呈现,且具有高度的灵活性。我的目标就是用Notion对我的日常工作进行规划、记录和优化

准备工作:做一份个人回顾

在工作中,回顾这一环节可以让团队了解到哪些地方做得对,哪些地方有失误,从而在之后的工作中更加高效。我把这一方法应用在我自己的工作中。我在Notion里创建了一个看板,命名为“个人回顾”。在这里我做了五个列表:

  • 哪些事我做得还不错?在这个列表中,我回顾了自己做成的一些事,分析原因,并且可以在下一年继续保持。

  • 哪些事情我做得不够好?在这里,我反思自己做得不够好的地方,希望下一年可以有所改进。

  • 我都学到了什么?在这份列表里,我回顾自己在上一年中学到的经验和教训,在下一年做规划和完成任务的时候可以作个参考。

  • 还有什么是我不够清楚的?在这份列表里,我把自己没有搞清楚的事情写成开放式的问题,通过解决这些问题,希望它们可以帮助我更清楚地了解自己的规划。

  • 我想做什么?通过参考前四个列表的内容,我在最后一个列表中写出了这一年我希望能达成的目标。

这是我创建的“个人回顾总结”看板,在这个看板上有五个列表,分别记录了过去一段时间我的各项情况|图片来自Medium

2.了解自己当前的状态

每一次我在定计划时,都有一种从头搭建一切的感觉。我需要重新思考,重新熟悉,还要下定决心执行它。

在我使用Notion时,我的日程表上已经有了一些正在完成的工作,我不能为了新目标把这些工作弃置不顾。我需要一个可视化的页面来整理手头上的工作和未来计划。

因此,我在Notion上又做了一个“当前状态(2020.1)”的看板,把所有要开的会、要完成的工作等都加进去。

这个看板最大的好处就在于我可以看到自己花了多少时间在每项工作上面,包括哪些工作占据了我最多的时间,哪些工作我做得还不够,等等。通过添加标签,我还可以看到这些项目是否和我的目标相关联。

这是我创建的另一个可视化看板,上面标注了我近期需要完成的工作|图片来自Medium

3.选择你的重点目标

很多做规划的文章都建议大家一次性不要设立太多的目标。那些一次性想做完所有事情的人,到头来可能会顾此失彼。

但我希望能挑战自己,所以在评估了自己的能力之后,我决定选择1到5个重点目标去执行。其中3个目标都是“难啃的骨头”:这些目标是内容庞大、复杂、需要投入一整年的精力去完成的。另外2个目标是不太耗费时间精力,但需要每天坚持的。

在这个基础上,我创立了SMART页面,在这里我没有选择看板,而是选择表格,在这份表格中追踪我的目标完成情况。在这个可视化的表格中,我可以随时随地调整、修正自己的这五项目标。

在这个表格中,我创建了5项条目的目标,这5个目标将伴随我一整年|图片来自Medium

4.开始做时间表

有了目标之后,下一步就是针对每个目标做时间表。通过Notion的转换功能,我把前面的SMART表格转换成了看板。我还参考之前标出的近期工作,为自己安排每天的日程。

如果我发现自己力不从心、无法在具体的时间段内完成这些工作,我就会考虑它们的优先级。

这个时间表和我之前写在纸上的清单最大的不同就在于:它将我的日常工作可视化了,而且我可以灵活调整,根据需求进行删除或者修改。

我把SMART表格转化成了看板模式,这个看板可以让我清楚地了解自己要完成的5项目标及内容|图片来自Medium

在为每一个目标创建项目时,我考虑了很久要为看板添加哪些内容,以达到量化目标(尤其是那三个“难啃的骨头”目标)的目的。对于每一个目标,我需要花多久的时间完成?我需要完成哪些相关的目标我需要在周内给某个目标多安排几天时间吗?

基于这样的考虑,我决定给时间表上添加这样的内容:

  • 目标的名称

  • 相关目标(这个目标属于哪个领域?为了完成它我需要完成哪些其他目标?)

  • 时间轴(这个目标预计耗时多久?我需要怎么安排时间?有哪些时间节点?)

  • 完成(这个目标是否完成)

  • 优先级(这个目标有多重要?)

  • 状态(此时目标的状态是什么?是否还没开始?还是正在进行?还是已经结束?)

  • 创建日期(我在什么时候创建了这个目标?)

  • 完成日期(我预计或者我已经在何时完成了这一目标?)

  • 完成时长(我大概要花多少天去完成这个目标?一共需要投入多少小时?我预计每天投入多少小时?)

  • 和工作的关系(这个目标和我的工作是否有关系?是否和某一次会议、讨论相联系?)

这是项目的相关页面,我在这里给项目添加了很多新的内容,方便我日后追踪和回顾这个项目|图片来自Medium

我如何使用这些看板(或表格)?

1.年度目标

在今年年初,我根据前面提到的看板和表格,创建了以星期为单位的页面,第一个页面命名为“第一周:2019.12.29-2020.1.4”。在这个页面中,我把这一周需要完成工作和规划列在下面,然后还在每一周的页面添加了这些内容:

  • 我在2020年要参加的会议:前面已经提到,我把这一年在工作中需要参加的会议都放在了看板里,在这里我只需要复制粘贴就可以了。另外,Notion可以把看板变成日历的形式,因此我可以在日历中查看自己在什么时候需要完成什么工作。

  • 我的目标完成时间表:我在一周页面中复制了自己完成计划的时间表,提醒自己本周需要完成什么。

  • 我的目标看板:我还复制了目标看板,这个看板中有我前面列出的关于目标的详细信息,我可以不断参考这些看板,以免自己忘记。

我在每周计划的页面中都复制了了年度目标时间表、目标看板|图片来自Medium

2.每周计划

每个周一早晨,我都要花点时间创建新的一周计划。我要参考自己在日历上填写的工作安排,以及自己的目标看板,从而写出新的周内规划。

我还调整了一下目标时间表,确认已经完成的工作不会反复出现在一周计划里。

参考前面搭建的框架,用这种方式去写周内计划,我发现自己有了全局意识,知道这一周对于我一整年的工作有着怎样的意义。我不会像原来那样一头雾水,时刻因为担心不能完成任务而感到紧张。

另外,每周做规划最多只花我30分钟的时间。30分钟换来一整周的清净,我觉得是非常值得的。

3.每日计划

我在日历上填写了自己的工作、目标,同时在每周计划中列了自己需要做什么。然后我就可以打开日历,查看自己每天都需要完成什么任务了。

当我这一天有不止一个任务时,我可以根据需要设立这些任务的优先级,或者把其中一些任务推后或提前。我还可以在Notion中用不同的颜色标注任务,从而确立优先级。

当我完成其中一项任务时,这想任务会出现在目标时间表看板中的“已完成”项。

到周五,我会借着目标时间板回顾这一周的工作:哪些事情我做得还不错?哪些事情我做得不好?下一周要怎么改进?等等。

我的目标时间表,在这上面可以看到哪些任务还没开始,哪些已经完成,哪些还缺反馈,等等|图片来自Medium

我学到了什么?

总结来说,我使用Notion的方法就是:个人回顾出发,列出自己要完成的年度目标和工作,然后以此为参考创建日历及每周规划

我实践这个方法已经超过八个月了,我发自内心地表示,这样的方法真的非常高效,我对任务的认识和追踪从未如此清晰、流畅过。

我在日历中还可以看到自己每个月完成了哪些任务|图片来自Medium

做了八个月的规划后,我还学到了一点就是,不要在最开始就给自己每天安排同样的任务。因为一个任务的完成需要我不断总结、优化,从而慢慢培养自己的完成模式。所以我写具体的规划时,都是以星期为单位的,这样可以更好地总结和改进。

我后来体会到自己完成任务的效率越来越高,对自己的未来也越来越有信心。

另外,我还对时间这个概念越来越敏感了,因为我可以清楚地看到自己在哪一个任务或目标花费了多少时间,以及为什么(预计时间、对困难与挑战的记录)。我可以以这个为基础,和我的同事及领导更好地协调、分配工作。

做这种规划看起来很费时间,但一旦你成功搭建了这一模式,它给你带来的价值将是颠覆性的。

我很高兴越来越的人开始了解并使用类似Notion这样的工具,更有条理地管理自己的工作和生活。如果你也有类似的习惯,欢迎和我分享。

译者:Michiko

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