搜索

工作再难,难不过一杯珍珠奶茶

谢春霖 · 2020-06-21
你每天最耗时的是哪一项工作?如果完成它的速度能提高一倍,会对你的工作、生活产生什么影响?你能想到哪些方法来提高做这件事的效率?

锤子奶茶

小锤,对对,就是上节课的小锤,在自媒体创业失败之后,他心灰意冷,凛冽的冬夜,他独自走在大街上,刺骨的寒风,让已经凉透的心,冻成了一座冰山,整个城市,整条大街,仿佛只剩自己一人,孤独,寒冷,绝望...

突然,一堵人墙挡住了去路,嘈杂的对话声,让他回到了人间。

他们好像在排队买什么东西…

小锤抬头一看,原来是那家自己想喝了很久的网红奶茶店,一直心心念念他们的珍珠奶茶,但每次都因排队太久而却步,今天正好想浪费点时间,排就排吧,买一杯热奶茶,温暖一下自己的内心。

5分钟、10分钟、30分钟、60分钟…

还没有排到...

这也太夸张了吧!

买个奶茶而已,要等那么久?

给你们送钱,竟然还要排队?

这这这…

这世道欺人太甚,连奶茶都要和我作对!

小锤很生气,正准备抄起大锤子去砸店,却被一个念头迎面砸中了大脑:“对啊,用户的「麻烦」不就是我的创业机会吗?买一杯奶茶竟要排1个小时队,这太反人性了!我能否做一款既好喝,又便宜,制作速度还比这个快10倍的奶茶呢?只要把速度提起来,不仅客户体验更好,奶茶店每天也能接待更多的客户,这个主意太棒了!”

小锤激动的冲出人群,拿起手中的大锤子向空中挥舞:“嘚嘞,下一步我就要开一家全城最快的珍珠奶茶店:锤子奶茶!”

“可问题是,我只喝过奶茶,从来没做过啊,怎么办?我该如何做出一家全城最快的珍珠奶茶店呢?”

如何加速?

专栏第三季的主题是效率升级,但是我在本季的第一节课就说,提升效率的第一步并不是“快”,而是“对”,不然越快越离谱;“对”了之后,你首先要提升的也不是速度,而是能力,能力不够,想的到做不到,快也没用。

而如果这两点都满足了,也就是方向没问题,能力也能胜任,那下一步该如何提高做一件事的速度呢?

今天,我们就从“如何更快的做出一杯珍珠奶茶”这个案例为引子,看看有哪些提高个人做事速度的方法,当你只需要猛踩油门的时候,这个速度究竟可以被你加到多快!?

注:下方每一级加速,是需要按顺序逐级提升的,也就是说,如果你不能实现第1级加速,第2级加速的方法便会大打折扣,以此类推。就像开车,你挂在低档位,再怎么猛踩油门,速度也是上不去的,还会对车子造成伤害,你得逐级提升。

第1级加速:理解

我们把视角回到小锤身上。

现在,他想要开一家全城最快的珍珠奶茶店,可自己并不会做珍珠奶茶,他该如何提高制作的速度呢?

首先,当然得先理解这件事,也就是他要先搞明白,一杯珍珠奶茶究竟是如何从0到1做出来的?比如原料是什么,珍珠的制作方法是怎么样的,茶底应该选什么品种,好吃的标准是什么等等…

总之,自己得先能做出一杯奶茶,可以实现的事情,才有资格谈如何提高速度。

这个道理再简单不过了,就像你要参加赛车比赛,那你就得先有驾照,会开车,然后再考虑怎么开的更快。

可反观我们的日常工作,很多时候并不是这样的。

任务来了,第一时间不是想着先把它搞懂,而是凭直觉、想当然、抬手就做,还想要以最快的速度完成任务。

失败了?

不怕!

哪里跌倒哪里爬起,继续勤奋的做,天道酬勤!

比如你是一个销售新人,一心想要快速提高业绩,于是你就拼命的去跑客户,扫楼,发传单,打陌生电话,网上发广告...整天看上去很勤奋,品格坚韧,不怕拒绝。

可想要的结果始终没能出现,客户不理你,业绩是零蛋…

然后你就开始抱怨,说自己已经用尽了全力,为什么想要的还是得不到,公司骗人,剥夺了自己的美好青春…

为什么会这样?

那是因为你还不会啊!

不知道销售的方法,不懂得说服的技巧,见再多人也没用。

你不愿意花时间先去学习正确的方法,就会浪费更多的时间去做无用的重复功!错误的方法用一百次,对的结果也不会出现。

因此,提高做事速度的第一个阶段,就是先得把这件事情给弄懂,知道这到底是怎么一回事,实现目标需要哪些条件,自己还缺哪些知识和技能等等...

具体怎么做?

1. 向前人学习

面对一个自己还不会的事情,第一反应不应该是先去尝试,或者凭直觉先做起来再说,而是要先去理解这件事,找前人已经总结好的方法,并依此行事。

比如老板要你做一份项目计划书,你不能拍脑袋,抄起笔就开始罗列一堆自己的想法,而是要先去了解,什么是项目计划书,一份好的计划书需要包含哪些内容,考虑哪些因素,需要哪些信息和数据,从哪里去获得它们等等...找几个优秀的案例先学习一下。

2. 自己做实验

如果你确实找不到前人总结好的方法,你才需要通过做实验去摸索。

比如你想做的是芥末珍珠奶茶、冰激凌珍珠奶茶、老干妈珍珠奶茶…那么你就可以基于传统的制作方式,替换部分原料和环节来做实验,或者找一些同行朋友来一起研发。

总之,这个时候千万别去想“加速”的问题,先把路走通是第一位的。

“会”是“快”的第一步。

这个学习和探索的过程,就像是在一堆未知中,找出实现目标的关键要素。

开启第1级加速:

现在,小锤通过学习,已经可以独立制作出一杯珍珠奶茶了,可喜可贺!

但是,他的操作还不太熟练,经常手忙脚乱的:

正在熬黑糖浆,想等着也是等着,于是去同步准备茶底;

刚找到茶叶,糖浆已经沸腾了,赶紧去关火,然后回过头又去煮茶叶;

等待的同时,想把奶茶也顺便泡了吧,于是揺了一勺边上的奶粉放入杯中,加入开水并开始搅拌…

咦?这牛奶的样子怎么有点怪怪的?

定眼一看,原来错把木薯粉当成奶粉了,赶紧倒掉…

木薯粉?啊,忘记在糖浆中加入木薯粉了!

连忙又摇了一勺木薯粉放入糖浆中…

啊!糖浆已经凉了,凝结不起来,变成泥巴了!

于是,只能倒掉重新熬...

就这样,虽然小锤已经有能力做出珍珠奶茶了,但并不是每次都能成功:比如某次糖放多了,甜到发苦没法吃了;比如某次木薯面团放的时间长了,变干捏不成珍珠状了...

这导致整体的制作速度特别慢,平均3小时才能做成功一杯!

如果按这个速度做奶茶,别说全城最快了,哪怕只有3个人想喝锤子奶茶,得排...1天的队!

想想都有点可怕。

而且,每次的品质还都不太一样...

有一次,小锤做出了一杯丝滑醇香、Q弹不粘牙、好喝到爆的珍珠奶茶,他欣喜若狂!

结果一回想,咦,这次是怎么做出来的?

茶煮了几分钟来着?茶和奶的比例是多少?这次的珍珠怎么会那么Q弹?木薯粉、黑糖、水的比例是多少?

忘了...

竟然忘了!

然后,就再也做不出这个口感了...

囧...

怎么办,怎么稳定质量,加快速度?

这时候,他就需要进入加速的第二阶段:SOP。

第2级加速:SOP

什么是SOP?

SOP,英文全名:Standard Operating Procedure,中文翻译:标准作业程序。听着有点晦涩,简单来说就是:流程化+标准化。

1. 流程化

所谓流程化,就是把实现某个结果的过程给固定下来:第一步干什么,第二步干什么,第三步干什么...像清单一样的列出来。

然后,每次都按这个固定流程来执行操作,不得跳步、改步、少步,必须严格执行,像计算机程序一样。

有了这个流程,过程就不会出错,每一个当下,你都会很清楚该干什么,下一步要做什么,不会手忙脚乱、丢三落四,效率就会变得很高,想要的结果也会像时钟一样如约而至。

你可能会觉得,没那么复杂,做个奶茶而已,多做几次、熟练了也就记住了,可如果是更复杂的任务呢?或者你正处在压力之中?

比如,医生要做一次生死攸关的手术,环节繁琐,且责任重大,这时候就很容易出错,甚至造成严重的事故,比如忘记给手术刀消毒,纱布留在病人体内等等...

把“无序”变成“有序”,把“正确的经验”固定成“步骤”,你就能让“成功可复制”,做事的效率将会大幅提升。

因此,你在学习、改变、探索的过程中,需要把每一步都记录下来,一旦发现某一次效果特别好,就要把这次“成功的经验”固定成步骤,成为你下一次的“工作流程”,这个过程就叫做“流程化”。

2. 标准化

除了把步骤固定下来,你还得把每一步的标准固定下来。

比如很多中国厨师,在传授做菜方法的时候经常会说:“盐少许、加一点辣、再炖一会儿、看到两面金黄了就可以出锅了…”

你听完一头雾水,问他:“少许是多少?一会儿是多久?怎样才算两面金黄?”

你会得到一个无懈可击的回答:“凭感觉!这是手艺,练久了你就能掌握了,无他,手熟尔!”

厉害,大师,请受徒儿一拜!

结果,明明是同门师兄,100个徒弟眼中却有100个不同的师傅,你能尝到什么味道全凭运气...

那什么是标准化?

就是每一步都有明确、可量化的标准。

比如麦当劳,全球拥有3万多家门店,横跨六大洲,119个国家,但是每家店的「巨无霸汉堡包」味道几乎一模一样,为什么?

那是因为,全世界每个门店制作「巨无霸汉堡包」的步骤、标准,甚至是食材选择都是一模一样的。比如对牛肉饼的要求是:“成分必须是83%的牛肩肉和17%的五花肉,脂肪含量必须在16%~19%之间,肉饼的直径是95.8毫米、厚度为5.65毫米、重量是47.32克...”

你看,仅仅是对一个食材的要求就那么精准。然后,像烹饪时的炉温、时间、佐料,都精确到多少度、多少秒、多少克...

这样,即使一个完全不懂烹饪,从没做过汉堡包的普通人,如果能严格按照这个SOP来操作,也能做出一个一模一样的汉堡包,时间、火候、味道都能做到刚刚好,这个就是标准化的力量。

流程化+标准化=SOP

有了SOP,你就能从依赖经验和手艺+碰运气,变成依赖规则和流程。将你的工作SOP化后,结果将变的可控,过程变得井然有序,效率自然就高多了。

而且更重要的是,你的“能力”将可以被复制,变成团队的能力,变成组织的能力,变成机器的生产力,整个团队、乃至社会的效率都会因此而大幅提升。

SOP是提升效率中最重要的一个台阶,如果这个台阶跨不上的话,后面那些台阶可能就跟你没什么关系了。

你可能会问,有些工作没办法完全SOP怎么办?

比如手工艺品制作、绘画、写歌、写小说等等...这些没办法完全标准化。

确实。因为这些产品的价值就来自于它的独一无二,它的与众不同,它的个性张扬,它需要的不是每次都一样,而是每次都不一样。但这样的代价,就是牺牲了效率,如果你硬要把它们完全SOP化,反而会大幅降低它们的价值。

所以,SOP也有它的适用范围,当你面对这类的工作的时候,就需要在“价值”和“效率”之间做一次取舍,找到属于自己的平衡,千万别贪心,鱼和熊掌在此处很难兼得。

当然,随着AI技术的持续发展,未来也许能打破这个瓶颈,同时兼顾效率与独特性,就让我们拭目以待吧。

好,这就是第二级加速SOP

它的本质就是把无序的关键要素,变成有序、可量化的标准动作,然后以此为标准,每次都严格按步骤执行,确保效率。

从小了说,这是某项任务的SOP,从大了说,这也可以是你实现某个目标的详细计划。

开启第2级加速:

小锤认识到了这点后,赶紧梳理了一份制作珍珠奶茶的SOP出来:

根据这份SOP,小锤终于把一杯珍珠奶茶的制作时间降到了50分钟,制作的过程井井有条,且品质稳定,赞!

可这个速度还是很慢啊,接下来该如何进一步提高速度呢?

第3级加速:优化SOP

虽然总结出了一份SOP,速度和质量都变得有保障了,但这份SOP就是最快、最好的吗?

当然不是!

因为SOP,没有最好,只有更好。

一份SOP的作用是把你每次执行的步骤给固定下来,确保过程有序、结果可控,但并不代表这个流程本身是完美的,它还可以被不断的优化。

比如"魔方"是一个难度极高的益智玩具,但随着其解法SOP的出现,它已经从一个几乎不可能完成的任务,变成了一个普通人也能在五分钟之内复原的简单游戏,而随着其SOP的不断迭代,当今世界一流高手甚至可以把三阶魔方的复原时间缩短至5秒以内!

那你该如何优化自己的SOP呢?

1. 精简

在你的SOP中找到多余的步骤,直接剔除。

比如,按写作流程,此处我需要一个案例来解释什么叫“精简步骤”,想了一下,估计不说你也能明白“精简步骤”是什么意思,于是这里我就不写案例了。

2. 替换

在你的SOP中找到效果更好的步骤替换原步骤。

比如,在还是胶卷相机的时代,有个问题一直困扰着用户,就是在胶卷还没用完的时候,如果不小心打开了后盖,胶卷会曝光,那之前拍的照片就全部报废了,这大大影响了用户的拍照效率,怎么办?

有一位老太太更换了一下放胶卷的步骤,她在新胶卷放入相机之前,先把空白胶卷都卷出来,然后反着装,这样拍完一张就能自动卷入胶卷盒一张,直到拍完。在这种新方式下,用户如果不小心打开后盖,曝光的就是空白胶卷,这个难题就这么被轻松的解决了。

随后,老太太把这个步骤申请了专利,之后又卖给了柯达公司,并因此获得了70万美元的专利费。

3. 整合

把原本SOP中的多个步骤,合并成为一步。

你喜欢拍照吗?由于日常拍摄条件不比摄影棚,成品总有这样那样的不足,为了让一张照片更完美、更有艺术感,你需要对它逐一进行曝光、亮度、色彩平衡、色阶、色相、饱和度、对比度…等等专业的后期处理,照片才能重获新生,这在以前是一个高难度的技术活。

但是现在,专业的图片处理软件,已经把这些复杂的处理步骤合并为了一步:滤镜。你只需要更换一个滤镜,就相当于做了几十步以上这些专业的操作,一张极富艺术效果的照片能立刻出现,这大大降低了普通人的操作难度,每个人都成为了P图大师。

开启第3级加速:

小锤通过与同行的多次交流和自己的不断摸索,现在,他已将原本需要15步的SOP缩短到了9步。根据这份新的SOP来操作,整个制作时间只需要40分钟了,真棒!

但在实际操作过程中,小锤却还是常常超时,有时甚至用了1个小时才能完成,这是什么情况?

原来,小锤做奶茶的时候浪费了很多不必要的时间:

比如突然接了一个朋友的电话,中断了制作;比如昨天和女友吵架还没回过神,发了10分钟的呆;比如音乐太好听,身体没忍住,跟着节奏一起摇摆,全然忘记了锅内的珍珠已经熬成了糊糊~

除此之外,SOP中还有些时间利用率也很低:

比如煮珍珠时间需要15分钟,但煮的时候不一定要干等呀,可以设置好提醒时间,然后期间去做其他事,比如同步泡制茶底等等。

如果能把这些低效的时间统统剪去,让过程中的每一分钟都在做有生产力的动作,那么效率又将大幅提升!

具体怎么做?

第4级加速:剪去低效时间

1. 剪去分心的时间

也就是你在工作的时候,需要主动让自己进入“专注”的状态,隔离外部干扰,清除内心杂念,一心只做一件事。

注:关于专注的具体方法我们在专栏第16课里详细讲过,如果你不记得了可以点击此处回顾全文

专注是效率的保证,但是专注之所以能提高效率,他有一个前提,就是必须得先有SOP,没有SOP的专注,可能就是发呆和瞎忙...

2. 剪去等待的时间

有些事情,需要经过一定时间的等待才能得到结果,这个等待的过程,就是你可以再次利用的时间。

比如你是做销售的,与一个陌生用户建立信任需要很长的时间,怎么办?业绩不等人,提前提出你的成交请求吗?

信任不够,你提的成交请求就容易被拒绝,该等还是得等,时机不到绝不提前亮出底牌。

但这个时候,你可以同时开启与另一个陌生用户的销售SOP,同步跟进多个用户,整体业绩的增长速度就会大幅提升。

这个过程叫做:并行。

还有些时候,SOP中的两个步骤中有很长的移动距离,比如小锤做奶茶的时候,存放木薯粉的柜子离制作台有10米之遥,每次来回都得花1分钟,这期间并没有生产力,所以应该把木薯粉放到制作台顺手可取的地方,剪去这部分无效时间。

这个过程叫做:短路。

3. 剪去休息的时间

除了等待和分心的时间,还有“休息”的时间也没有生产力,你也应该剪去!

这...这太令人发指了吧?工作狂也不带这样的...

这里并不是让你不要睡觉了,而是你得想办法让睡觉的时间也拥有生产力,怎么做呢?

人要吃饭要睡觉,机器不需要,有一部分工作,你是否可以交给机器或者程序去自动完成?

当然可以。

比如我的第一份工作是证券公司的销售,那时我还不太擅长面对面与客户交流,也不太会搭讪陌生人,更没有社会资源,怎么办?

我的方式是:在网上发广告...

那时候没有微信、微博等,网民聚集最多的地方是各大论坛,那我是要去灌水吗?

是的,那时就那么简单粗暴。但我觉得这样的效率还是太低,于是我安装了一个能自动发帖的软件,导入了一张超长的论坛列表,然后让电脑替我去自动注册、发布...除此之外,当时我还建了一个看上去挺专业的网站,然后去百度做竞价排名(那个时候做的人还很少)。

这样一顿操作,自动脚本和百度就可以24小时不间断的替我工作,即使我在睡觉,业务还在开拓,我只需要等着客户上门就行了。

就在如此“偷懒”的工作状态下,我的业绩却能常年霸占公司几百人销售队伍的前10名,秘诀就是多了这些“不会休息的帮手”。

开启第4级加速:

经过第4级的加速,小锤疯狂压缩时间,该并行的并行,该短路的短路,手机静音、音乐关掉,专心致志,不浪费每一分钟。

终于,他现在制作一杯珍珠奶茶的时间只需要30分钟了,从3个小时到30分钟,天啊,进步神速!

但是,这已经把时间压缩到极致的情况下,离全城最快的目标还有巨大的距离,下一步又该如何提升速度呢?

第5级加速:逐步提高效率

如果整个SOP看上去没有优化的空间了,那就把每个步骤拆开单独分析,看看每一步本身还能不能优化?

这里你可以用到2种方式来提高每一个步骤的效率:

1. 通过刻意练习让速度更快

比如制作珍珠的过程中,有一个步骤是需要在煮开的黑糖水中加入木薯粉,并快速搅拌形成木薯团,再把这个团搓细、切丁,揉成一个个珍珠状,再撒上木薯粉搓匀...

整个过程不仅繁琐,还需要一定的技巧,不熟练的情况下可能需要10分钟才能完成,那能否通过练习把时间缩短到5分钟呢?

当然可以。

提高执行一套固定动作的速度,那可是刻意练习的看家本领。

注:关于刻意练习的方法,我们在第26课中已详细讲过,如果你有点忘了,可以点击此处回顾全文。

2. 用现有工具替代人力

但是,你再怎么刻意练习,毕竟还是人肉发力,你的最高速率受限于你的身体极限,而且身体还需要长时间的休息。怎么办?

你需要寻找工具来代替人肉。

比如我前面说的让电脑替我发广告的事,对我来说,找到论坛、注册,发帖,编辑、发布...然后不断的重复,这一连串下来,累人不说,效率还特别低,3分钟能发完一个算不错了。

而交给电脑呢?那都不叫事,根据SOP设定好脚本,3分钟可以发完几十个,还能24小时不间断的发,效率大大提升...

所以,你看一下眼前自己正要做的工作,有哪些环节是可以交给机器来处理的?

  • 比如制作奶茶时需要拿起杯子猛摇一百下?请交给机器!

  • 比如写好的文章想要快速排版?请交给软件!

  • 比如想给女友写一首藏头诗表白?请交给AI!

从理论上讲,只要你的任务有SOP,那这里的每一步几乎都可以用机器来替代,实现全自动化。与机器(人)共舞,是未来每个高效人士的必备技能。

你能制定出合理的SOP,还能驾驭各种机器(人),在这个时代你就能以一敌百!

君子生非异也,善假于物也。

开启第5级加速:

小锤听后醍醐灌顶,立刻把SOP中能用工具替代的步骤全部交给了机器,不能替代的步骤刻意练习手速。

数周之后,只见机器运转不停,小锤的双手快到飞起,整个过程一气呵成。现在仅需15分钟,一杯丝滑Q弹、香气四溢的珍珠奶茶就会出现在你的手中!

但是,15分钟,依然是个难以接受的等待时间,4个人排队要等1小时?我的天!

怎么办?手速已经练到极致,连机器都用上了,这还能怎么缩短?

第6级加速:提前压缩步骤

小锤苦思冥想,突然意识到了一个问题,整个SOP中有几个步骤特别耗时,比如珍珠的制作过程,需要熬糖水、做木薯面团、捏成小圆子、入水煮、再入冰水、再入糖水一起煮...步骤繁琐,耗时漫长,可最终只需要在奶茶中放入那么几颗珍珠就行了啊!

能否提前先把大量的珍珠做好,等白天开业的时候,直接在奶茶中加入制作好的珍珠呢?

当然可以。

步骤不变,把其中的一部分提前执行,然后把做好的成果封存起来,等需要用的时候再打开使用,这样,现场的效率就能大幅提升。

这个有点像先“压缩”再“解压”的过程,先提前集中处理,做成一个个压缩包,等需要用到它们的时候,再解压出来使用。

而且,原来每做一杯奶茶就需要做一次珍珠,这个步骤得不停的重复,而现在集中处理,一次就能做很大的量,可供几百杯奶茶使用,整体效率大大提升。

这种方式的典型例子就是中国菜的标准化:

中国菜以前很难标准化,成菜速度也很慢,烧一个菜通常需要十几、乃至几十个步骤,其中任何一步从出错,菜的品质都会下降,怎么办?

于是,中央厨房出现了。

中央厨房会把某个菜需要的食材按标准提前洗净、切配、调制对应的酱料包,然后封装进一个包裹,配送至各家餐馆后厨。这个过程,就相当于是把烧这个菜的几个核心SOP提前给“压缩”成了一个半成品。

现在,厨师拿到这个餐包后要做的事情就变得非常简单,那就是:解压。打开菜包,按顺序放入食材、酱料包,翻炒至熟即可出锅...

原本30分钟才能做好的一道菜,现在只需要3分钟,而且菜量、味道每次都一样。

这个就像原来你想喝咖啡,需要先研磨咖啡豆,然后冲泡、加糖、加奶...现在把这些步骤都压缩成一包速溶咖啡,你只需要直接加开水,就能解压成一杯香浓的咖啡,效率极高。

那你该如何运用这个方法来进一步提高自己的工作效率呢?

那你就得把工作中需要经常用到、耗时较长、重复度较高的步骤提前“压缩”成一个个模块,等需要用的时候再直接调取“解压”即可,你的工作效率就会大幅提升。

比如你是个美工:

每个任务都需要设计版式、寻找素材、抠图、做效果…

而很多用途其实都差不多,比如页面的头图、文章的插图、长详情页、宣传海报等等,流程一样,要求类似,只是内容不同。

那就可以把这些相同的部分做成模板,下载常用的免抠图素材,这样以后每次只需要打开模板,直接替换其中的文字图片即可,效率快到飞起。

比如你是个程序员:

每天要写成千上万行代码,工作量很大,而且代码一多就容易出错,后期Debug的过程非常令人抓狂,怎么办?

最好的办法,就是把一些好用的,没有毛病的,使用频率较高的代码段封装成一个个“库函数”,然后在需要用到它们的时候直接调用即可,编写速度快,还不容易出错,编程效率就能大幅提升。

再比如你是个销售:

每天要接触大量的陌生用户去推销产品。虽然用户不同,但你和他们说的话都是类似的,无非就是先吸引他们的注意力,再引发他们的兴趣,之后再建立信任,最后促成成交。

所以,你可以根据这些步骤,先提前设计几套常用的沟通话术,比如用户说“贵”的时候,你应该使用以下3句最佳回复…

然后把这些做成一个“话术库”,当客户提出某个问题,或进入到某个特定销售阶段的时候,你就不用再现场组织语言,而是直接从库中调取相应的内容说给客户听即可。

如果是网上沟通就更加方便,直接复制黏贴,连说话的时间都省了,效果还更好。现在很多智能客服机器人,用的就是类似的原理。

除此之外,你可能还需要经常参加各种会议,汇报各种工作,学习各种课程…

那就可以提前给自己设计一套会议记录的模板,汇报用的PPT模板,学习笔记的模板等等,规定好模板中的板块、内容、格式、样式…

这样,你之后的每一次,只需要拿出模板来修改其中的文字,不用再思考结构是否妥当,记录是否全面,这些你都已经提前规划好了,只需要在空白处填写对应的内容即可,生生把一道简答题,变成了填空题,你的办公效率就会大幅提升。

开启第6级加速:

小锤意识到这一点之后,感觉自己被打通了任督二脉,立刻把SOP中的许多步骤给提前集中“压缩”了,比如提前制作了可供几百杯奶茶使用的珍珠、熬制好专用的糖浆、泡制好几大罐茶底、备好足量的黑白淡奶等等...

如今,现场的SOP变得极其简单:拿起杯子,放奶放糖放珍珠,加茶底,然后猛摇十下,加冰块,封口,搞定。

整个制作过程,仅仅需要90秒。天啊!3个小时到90秒,简直像开了作弊器!

不过,小锤并不满足于此,90秒一杯是很快,但他的目标是全城最快啊,现在10个人同时来买,还是有人要排15分钟的队...

怎么办?还有提速空间吗?

第7级加速:购买生产力

当然有,找人帮忙呗。

一个人90秒只能做一杯,那招100个人,90秒不就可以做100杯了吗?

花钱购入生产力,用人海战术,就几乎可以把效率无限提升!

真的是这样吗?

首先,你可能会赔死。想提高速度,确实可以通过增加生产力来达成,但是增加生产力是有成本的,如果太高,甚至吃光收益,那就不是做得快,而是死得快了;

其次,人越多效率未必越高。多了100个人来帮你,不见得效率就提高了100倍,如果没有合理的分工协作,人越多越混乱,效率可能还会更低。

那应该怎么做?

1. 基于SOP分工协作

你要基于SOP进行拆分,让每个人负责其中一个或者若干个步骤,通过互相协作来制作一杯奶茶,而不是大家一拥而上,哪里人少补哪里,或者大家都独自负责一个完整流程。为什么?

第一,因为资源有限:

比如珍珠放在一个罐子里,只有1把勺子可用,如果100个人都来拿珍珠,彼此就会打架,显得拥挤混乱,或者排队等待,就会出现一群人没事可做的状况,闲的闲死,忙的忙死,效率并没有增加,而如果每个人都配一罐珍珠,那资源又会成倍增加,造成巨大的浪费;

第二,每个人能力不同:

有些人擅长拿杯子放珍珠,有些人擅长倒水加冰块,分工协作可以让流程上的每个人都发挥他最擅长的能力,从而提高整体效率;

第三,减少切换时间:

即使你能全程保持专注不分心,但是每个步骤所需要的知识、技能、工具、场景都是不同的,每次切换步骤时都需要更换,这个更换的过程就需要时间,而有效的分工协作就能把这部分时间压缩到最短。

所以,并不是来帮你的人越多越好,而是要基于SOP,基于你现有的资源,进行合理的分工,让每个人各归其位,所有人形成一个完整的系统,这样效率才能大幅提升,不然就会越帮越忙。

SOP是让工作有序,而基于SOP的分工协作是让系统内部的合作有序。

有序,是提升效率的第一性原理。

反观日常工作中的有些团队,看上去人很多,每个人单独拿出来也都很厉害,但是在目标和计划确定后,团队整体的执行效率却不高,为什么?

很可能,就是因为内部协作的无序:没有一个明确的SOP、彼此沟通的界面不统一、大家都是救火队员,哪里需要去哪里...

SOP可以简单,可以不对,可以不停的修改,但不能没有,没有明确的流程、标准、分工,大家就是一盘散沙,看似热闹,却一吹就散。

具体的方法我会在之后的课程中花一整节课来详细讲。

2. 边际收益 ≥ 边际成本

如果你打算通过“购买生产力”,也就是让别人有偿帮助你提高效率的时候,有一笔账你始终要在大脑里进行计算,那就是:“边际收益”要大于等于“边际成本”,什么意思?

边际成本,是指新增一个人你所需要支付的报酬(为了多卖一杯奶茶而增加的总成本);

边际收益,是指新增这一个人而带来的额外收益(比如因此每月多卖了1000杯奶茶,这里需要综合考虑短期收益和长期收益);

增加人手可以提高效率,但是成本也会相应的增加,当增加到一定程度后,你会发现再新增一个人所带来的额外收益,已经不足以支付这个新人的酬劳了(因为边际收益递减的经济学规律),那么你就该停止再新增人手了,目前这个状态(边际收益=边际成本)就是你收益最大化的状态。

学到这里,小锤突然恍然大悟…

原来奶茶并不是做得越快越好的,那个网红奶茶店很可能并不是不能更快了,而是已经走到了这个最佳收益点,做了一次取舍...

到了最佳收益点,加速也就到了终点,不是不能再加速了,而是不需要再加速了。开奶茶店的目的是盈利,而不是比谁快,提高制作速度仅仅是手段之一,切不可陷于手段而忘了目标。

开启第7级加速:

小锤根据第7级的加速方法,迅速招了几个伙计,然后基于SOP把他们分配到对应的岗位中,每个人负责1~2个步骤…

如今,通过分工协作的方式,一杯奶茶的制作时间被进一步压缩到了60秒,而且可以同时制作多杯奶茶了,原来5分钟只能做3杯奶茶,如今可以做完12杯。这样,即使有30个客户同时来购买,也能在15分钟内制作完毕,这个效率已经非常快了,小锤很满意。

当然,他知道其实可以更快,但为了确保奶茶店利润最大化,他并没有继续新增人力,而是选择先把奶茶店开出来,根据市场的实际情况再决定是否继续招人。

终于,锤子奶茶店开业了,生意非常火爆!

不过小锤心中的梦想并没有实现...

原来他一心想做全城最快的奶茶店,而如今却只能为现实妥协,在效率和效益之间达成了平衡,当初的想法现在看来显得有那么点天真。

小锤再次路过了那家网红奶茶店,看着那一望无尽的长队,会心一笑,懂你!

就在小锤与这位网红店长“神交”的时候,一位帅小伙突然出现在他的眼前,并递上了一张自己的名片,说道:“你好,看你不像是来买奶茶的,是想开奶茶店吗?我是锥子科技的创始人,我们正在研发一款使用了可控核聚变的全自动珍珠奶茶机,无需人员值守,一杯奶茶从无到有只需要3秒钟,有没有兴趣了解一下?”

小锤望着眼前这位发光的男人,大脑里突然蹦出一句念了一百遍,却从不真正当回事的名言:“科学技术才是第一生产力。”

第8级加速:技术进步

对,唯有技术进步,才能突破现有条件下越快越贵的魔咒!

虽然,他知道眼前这个人可能是个骗子,但他却给小锤打开了另一扇大门:如何运用最新,甚至自主研发的科技来为自己的工作赋能,才是进一步提高效率最值得探索的方向。

曾经的那个天真的梦想,也许真有实现的一天!

小结

今天我们通过「小锤想开一家全城最快的珍珠奶茶店」的案例切入,讲了提高个人做事速度的方法,一共有8个阶段:

  • 第1级加速:理解。想要提高某项任务的速度,你就必须先理解这项任务,“会”是“快”的第一步。这个阶段不求快,而是要在一堆未知中,找出实现目标的关键要素,先让这个结果可实现。

  • 第2级加速:SOP。理解任务之后,你要把这些无序的关键要素,变成有序、可量化的标准动作,固定成标准作业程序SOP,并每次都按此执行。

  • 第3级加速:优化SOP。有了SOP还不够,你还需要不断优化它,因为SOP没有最好,只有更好,你可以通过“精简”、“替换”、“合并”这三种方式来不断完善。

  • 第4级加速:剪去低效时间。为了让SOP中的每一分钟都具备生产力,你需要剪去其中低效的时间。你可以通过“专注”剪去分心的时间;通过“并行”和“短路”剪去等待的时间;通过“机器替代”剪去休息的时间。

  • 第5级加速:逐步提高效率。为了进一步压缩整个SOP的耗时,你可以通过“刻意练习”、“工具替代人力”的方式,逐步提高每一步的效率。

  • 第6级加速:提前压缩步骤。将SOP中的那些耗时较长的重复步骤提前执行,“压缩”成一个个模块,等需要用的时候,再将模块放入新的流程进行“解压”。

  • 第7级加速:购买生产力。当个人效率已优化到极致,你就需要招募帮手,基于SOP通过分工协作来提高效率,但切不可让成本失控,要确保你的“边际收益”≥“边际成本”。

  • 第8级加速:技术进步。在现有条件下,“边际收益=边际成本”是你加速的极限值,想要突破这个瓶颈,唯有依赖技术的进步,科学技术才是第一生产力。

这8级加速并不是并列的关系,而是像汽车的换挡,需要你逐级提升,前一级没执行到位,后一级的效果就会大打折扣,唯有稳步提升,你才能将这速度提升到极致。

好,这是提升「执行某一项任务」速度的方法,但如果你是因为事情太多而效率低,经常手忙脚乱、顾此失彼,不知道该做什么,不该做什么,这时你又该怎么办呢?

这个我们下节课再说~

学习完整专栏

编者按:本文转自微信公众号「富研社」ID:dontletmeplay,作者 谢春霖。36氪经授权转载。

本文为专栏中的一节课,整个专栏是一个完整的知识体系,若你没有看过之前的几期文章,可以先关注公众号「富研社」,建议从第一篇文章开始阅读,免费学习完整专栏。

+1
78

好文章,需要你的鼓励

参与评论
登录后才能参与讨论哦...
后参与讨论
提交评论0/1000

请回复有价值的信息,无意义的评论将很快被删除,账号将被禁止发言。

谢春霖特邀作者

《认知红利》作者,富研社创始人,商业顾问

下一篇

跟我从营销视角看《姐姐》的综艺打法

2020-06-21

36氪APP让一部分人先看到未来
36氪
鲸准
氪空间

为你推送和解读最前沿、最有料的科技创投资讯

一级市场金融信息和系统服务提供商

聚集全球最优秀的创业者,项目融资率接近97%,领跑行业