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薛定谔的远程办公

商业评论 · 2020-06-11
先把意识拉平。

编者按:本文来自微信公众号“新零售商业评论”(ID:xinlingshou1001),作者 唐素姣,36氪经授权发布。

“远程办公并非难在技术,而是难在管理理念和意识上的适应。”

清晨,陶然打开了自家的即时远程办公协作软件Teams,和微软(Microsoft)位于美国西雅图总部的同事聊起了工作。

“国内早上7点是美国下午4点,会有一个重叠时间。”微软云计算商用业务总监陶然说,“大家会利用这段时间,一起开会和讨论,推进公司的内部事项。”

从美国,到加拿大,再到中国,过去15年间,陶然在微软体验了一把跨国公司的办公氛围。今年常驻微软上海办公室的陶然对于远程办公已经司空见惯。

“没有疫情的时候,我们其实都蛮适应这种远程办公的模式,只不过疫情发生之后,我们远程办公的时间更多了一点。”陶然说。

开完一场45分钟的远程会议后,陶然会给自己留出一段15分钟的休息时间。除了调整好自己的工作节奏之外,他还要关注团队里的8位员工,偶尔安排1对1的辅导,消解员工因疫情而产生的孤单、沮丧的消极情绪。

同样的情景在微软不断上演。微软中国技术战略及行业解决方案总监唐婷婷基本上有一半的时间在公司,另一半的时间在家远程办公。“很多微软员工都是这样的工作状态。”

过去几个月,唐婷婷还是照常收发邮件,用Teams沟通,通过SharePoint 进行协同,工作模式差别不大。制作给客户的汇报文档和拜访客户的主要职能基本都能满足。

在家办工时,唐婷婷会在客厅设置一个结界。作为约定俗成的工作区域,家人间逐渐形成了互不打扰的默契。疫情好转,回到办公室的唐婷婷还是会通过远程工具和同事沟通协作,甚至与客户联系。

“他们发现很多事情其实不用非得出差,非得见面才能解决,大家用视频进行多地接入,去讨论一件事情,也是一种选择。”唐婷婷说,对远程办公工具更加了解之后,客户的接受度与以往迥然不同。

近年来,微软相继推出了包含音视频会议的沟通协作软件Teams、文档协作工具OneNote、任务管理系统To do、云办公服务套件Microsoft 365等远程办公产品。

这些远程协作平台和工具在提供给客户使用之前,微软的员工们才是这些产品的首批“试用者”。

微软公司副总裁兼中国区首席运营官邹作基认为,远程办公对于微软来说并不是一件新鲜事。不同的国家、不同的企业员工的交流也不一定只有坐在办公环境里才能做得到。

根据德必集团发布的数据,2001年,全球的移动办公人数是3.75亿,到了2016年增长到6.45亿,2018年全球移动办公的人数接近7亿,复合增速约4%。

新冠疫情将全球近十亿人拉入到一场大型社会试验中,既是对远程办公科技的考验,也是对人性和组织方式的探索。

先把意识拉平 

出于疫情防控考虑,香港汇丰银行临时将深圳的一场近1000人的线上会议,转为线上直播。邹作基对于这次没有任何预兆的远程办公迁徙感触很深。

“讲了5~10分钟看不到人,不知道这样讲人家究竟听不听得到,但还是要这样讲讲讲,于是,讲了半个小时。”平常习惯于跟人交流的邹作基发现,在电脑前缺少了现场的兴奋感,也不能观察观众的目光,“直勾勾地盯着屏幕演讲,刚开始的时候真的很辛苦。”

由于香港的强制检疫又延长了一个月,身处香港的邹作基暂时无法回到长期驻扎的北京。

“我也还在等什么时候能回来,工作这么多年来,我从来没有超过两个月不面对面地见到我的团队的情况。”邹作基告诉零售君。

在香港的办公室内,邹作基从早上就开始了这样的电话会,一直持续到晚上,中间很少有停顿。

在邹作基看来,远程办公在科技方面一点困难都没有,反而是难在管理理念和意识上的适应。

一方面,许多企业管理者判断员工是否在做事情,主要是基于视觉观察。动辄几个月见不了面的情况下,信任变得尤为重要,这对于企业文化是一大考验。

另一方面,尝试远程办公就像第一次接触游泳,对新技术缺乏了解,大部分人倾向于找一个理由说“不行”。

远程办公是企业数字化的一小步。4月,在全世界的总裁会议上,上海一家央企的董事长告诉邹作基,在谈到数字化转型的时候,内部员工出于本能地惧怕这件事,因为缺乏了解。

就远程办公的普及度而言,不少外企先行一步。疫情期间,NASA敦促符合条件的员工和现场承包商进行强制性远程办公,这对于NASA来说不算新鲜。

IBM在2009年发布的白皮书显示,NASA有57%的员工在某种程度上实现了远程办公。

该白皮书同时指出,2009年,IBM有超过38万的员工选择远程办公,占总人数的四成。远程工作模式让公司累计节省了7800万平方米的办公场所,减少租金支出1亿美元。

此外,许多不同行业的全球性公司选择了远程办公,例如,德勤(Deloitte)有86%的员工选择远程工作,英特尔(Intel)有28%的员工定期远程办公。行业和人数并没有成为远程办公的绊脚石。

“远程办公”(Telecommuting)这个概念诞生于1973年。时值第一次石油危机爆发,油价飙升导致人们出行困难。长期受通勤之苦的NASA前雇员杰克·尼尔斯开启了“不进办公室”的畅想。

20世纪80年代,包括 IBM、美国庄臣和埃森哲咨询在内的多家美国跨国公司正式试水了远程工作。从2005年到2011年,美国采用远程办公的人数增长了73%,共计300万人。

与美国探路先锋的姿态相比,中国的远程操作技术水平也不差,但中国公司的远程办公意识稍显落后。

企业担心的,无非是沟通效率低和难以管理员工。甚至在很多人眼里,远程办公无异于皮包公司,然而一场疫情让中国上班族渴望而不可及的远程办公成为了可能。

据中商产业研究院预测,2019年我国云办公行业市场规模突破200亿,在疫情的催化下,2020年云办公行业市场规模翻了近一倍,逼近450亿元。

远在天边,近在眼前 

截至3月31日,钉钉的用户数超过3亿,企业组织数超过1500万家。这些普通用户中,大部分人是宅在家办公的上班族。

疫情肆虐那阵子,想必大家都经历了音视频会议、任务管理、文档管理、综合协作和云存储等各项功能等轰炸。

市场上的远程办公软件无非是解决企业各部门间的组织、沟通和协调问题。为了快速获取更多的用户,从钉钉、飞书到企业微信,各家的界面设计和操作流程都冲着简单去,保障企业核心业务能够照常运转。

简单的操作应用极大降低了远程办公的门槛。钉钉小二王威表示,只要企业愿意,瞬间就可以完成。通讯、汇报、审批等功能都有轻应用,基本上日常办公80%的需求都可以被满足。

“我们几年前就用到一些远程办公工具,例如文字、语音、视频的沟通软件,共同编辑的文档,网络共同储存的网盘。”仲量联行(JLL)华北区研究部总监米阳指出,“远程办公软件的技术本身并没有被革新,疫情之前和之后,只是出现了更多的软件。”

邹作基则认为,进行基础性的远程沟通协作不难,但是要进行真正的远程办公,并不是进行一个视频会议这么简单,其实是要把整个公司的内部系统有效的打开。

“一个制造业的厂商,一家银行,一个零售公司内部有多少个电脑系统?当然每一家公司都不一样。”邹作基说,一家银行可能有几千个系统,一家零售的公司可能有好几百个系统,都是在不同年代建起来的。人力资源系统,客户管理系统,会计系统,销存系统……各种各样的系统中又存在很多情况,里面既有自己搭建出来的,也有买回来的。把这些系统整理到现在的系统,这种能力不是几天就能做得到的。

有趣的是,网红直播带货的热潮已经说明了企业非常愿意为前端营销数字化花钱,因为这直接产生业绩,但中后台办公数字化常常无人问津。

以立白集团为例,作为广州民营企业的龙头,立白集团有着巨大的品牌矩阵、渠道商和营销通路。

2019年,立白进行了办公数字化改革,其中一项就是打造立白专属的钉钉,覆盖物流、导购、工厂,以及内部办公平台等各个方面。幸运的是,在疫情来临之前,立白已经完成了整个组织内部的内场、外场的全面数字化。

得益于此,立白没有陷入“员工联系不到、经销商联系不到、服务商联系不到、客户联系不到”的泥沼中,所有业务没有出现任何停摆。大难面前,内外沟通仍旧顺畅,这完全打消了立白前期的犹豫。

“办公形式比较松散,就无法让业务变得更好,”王威说,“在整个中后端的数字化,其实会决定了未来你公司的整个增长引擎有多强。”

在接受采访时,王威正忙着在广州拜访客户。他指出,钉钉相当于是一个线上的场,有企业,也有第三方应用,平台方需要把好数据安全关。

随着谷歌(Google)、脸书(Facebook)等平台被罚巨款,数据安全受到全球各国的高度重视,令各类公司不断审视远程办公的价值。

欧盟有《通用数据保护条例》(General Data Protection Regulation),中国有《中华人民共和国网络安全法》和《中国网络安全产业白皮书》,不同国家的数据安全法规不太一样。

谈到数据安全,邹作基指出,在企业考虑自己的办公信息是否安全时,不妨思考这三个问题:

第一,把数据放到这个平台上面,流失机会有多大?

第二,厂商有没有给你做一个很完整的加密技术?

第三,如果企业在世界各地都有分支,就要思考厂商是不是能够配合当地的数据安全需求?

办公二选一? 

马路寂静了许久之后,上下班高峰时段的车水马龙又回来了。

“如果大家都在家办公,把这个事都办了,理论上就不需要回来了。”仲量联行华北区市场部总监刘荻表示,其实在疫情发生之后,大部分企业的努力方向仍旧是将员工拉回到办公室来,进行复工复产。

仲量联行的数据显示,今年第一季度,租赁交易的取消和延迟导致办公楼租赁活动减弱,全球办公楼租赁交易量同比下降22%,亚太地区办公楼租赁交易量环比下降9%。

从事房地产专业服务的仲量联行似乎不这么担心这一趋势。“虽然远程办公或者在家办公会越来越被大家接受,但它并不能给所有企业提供长期、可持续的解决方案,企业对于办公场所的需求还不能被取代。”米阳认为。

在米阳看来,与其说是远程办公,不如说是在线办公。远程办公的空间更大了,从家、咖啡店、图书馆到不同城市的办公室。不管在哪里,上班族都需要一个随时进入办公状态的环境。

办公空间更加灵活或许是一个趋势。米阳表示,灵活的办公空间不仅仅指取消固定工位,而是从空间规划和功能设计入手,给员工一个轻松的环境。

“我们公司就没有固定工位,被解放出来的办公区域被改造成会议室、咖啡厅、图书区、母婴室和健身房,增加空间的使用效率。”米阳说。

英国调研公司One-Poll的一项调查发现,由于节省通勤时间、没有繁琐的办公流程,69%的受访者认为在家办公的效率更高。同时,远程办公有利于保持工作与生活之间的平衡,甚至对环境有益。

尽管存在诸多好处,但是对于远程上班族而言,还有许多现状等待改善。

唐婷婷的工作涉及与处在不同时区区域的人进行沟通,所以有时候晚上工作会拖得晚一些,上下班的时间线并不那么泾渭分明,“半个小时的会议蛮多的。最少按一天8个小时算,可以安排16个会,虽然不是每天都这样。”

从早上一睁眼就开始开会,直到晚上,冗长的会议时间占用了实际工作的时间。在会议上有更多可以说的事:员工或是对工作现状的自我报告,或是沟通一下在办公室打个招呼就能够说明白的事。

每天一起床就要工作,睡觉前还在工作,也是远程上班族最常见的抱怨之一。虽然在家办公可以减少通勤的成本,但时间长了之后,很多人发现在家办公会更累,因为工作与生活的边界愈发模糊。

家人、周围邻居或路人都可能会发出噪音,电视剧、游戏机和冰啤酒可能拦截你的思维,工作与住家环境的冲突也可能拉低办公效率。

“在特定场所做特定的事情。家是居住的地方,办公室就是用来工作的。”一家办公楼运营方负责人告诉零售君,从办公空间剥离令他无法接受,“场所和场景的分离是有原因的。”

可见,远程办公虽然不复杂,但也需要做很多调整才能高效。

2月中旬,工业和信息化部办公厅发布了《关于运用新一代信息技术支撑服务疫情防控和复工复产工作的通知》,鼓励和支持中小企业运用云计算助力企业科学上云,推崇选择远程办公、居家办公、视频会议等在线工作方式。

疫情作为助推器,快速让企业测试了远程办公和远程协作的能力。

中国人民大学的调查显示,过去几个月,经营情况状况良好的企业其最大的共性是通过在家办公和在线办公,维持了企业的正常经营。越来越多企业开始意识到企业数字化改造十分重要。

如今,国内大部分上班族还是回到办公室工作了。放眼全球,也只有少数公司选择部分或完全在家办公。即便如此,很多分析师指出,这不妨碍远程办公习惯和意识将在疫情结束后得到保留。

“国内很多城市已经恢复了现场办公,但是很难说未来不会再有类似的情况发生。”邹作基表示,“零售、制造业、金融……某些行业也不可能长期的远程办公,不必非此即彼,但是一定要具备现代化远程办公的能力。”

如今,远程办公不再是一个冷门的学术词汇,而是变成了全球讨论的焦点。

疫情过后,整个行业都必须思考如何在办公室办公和远程办公之间达到平衡,帮助企业实现两者之间的自由切换或许是第一步。

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社科院主管,中国管理第一刊,在传播中激发行动,推动企业管理进

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