如何高效地远程协作?

开智学堂 · 2020-02-14
自由的前提是自律

编者按:本文来自微信公众号“开智学堂”(ID:openmindclub),作者 一休,36氪经授权转载。

适应远程办公后,你会发现多了无数的自由。但这个自由的前提是,你很自律,从不拖同事后腿,对得起同事的信任,主动在找事情做,让自己忙起来。

协作规范

如果不是放松约束,你都不知道自己能有多懒。在家办公,相比于办公室会有很多便利,但缺乏约束,很多不够自律的人,往往在这时候就成为猪队友,拉低整个团队的工作效率。所以,即使在家办公,也要有一个协作规范:

1、快速进入工作状态

远程办公,最难的是启动一天的工作。只要早上找了借口拖延偷懒,那么,一天就一定会找出无数借口来偷懒,且一定会蔓延 2 天、3 天甚至一周。

所以,如何快速启动自己一天的工作是重点。这是与写字楼上班最不一样的地方。写字楼上班,路上的时间,其实帮你启动大脑,逐步进入工作状态了。那么,在家办公,应该怎么做?

按照平时的工作时间起床洗漱,穿着稍微正式些,线上打卡,比如开智就是用企业微信打卡。

另外,最好确定一个固定的办公地点,若时而在客厅,时而在厨房,时而在卧室,你可能会觉得这样很自由,状态很好,但是,每一次环境的变化,大脑都需要一点时间来重新启动以进入状态,很难专注。

2、预留整块工作时间

远程办公优点很多,容易产生心流,容易节省出更多时间,容易更有创意。前提是你不断在创作,以及,不能时常被打扰。所以,要提前与家人、孩子沟通清楚,给自己留出大块工作时间。比如,可以这么安排:

1)早上 9 点到 10 点用于内部开会、启动状态。2)10 点到 12 点用于创作、写文档、思考、整理。3)下午 2 点到下午 6 点,以与第三方联系为主。

当然,可以根据自己的实际情况进行调整。同时,你也可以通过锁门、戴耳机,为自己制造一个隔离环境,避免自己频繁离开工作岗位。

如何高效地远程协作?

图片来源 Pixabay

3、明确响应和反馈时间

相比线下办公,远程办公的一个明显缺点就是,对信息的响应会延迟,所以,对事情的沟通时间会延长,反馈时间的不确定也容易增加焦虑。

解决方法是,所有成员要明确响应的时间。

比如,阿里巴巴远程协作就有这样的要求:「每天两次打卡,增加每天晨会和日报,工作时间要求 10 分钟内必须响应钉钉,其他时间必须 30 分钟响应。」

当然,也不要矫枉过正,响应时间并非越快越好,而是根据实际工作预留缓冲时间,否则时刻关注信息,也容易增加焦虑,消耗认知资源。

另一个解决方法就是,少用文字。

文字会格外浪费时间,一般来说,文字沟通是电话沟通、视频沟通的三倍甚至十倍以上的沟通时间。绝大多数时候,远程办公,电话沟通三分钟说清楚的事情,如果用微信、企业微信,一定会变成一个 30 分钟的事情。所以,如果条件许可,建议以视频电话会议、一对一电话为主。

比如,开智就提倡多使用企业微信自带的群直播、腾讯会议这几个功能。使用也很简单,群直播在你加入的任何一个群,直接发起即可。腾讯会议在应用,找到会议,预约一个会议,加入对方即可。无论是群直播还是腾讯会议,都支持分享给第三方,也支持微信群。

此外,对项目的反馈,周期也要快一些,如果以前你的团队是以月为单位反馈的,远程办公时可以改为以天、周为单位反馈,项目周期也尽可能缩短。

4、明确工作目标与任务

远程协作沟通、监管的缺陷,可能会让团队成员对目标与任务认识模糊。所以,要提高协作效率,需要负责人能统筹安排,各成员在任务分配、接收上,有清晰认识。

明确工作任务,需要:1)任务描述清晰;2)明确起始时间;3)明确负责人及成员;4)明确要达成的结果。

你可以每天组织视频早会,团队成员在会上确定自己一天的工作重点。但需要注意会议时间不要过长,最好控制在 40 分钟内,会议时间过长,大家的注意力容易分散,效率也会降低。你可能会说,40 分钟真的无法完全解决问题达成共识啊,那么建议你另行约定时间,针对具体问题再做讨论。

对个人来说,务必给自己定目标,明确近期的工作重点、应该完成的目标。远程办公有时可能会让你没有存在感,仿佛被团队遗忘、忽略了,要调整好心态,主动沟通反馈。

另外,借助工具进行任务管理也很重要,比如开智就利用 TAPD 对所有工作任务跟进,每个成员会随时将自己的任务进度、计划记录其中。

这也是远程协同文化很不一样的地方。因为面对面沟通,一些任务快速处理了就处理了,但远程工作,大家都是异步。所以务必记录下你收到的工作任务,一旦完成,或者因为某种原因,该任务被废弃,也要记得更新进展。

如何高效地远程协作?

图片来源 Pixabay

5、 借助榜样力量

一个团队中,总有一些同事会更适合远程办公,比如开智团队,这样的同事往往带有这些气质:1)自律,时间观念很强;2)有多家公司职务磨炼的经历;3)有一项略与工作相关的爱好。

上一周的远程办公,我们就邀请了 2 位远程办公经验足、绩效好的同事做了分享,讲远程办公的小技巧、踩过坑、工具的应用等。如果你的公司缺乏远程办公经验,没有这样的榜样,可以从其它公司邀请合适的人来分享。

再与你分享开智一个比较好的做法,每隔一个季度或半年,我们会邀请远程办公的同事来京,集体办公两周到六周不等。除了可以快速培训技能,还能具身感受公司文化,增强信任。当然,短期内无法实现,日后可参考。

信息与信任

信息

如果你是在团队负责运营,是否曾碰到这样的问题:一个活动海报正准备发出,突然发现有点小问题,这时已是晚上,设计师早已下班,你给他打电话,却没有接听,该怎么办?

这就引入了一个信息流通的问题。以上案例,理想的解决方案是,组织设计时,你是否考虑了信息流通的走向。

比如,团队中的所有文档,是否有一个固定存放的地方。并且所有的设计源文件,是否相关负责人都是实时同步在上面?如果在组织设计伊始,考虑到这些细节,碰到以上问题,下载设计师的源文件,自己修改即可。

这时你可能会说,组织的设计不是我能决定的,或者不能短时间搞定,那么,想一想,一般企业内部的信息流通,处理流程是怎么样的?比如:

1、企业微信、视频会议、电话沟通、面对面沟通,与第三方沟通,讨论清楚很多需求;

2、重要会议写个备忘录,存在 TAPD 中的文档模块;不重要的会议,直接跳过这个环节。

3、无论是重要还是不重要的会议,都会讨论出很多工作任务,写在你所在的项目看板中。如果是跨项目的,或者难以厘清归属哪个项目的,另创看板。

细节方面,可以这么做:

1、把文件/资料存放在云盘,方便团队成员查找、调用;

2、不用本地文档,改用在线编辑的工具,方便团队成员一起查看、编辑;

3、重要会议或沟通写备忘录,确保信息对称,方便追溯。

信任

信任的打造,需要形成好的企业文化。

好的企业文化与坏的企业文化有什么差别呢?看下图:

如何高效地远程协作?

首先你要找对人,人不对,文化就不对;文化不对,事就不会对。找什么样的人?开智招募人才,最看重:内在动机 + 基础技能 + 价值观。具体可以看阳志平:安人元范这篇文章。

你可能会说,无论什么时候,企业都想找这类人,但是,远程协作,简直只能找这类人,否则你团队的工作效率会被生生拉低好几档。就像 Amazon 的 Bezos 说的,「我宁愿面 50 个人一个人都招不到,我也不愿意降低我的面试标准」。

说到这里,你可能会说,以上打造信任的方法需要一个长期的过程,也不容易实现,解决不了近忧,那么,短期来看,你可以这么做:

1、露脸沟通。

比如开智第一天上班,全体员工开视频会议,只有寥寥几个人开了视频,会后阳老板立刻规定,以后视频会议,所有人必须开视频,要看到脸。为什么?听到声音,信息就被传递了呀。

其实这也是打造信任的一种方法。打开视频,看到大家的脸庞,你的神经会模拟现场的场景,感受对方的存在,你会觉得,非常时期,你不是孤军奋战,而是与团队并肩作战。

此外,众目睽睽,你必须专注在会议上,也不大好意思开小差是吧。如果你是会议主持人,也不会讲着讲着对方毫无动静,要么怀疑自己只是对着空气说话,要么怀疑自己网络设备出了问题。

2、信息透明,对结果负责。

如果你的团队之前没有尝试过远程工作,那么,员工与管理者之间就很容易产生不信任感,员工怀疑领导总是挖空心思监督自己;领导也会怀疑员工无时无刻不想偷懒。

解决方法,可以像前面时候说的,借助如 TAPD 这类工具,实现任务公开、信息透明。

作为员工,你做好本日、本周的任务,记录好进度、完成度,并及时汇报;作为领导,你只需关心员工当日、当周任务完成度,而无需了解他每一刻的动态。

使用 TAPD 记录时,建议你将任务尽量拆细一些,文字写少一些。一个看板中的一条任务,只写一件事。什么叫做一件事?符合 5w1h 原则的,谁、在什么地方,与谁,用什么方式,完成什么结果。

这里还想说一点,有些公司可能会要求员工每天写日报,但开智并不提倡这种做法。写日报这种东西,不太人性。它也是一个容易混乱公司信息流的东西,不建议维护。日报的颗粒度太大了,可以改用颗粒度更小的:「看板」中的「每周工作计划看板」来维护。每天将自己完成的核心工作任务,做好记录即可。

不过,我们还是有同事会写,总而言之,大的方向不提倡,具体地,看需要。

如果你在开智工作或实习过,那么,对「对结果负责」这句话一定不会陌生。目标导向、结果导向,摒弃形式主义,这会促使你学着调动一切资源,关注任务的结果,不会仅仅用「我尽力了」来敷衍。对管理者来说,结果 OK,又何需执着员工的每一个过程。

关于信息与信任的问题,建议你看这篇文章:阳志平:创业者的压力测试

如何高效地远程协作?

图片来源 Pixabay

工具

1、企业微信

企业微信是开智团队长期使用的协作工具,强大之处在于,它是综合协作工具,集成了多个功能,并且能将功能打通,形成完整工作流。现在企业微信还开启了微信用户的互通能力,企业微信成员,也可以跟微信用户拉群沟通。

企业微信基于微信的通信能力,整合了企业内部通讯录和工作台。针对办公场景,企业微信提供免费的基础应用,包括:公告、打卡、审批、汇报、日程,还有微文档、微盘(可替代亿方云之类的云盘)等协作工具。

2、TAPD 腾讯敏捷协作平台

开智使用 TAPD 进行任务管理、目标管理。它是腾讯敏捷协作平台,帮助团队实现一站式远程研发协作。即使团队成员分布多地,只需要通过企业微信/PC 浏览器/移动端 H5,随时随地开启高效协作。

TAPD 支持敏捷需求规划、迭代计划跟踪、工作任务分配、缺陷跟踪管理等。此外,大家还可以利用 TAPD 思维导图、在线文档等模块,进行头脑风暴,沉淀研发过程中的各类文档、文件。

3、语雀

语雀是开智的长文档管理工具。它孵化自蚂蚁金服,是一个专业的云端知识库。你可以在语雀上进行个人创作和知识管理,同时它也适用于企业和组织机构构建专属知识库,沉淀企业知识资产,比如:

  • 项目文档编写

  • 团队事务管理、知识沉淀

  • 企业规章制度、流程

  • 产品说明书

  • 人事管理的流程

  • ……

4、腾讯文档

如果说语雀是开智的内部协同工具,那么腾讯文档则是我们与第三方共享协作的文档工具。

腾讯文档是一款远程办公必备的多人在线协作文档,能实时保存在云端。它不但打通微信、QQ 和 PC 等多个平台的编辑和分享能力,还拥有多人协作、自由设定查看和编辑权限、Word 和 PPT 远程演示等强大功能。

5、ZOOM 云视频会议

ZOOM 也是开智长期使用的一款会议工具,不管是内部会议,还是课程、沙龙直播分享,都是使用它。ZOOM 适合多人使用参与,支持共享屏幕,方便讲解;也可以在会议中进行文字讨论、数据共享和远程协作;还能让系统进行录音录像,方便整理回顾。

使用 ZOOM 也很方便,不管是电脑、手机,还是平板,都可以快速接入参加会议,所以,在很多场景下都适用。

以上,是给你远程办公的一些意见参考。也想说,适应远程办公后,你会发现多了无数的自由。但这个自由的前提是,你很自律,从不拖同事后腿,对得起同事的信任,主动在找事情做,让自己忙起来。

最后,祝你在非常时期,逢山开路,遇河搭桥,柳暗花明,豁然开朗。

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