“效率狂人”经验自述:追求高效40年,连走路都不放过工作(下)

神译局 · 2020-01-21
Stephen Wolfram一直喜欢使利用技术来完成工作,监控个人进度。以下是他每天都能高效工作的秘密。

神译局是36氪旗下编译团队,关注科技、商业、职场、生活等领域,重点介绍国外的新技术、新观点、新风向。

编者按:关于如何提高生产力的文章如汗牛充栋,但是对效率的追求之疯狂也许没人能跟Stephen Wolfram相提并论。Stephen Wolfram创建了Wolfram Research,Mathematica、Wolfram Language和Wolfram Alpha就是在这家公司诞生的。本文摘录自他的新书《计算探险家历险记》(Adventures of a Computational Explorer),文章讨论了40多年来他养成的一些高效工作的习惯,有的相当简单,有的则非常个人化,但一定能给你很好的启发。作为数学家、创业家和思想家的他恨不得把一秒钟掰成3块用,除了睡觉以外,他始终琢磨着如何利用好每一秒的时间去高效工作。比方说,他会把办公桌和跑步机组装到一起,这样他可以一边锻炼一边敲字;比方说,他会在开车的时候安排电话会议,这样他就不会白白浪费路上的功夫;他还有一套不断完善的文件体系,能够让他记录自己所做的一切并及时找到想找的东西。里面有很多值得借鉴的东西,大家不妨参考一下。本文由FastCompany转载,标题为:One man’s obsessive, 40-year pursuit of the productive life。鉴于篇幅较长,我们分两部分刊出,此为第二部分。

“效率狂人”经验自述:追求高效40年,连走路都不放过工作(下)

移动办公

从某种程度上让你,我的生活很简单,主要就是在办公桌前。但不在办公桌前也有很多时候,比方说在家里的别处,或者在外面走路。那种情况下我通常会携带一台13英寸的笔记本电脑。当我要去更远的地方时,事情变得稍微有点复杂。

如果我要做严肃的事情,或要发表演讲的话,我会带那台13英寸的笔记本电脑。但是我一直都不喜欢没有计算机,而13 英寸的笔记本电脑却挺沉的。所以我还准备了一台2 磅重的微型笔记本电脑,我把它放到一个小袋子里面(不用说,袋子和计算机上都会有我们的Spikey logo):

“效率狂人”经验自述:追求高效40年,连走路都不放过工作(下)

[照片:斯蒂芬·沃尔夫拉姆(Stephen Wolfram)

至少在过去几年里(除非我带上大一点的电脑,一般装进双肩背包),不管去哪里,我都会“戴”上我那小小的计算机。我本来想要一个可以把计算机完全装进去的袋子,但是我能找到的最好的一个也会让计算机伸出一点点。不过,令我感到惊讶的是,这个袋子用得还不错。而且当我跟人交谈然后迅速“掏出”我的计算机时肯定很好玩,因为他们看起来都很困惑,问“这玩意从哪儿冒出来的?”

我的手机总是放在口袋里面,如果我稍微有点时间的话,那就是我要掏出来的东西。如果我要检查、删除或转发一些邮件的话,用手机不错。但是,如果我真想写些严肃的东西,我会掏出我那配备了完整键盘的学校计算机。当然,如果我是站着的话,一只手拿计算机一只手敲字显然不太实际。有时候,如果我知道自己要站一阵子的话,我会带台平板电脑。但其他时候,我就抓住手机不放了。如果当前有用的事情都做完了(或者没有互联网连接)之后,我通常会开始查看一下“待阅”文件夹里面的东西,那是在所有设备上都进行了同步的。

我“出门”的时候怎么记笔记?我尝试过各种技术解决方案,但没有一个既具备实用性又得到了社会的公认。因此,这40年来我一直在做的同一件的事情是:口袋里总有一支笔,以及一张折叠了三遍的纸(大约相当于一张信用卡的大小)。这件事情的技术含量很低,但很管用。当我从外出回来时,我总要花些时间抄写我写的内容,发封电子邮件或别的什么。

我随身带的“技术救生背包”东西很少。这是目前我背包里面的东西:

“效率狂人”经验自述:追求高效40年,连走路都不放过工作(下)

[照片:斯蒂芬·沃尔夫拉姆(Stephen Wolfram)

最主要的是一个微型充电器,可以为我的计算机(通过USB-C)和手机充电。我带来了各种连接器,尤其是可以连接到投影仪之类的东西。我还带了一个非常轻便的2头转3头的电源适配器,所以我的充电器没有从用过头的电源插座掉下来过。

当我要进行“更重大的远征”时,我的背包会增加这些东西:

“效率狂人”经验自述:追求高效40年,连走路都不放过工作(下)

[照片:斯蒂芬·沃尔夫拉姆(Stephen Wolfram)

里面有块“充电砖”(不幸的是现在已经缺货了),这东西能让我的计算机长时间运行。如果要去展会之类的活动,我会带一台微型摄像机,它会每30秒拍摄一次照片,这样我就可以记住自己所看到了什么东西。如果是去野外的话,那么我还会带上卫星电话。(当然,还有其他一些东西我总带上,比方说很薄很松软的帽子、轻便的氯丁橡胶袋中袋、眼镜布、洗手液、驱蚊湿巾、名片、巧克力块等)

为了让旅行更井井有条,我通常会打包几个塑料封袋:

“效率狂人”经验自述:追求高效40年,连走路都不放过工作(下)

“演示”包里面有我需要连接投影仪的适配器(VGA,HDMI,...)。有时会有有线的以太网适配器。(如果是比较低调的演示,有时候我还会带一台微型投影仪。)“汽车”包里面会有第二部可用作GPS的手机,一块磁性背板以及一个小玩意儿,是用来连接到汽车排气孔的。另外还有一个单声道耳机、一个手机充电器,有时还会放个微型逆变器供我的计算机使用。如果要携带卫星电话的话,我还需要一个车载工具包,天线会贴在车顶,让手机能 “看到”卫星。“酒店”包里面则是一对双声道耳机,第二个计算机充电器,以及一块加密磁盘,里面是我电脑的备份,以防丢了电脑被迫重新买和配置新机器的时候用到。第四个塑料封袋用来存放我在旅途中收到的东西,里面还放了一些小封袋(大概是每天用一个),用来放收到的名片。

几年前,我总是随身携带一台小小的白噪声风扇来掩盖背景噪音,尤其是晚上的噪声。但有一天我突然意识到自己并不需要真正的风扇,用个模拟白噪声的应用就行了(我过去习惯用粉红噪音,但现在我只用“空调声”)。预测会遇到多大的噪声然后再设置多大的白噪声去屏蔽通常是个挑战。实际上,我在写这个的时候才意识到自己应该用Wolfram语言里面的现代音频处理功能来收听外部声音,然后调整掩蔽声来覆盖掉。

我出门还需要一个东西:时钟。现在这个东西已成为我电脑上跑的Wolfram语言代码的一部分。但是因为它是软件,所以它还还可以提供一些额外功能。我始终会把计算机调到所在时区,因此“时钟”要有指定当地时间的滑块。还有一个按钮是启动 “睡眠定时器”的。我按下这个按钮时,它会启动一个计数定时器,不管我的生物钟是怎么说的,它都能让我可以看到自己已经睡了多长时间了。(“启动睡眠定时器”还会发送电子邮件,让我的助手知道我能否赶上明天早早就召开的那场会议。右上角的“鼠标角”是用来防止电脑进入睡眠状态的。)

“效率狂人”经验自述:追求高效40年,连走路都不放过工作(下)

[照片:斯蒂芬·沃尔夫拉姆(Stephen Wolfram)

只要可行,我都会自己开车去。有手机之前,情况完全不同。不过现在,如果我开车的话,其实打电话效率还很高的。我开车的时候会安排不需要看任何东西的会议(而且我的手机还把标准电话会议接入号植入进去了,所以我可以语音拨号)。我还维护着一个“开车时可通话”的名单,进入名单的人打过来的电话我开车时会接听,尤其是当我处于不常见的时区的时候。

我自己有个问题一直解决不了,那就是别人开车的时候如果我用电脑会晕车(编者注:不用这么拼吧)。我什么办法都试过了。大车、小车、硬悬挂、软悬架、坐前排、坐后座。都不行。但是,几年前,我在很偶然的情况下试着用大降噪耳机来听音乐,然后就不晕车了。不过,如果别人开车的时候我想一边用计算机一边接电话该怎么办呢?呃,在2018年CES上,尽管我儿子警告说“就因为你说不出他们摆摊卖的是什么并不意味着它就是有趣的,”但我还是停在了一个摊位上,然后弄到这些奇怪的东西,尽管样子有些奇怪,但至少在很多时候这东西似乎确实可以预防我的晕车病:

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[照片:斯蒂芬·沃尔夫拉姆(Stephen Wolfram)

我的文件系统

我一整天都在使用的三个主要应用是Wolfram Desktop、浏览器和电子邮件。我的主要工作方式是创建(或编辑)Wolfram Notebooks。这是我今天弄的一些笔记:

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好的时候我一天至少要在Wolfram Notebooks里面敲25000个字符(是的,我记录了所有的击键)。我总是按节和小节等来组织我的笔记本。有时候我会在笔记本上写大部分文字。有时,我会从其他地方截屏然后粘贴进来作为一种保存便笺的手段。我会根据情况在笔记本做计算,写Wolfram语言,获取结果等。

这些年来我已经积累了十万多个笔记本,产品设计、计划、研究、著作以及基本上所有的工作全都在里面了。所有这些笔记本最终都会存储进我的文件系统里面(是的,云同步,云文件,文件服务器这些我都用),而且我会费尽心思让我的文件系统井井有条,所以一般我想找的任何笔记本只需要导览文件系统就能找到,这比专门去搜索还要快。

我应该在1978年(这也是我开始用Unix 操作系统的时候)那是就认真考虑过如何组织文件了。在过去40年的时间里,我大概经历了五代的文件系统组织,每一代基本上都反映了我在人生的那个阶段是如何组织工作的。

比方说,1991至2002年期间,我在写我的大部头《一种新科学》时,我的文件系统很大一部分是根据书的各章节组织的:

“效率狂人”经验自述:追求高效40年,连走路都不放过工作(下)

而且非常令人满意的是,今天我可以马上从这本书的在线版的图片跳转到创建了那张图的笔记本上(而Wolfram语言的稳定性意味着我可以立即在该笔记本再次运行那段代码—尽管现在有时候可以用更简化的方式重写)。

我对计算机文件系统的某些思考源自我在1970年代和1980年代使用档案系统的经验。我十几岁学物理的时候总是拼命去复印论文。一开始,我认为把这些论文进行归档的最佳方法是把它们分成许多不同的类别,每一类都放在不同的(真正的)文件夹里面。我认真考虑了分类,经常对自己把特定论文跟特定类别关联到一起的巧妙感到洋洋自得。我的原则是,如果一个类别积累了太多的论文,我就应该把它分解出新的类别。

一开始这一切似乎都是个好主意。但是很快我就知道其实不是。因为每每当我想找特定论文时,我往往都想不起来自己是抖了什么机灵才会把它跟某个类别相关联起来了。其结果是我彻底改变了自己的办法。不再坚持狭义的分类,而是采用广义的分类,这样一来,我很轻松就能把50多篇论文归档到某一类里面了(结果往往是每一类都会有好几个塞得满满当当的文件夹):

“效率狂人”经验自述:追求高效40年,连走路都不放过工作(下)

[照片:斯蒂芬·沃尔夫拉姆(Stephen Wolfram)

而且,是的,这意味着我有时必须翻阅50篇或更多论文才能找到我想要的论文。但实际上,这不会超过几分钟。而且即便这种情况一天发生几次,也仍然是一个巨大的胜利,因为这意味着我还是成功地找到了想要的东西。

今天,我对计算机文件系统的某些部分几乎秉承相同的原则。比方说,当我收集有关某个主题的研究时,我会把所有相关信息全扔到以该主题命名的文件夹里面。有时候我甚至就这么处理好几年。然后,当我准备要处理那个主题时,我会遍历那个文件夹从中挑选出我想要的东西。

这段时间以来我的文件系统被拆分成了活跃部分(我会不断地同步到我的所有计算机上),以及归档部分,那些文件会被保存在中央文件服务器上(比方说,我前几代的文件系统)。

我的活跃文件系统的顶级文件夹只有几个。一个叫做Events。其子文件夹是年份。每年,我都会设一个文件夹,用于存放当年我参加的每一次外部活动。在这个文件夹里面,我会存储有关每项活动的资料,用来出席活动发表演讲的笔记本,以及在活动上自己做的笔记等。由于我每年参加的活动大概不超过50个,所以扫描Events的某一年的子文件夹很容易就能找到特定事件的文件夹。

还有一个顶级文件夹叫做Design。里面是我所有关于设计Wolfram Language以及我们开发的其他东西的笔记。现在我大概有150个子文件夹,分别对应不同的活跃设计领域。不过我还有一个叫做ARCHIVES的文件夹,里面是那些不再活跃的设计领域。

实其实这是我文件系统当中面向项目部分的一般原则。每个文件夹都会有一个叫做ARCHIVES的子文件夹。我会努力确保主文件夹里面的文件(或子文件夹)始终处于活跃状态或待处理状态;而所有处理完的我都放进ARCHIVES里面。(名称写成大写是为了在目录列表里面醒目点。)

对于大多数项目而言,我再也不会看ARCHIVES里面的东西一眼。但是,如果我想看的话也很容易。容易这一点很重要,因为这意味着我不用老是唠叨说“这个文件已经弄完了,把它扔进ARCHIVES吧”,哪怕我认为那文件仍有可能再次活跃起来。

巧合的是,这种方法在某种程度上受到了我看过的实际文档的启发。1980年代初期,当我在贝尔实验室做咨询的时候,我看到我的一个朋友在他的办公室里放了两个垃圾桶。我问他为什么,他解释说其中一个装的是真正的垃圾,另一个是缓冲区,他会将自己认为自己可能再也不想的文件丢进去。他会先把东西扔进缓冲区直到填满,塞满之后,他就把最下面的扔掉,因为从他没有将它们捞出来这一点事实来看,他认为自己哪怕把那些文件扔掉可能永远也不会怀念它们了。

不用说,我没有照搬这种方法,实际上,所有的数字或纸质文件我全都保留下来了。但关键是ARCHIVES这种机制为我提供了一种轻松保留资料的方式的同时,查看活跃中的所有内容仍然十分容易。

高效工作的道与术

我已经(用相当书呆子的方式)详细描述了我的一些个人技术基础设施是怎么搭建起来的。这些东西一直都在变,我也一直在努力对其进行升级——比方说,很多东西我到头来似乎都不再使用了(是的,每一件“有趣”的新设备或者电子产品我都上手过):

“效率狂人”经验自述:追求高效40年,连走路都不放过工作(下)

[照片:斯蒂芬·沃尔夫拉姆(Stephen Wolfram)

但是,尽管像设备这样的东西会变,但我发现我基础设施的组织原则仍然令人惊讶地保持不变,只是慢慢变得越来越完善了。而且——至少在基于我们非常稳定的Wolfram语言系统的时候——我发现对于为实现它们而开发的软件系统来说也是如此。

将来呢?有些东西肯定会进一步提升。我在撰写本文时就意识到,现在可以升级到4k(或更高画质的)显示器而不会影响屏幕共享(共享的内容自动降采样)。不久以后,也许我会用AR来对我的环境进行实时标注。又或许最终,我会找到手段召开基于XR的“面对面”的视频会议。也许我终于可以用类似EEG(脑电波)的方式把字敲得更快(我一直认为这大概需要40年以上的时间)。

但是,更重要的改变将在于工作流的日臻至善以及更加自动化。我希望能够用我们的机器学习工具“自动计算历史”,比方说,对我在特定领域所做的事情汇编出一个有用的,适当聚合起来的时间线。

我在回顾自己的一天时,会问自己在哪些方面还没有得到很好的优化。实际上,很多地方最后都归咎为在类似处理电子邮件以及回答问题之类的事情上花掉了时间。当然,现在,我已经花了很多功夫去构建,以便尽可能自动去回答提出的问题,或者用我们开发的技术和自动化去解决。而且,我作为CEO,也会尽可能把事情委派给别人。

但是还有很多事情。我当然想知道,如果用我们现有的所有技术,是不是可以把更多的技术自动化或交给机器去做。或许有朝一日我自己收集的所有数据能够让他们开发出一个“我的机器人”。在看到了我那么多的电子邮件,并且能够翻看我所有的文件以及个人分析之后,说不定它就能够预测出我对于特定的问题会怎么去回复了。

现在还不行。但是这将是一个有趣的时刻,比方说,对于如何对某件事做出响应机器可能有三种想法,然后它可以把想法的草案给我看让我选择并批准。我要往哪个方向走这个大问题显然几乎必须由我自己来定,但是我希望,怎么去实现这一目标的细节可以越来越自动化。

译者:boxi

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