如何让OA在工作中替代微信?

ToB行业头条 · 2019-11-13
管理层都不用OA,要让员工怎么用呢?

编者按:本文来自微信公众号“ToB行业头条”(ID:wwwqifu),作者李晓松,36氪经授权发布。

“ 我在公司的管理软件上发了一项审批,领导却半天看不到。不得已,我只能在微信群里@了一下领导。”

“ 我不知道管理软件到底在哪里提升了效率,如果沟通、审批还得依靠微信,那为什么要买管理软件,强制让员工装上呢?”

相信许多企业管理者都遇到过这样的难题,员工在工作时间更喜欢使用微信,而OA、CRM等企业管理软件则备受冷落。

企业购置管理软件本来是为了提升办公效率,可员工并不愿为此买账。

在大多数员工眼里,管理软件的目的就是“管理”,可谁愿意被领导管着呢?再有,企业管理软件多半是老板强行部署的,有几个考虑过员工的感受呢?

可我们都知道,用微信办公有很多弊病,因为微信无法分清工作与生活的界限。

我们觉得员工每天坐在“咔咔咔”打字,搞不好他正与小学同学聊得热火朝天。我们以为群里发的通知大家都能看到,可谁知道哪些员工屏蔽了群聊,哪些员工故意视而不见。

按理说,不管是功能较为宽泛的OA,还是偏向于销售管理的CRM,都提供集打卡、考勤、审批、IM沟通、日报、周报等多种常用且能提升办公效率的的功能。

可为什么在很多员工眼中,企业管理软件更像是累赘,而不是效率工具呢?

一、企业管理软件与微信的冲突

“ 公司美其名曰有了OA,我们就可以在OA上沟通工作,可领导、同事的工作交流还是使用微信,OA除了用来打卡,还能干嘛?”

相信遇到过这种问题的朋友不在少数,包括本文开头描述的员工审批还是需要在微信上@领导。这些情况,都是企业管理软件与微信直接且难以调节的冲突。

作为社交神器,微信几乎人人必备,可企业管理软件,却像个可有可无的东西。

红圈营销CMO刘豪中在接受ToB行业头条采访时表示:

“现在人们的朋友圈基本都集中在微信里面,微信几乎已经成为手机打开率最高的应用。办公软件的IM与系统化工作流,并没有让员工感觉到有太多的帮助。”

在刘豪中看来,企业管理软件与微信相比,有三个根本的问题。

  • 第一,相较于微信,企业管理软件的功能设计相对更专业,操作相对更复杂,员工的学习成本较高。

  • 第二,企业之所以采用企业管理软件的初衷之一,是与员工的不良习惯和惰性做对抗的,本身就有很多功能的设计是与人的习性相悖,自然会导致员工的抵触情绪。

  • 第三,现在,市面上有很多企业管理软件在功能设计与产品交互上做的非常完善,尽管这些都是微信无法实现的,但是在用户体验上与微信还是存在很大的差距。微信最大的特点就是简单、易用。在短时间内,企业管理软件在用户体验上还是很难比肩微信。

而解决问题的关键,在刘豪中看来,还是需要回归本质,即从“产品+制度”的设计入手。

“产品设计是基础,用户体验要尽可能的向微信学习,毕竟微信教育了大家怎么去使用智能手机。

不过,在不能很快解决这个问题的情况下,企业需要做相应的奖惩制度设计,并在企业内部配合系统进行引导执行。

包括与绩效KPI进行挂钩等等,来保证系统能顺利的落地推行,从而更好地去帮助企业实现客户信息资产化的管理目标,让销售管理简单起来。”

SaaS创业顾问吴昊也补充说道:“ 员工的个人交流和员工与员工之间的交流,肯定更倾向于使用微信,因为这样更方便拉近外面的客户。但公司一定要想办法把审批流放在内部的OA上跑,吸引大家尽量还是在IM里面交流。”

不过,吴昊同样认为:“想要OA要想黏住员工,其实没什么特别好的办法,只能尽可能吸引大家到OA上来处理业务。所以问题的关键,不是员工为什么不用OA,而是企业到底有多少业务能在OA、CRM里面跑?”

如果企业单纯为了提升效率,完全不顾业务贴合度,强行部署企业管理系统,那么系统落不下去、员工不愿使用OA,是在所难免的事情。

二、自上而下落OA的好方法

前面说了那么多,如果我们不想一些办法,让员工在办公生活中少用微信、多用OA,那这篇文章就没有存在的意义了。

不过,企业一定要清楚,在选购管理软件之前,一定要从实际业务出发,要清楚自己的业务哪些能与企业管理软件结合,哪些不能结合,不要为了效率而效率。

方法1:解散微信群

如果一家公司的老板、管理层每天还在微信群里沟通工作,那这家公司的OA、CRM十有八九用不起来。

道理很简单:管理层都不用OA,要让员工怎么用呢?

所以,如果管理层有心推动公司业务上OA,真心想让全体员工用企业管理软件,那就需要从他做起,带头解散掉所有和工作相关的微信群。

之后,管理层不管分配什么工作,都要用OA来操作。而员工为了参与工作,也必须使用OA。久而久之,员工的习惯就会被培养出来,公司自然会实现效率提升。

方法2:发工资条、发通知请用企业管理软件

直到现在,我所在的公司发工资条、发放假通知,还在使用企业邮箱。不能说企业邮箱不好,可既然我们有了OA,为什么不把这些内容迁移到OA上呢?

确实会有员工故意忽视OA上弹出的工作信息,可当工资条、放假通知这些与每位员工息息相关的事情只会出现在OA上时,他们还会假装看不到吗?

让员工形成使用OA的习惯,就要让他经常打开OA。短期内如果工作不能完全迁移到OA上,那就先把重要的信息通过OA发送吧。

方法3:传输资料、解答疑惑请用企业管理软件

相信很多有过报销经历的小伙伴,都不愿意去财务办公室,因为我们总会填错信息,最后报销单会被打回重填。

可财务是有一套完整、详细的报销流程的,为什么我们还会出错,那是因为我们报销的时候,早就忘了流程在哪里。

所以,下次再有人问财务报销、人力请假以及相关基础性问题时,请不要用微信回答,而要把对话转到OA上去。

同时,财务、人力以及其他部门同事在传输、保存资料时,也要让这些行为通过OA完成,这样大家才会形成使用习惯。

就是因为每一次提问,相关人员都会用微信回复,所以员工才舍不掉微信。

试想,几十人、一两百人的中小公司,财务、人力还能应对每个人的提问,可如果公司是上千人、甚至上万人的大公司,谁回复的过来?

再说,这些人面对的问题几乎都是千篇一律的,而相对成熟的OA系统都有智能机器人服务,只要设置好关键词,相应内容就可以直接显示。

如果把这些环节都优化掉,是不是能省很多时间?提升很多效率?如果员工每次用微信寻求帮助都没人回复,他是不是会主动来OA上寻求帮助?

不过,令我尴尬的是,我突然想查查自己的年假还剩多少天。当我在公司OA系统中输入“年假”两个字,并且点击搜索后,OA给我来了个“啥也没搜到”……

如何让OA在工作中替代微信?

方法4.:用企业管理软件打造效率至上的企业文化

互联网公司很喜欢提效率这个词,可效率需要建立在彼此互相了解、彼此尊重的前提上。

举个例子,如果一位基层员工已经安排好每个时间段的工作,那么领导突然要开会,这位员工要不要参加?

很多时候,员工并不清楚领导要什么时候开会,领导也不知道员工一天到底在忙什么。所以,大家才会在时间上有各种冲突。

可当前大部分OA都提供日历、时间表格这类工具,为什么很多企业没有把这些功能用起来呢?

领导、同事要开会,需要提前约定,否则员工在自己设定好的工作时间内,就做自己的事情就好了。

而领导一定要放低姿态,成为遵守OA规则的人。不然,每次都以领导的名义临时打破员工的既有安排,那员工还会相信OA时间工具的价值吗?

当整个公司的员工把每个时间段的工作安排都记录在OA上,领导在安排工作、召开会议的时候,就会看到每个人的空闲忙碌状况。这样再约会议或是其他事情,效率是不是更高一些呢?

如果,领导层愿意更好地推动效率至上原则,还可以减少公司层级,让审批、管理的流程更简单。

甚至领导层可以开放更多的阅览权限,让基层员工知道自己的工作状态和工作任务,以便基层员工能够在领导空闲时,与他们进行更多的沟通与交流。

其实,以前在企业管理软件不发达的时候,很多大公司的基层员工在跨部门协调工作,向领导反映问题的时候,存在很大困难。

可由于OA等企业软件的进化发展,这些事情变得更简单,也更公平、更开放。

企业管理软件明面上是提升了企业效率,但在使用这些软件的过程中,又何尝不是在塑造企业的效率文化、平等文化呢?

员工为什么不愿意用OA,那是因为太多企业只把工具当工具,而不把OA当成是公司文化的一部分。

如果一家公司从萌芽阶段就把企业管理工具当做公司的一部分,那么后来入职的员工从第一天起就会接受这样的文化。当这种文化一拨一拨传下去后,谁能说一家企业的管理软件作用没有微信大呢?

当然,如果读者朋友还有更多让企业管理软件落地的好方法,欢迎在评论区和大家探讨交流,以便真正提升我们的工作效率。

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