你不应该一心多用:管理者的“懒人工作法”

神译局 · 2019-05-15
人类不是为多任务处理而设计的。

神译局是36氪旗下编译团队,关注科技、商业、职场、生活等领域,重点介绍国外的新技术、新观点、新风向。

编者按:工作中,人人都崇尚多任务处理,希望自己能做到多任务处理,并且羡慕别人多任务处理的能力。但是科学家的研究发现,多任务处理其实是一种“假象”,人类的脑子并不能做到多一心多用,高强度的多任务处理甚至会损害记忆力。同时,在工作中,所谓的一心多用还会伤害团队的工作效率,与其做个大忙人,不如专注的“懒人”,从各种流程和小事中脱身,专注于“人”这一要素。本文译自Medium原标题为" The Price We Pay for Multitasking at Work"的文章,希望对您有所启发。

你不应该一心多用:管理者的“懒人工作法”

前几日,当我走进一家我最喜欢的咖啡店时,一派繁忙的景象扑面而来。几乎每个座位都坐满了,有几个人在柜台附近等着点菜。当我走近收银台时,一个咖啡师正在往研磨机里倒一大袋豆子。另一个是调酒师,左右来回来去端盘子和擦桌子。第三个员工,穿着与前两位不同,以显示他是经理,正在摆弄两个倒立的架子。

我静静地等待着,看着忙乱的人群。咖啡师抬着磨床从她眼角瞥了我一眼,大声地说:“你好。”我们马上就来。”

这引起了经理的注意,他转过身来,看着手上点单用 的iPad说道:“您需要点什么?”

他还在看手冲台,所以我回答说:“我不着急。慢慢来。”

“哦,不,没关系。我可以一心多用,”他说。

所以我下了订单。他在饮料杯上打孔,还是没看我,然后停下来让我重复我点的菜。在他把iPad转到我面前让我付钱的时候,他抓住机会转过身去。我刷卡,输入提示,然后点餐 App 崩溃了。“看来付款没有通过,”我说。

“别担心,我肯定它通过了,”他回答。

“真的吗?但系统在崩溃前并未显示接受了付款。”

他打开 App ,查看了一下账本,发现确实没有付款成功。道歉后,他拿着我的信用卡收了费。这段时间,他一直没有看我。他把我的信用卡递还给我,把我的饼干倒进了盘子里,心不在焉地说了句“谢谢”。当我拿起盘子时,他转过身去开始摆弄咖啡机。而我转身离开,去找了一张桌子坐下。

十分钟后,我点的茶还没有出现,所以我又走近收银台。经理还在煮浓咖啡,一边听着顾客点的菜。看到我,他转过身来,问我是否需要什么。

“茶泡好了吗?”我问。

他的脸上浮现出这样一种表情:当我们不记得一些我们知道应该记住的事情时,我们都会有这种表情。

他大步走到摆放着已完成订单的酒吧,扫视了一遍,没有发现茶壶。回来的路上,他瞥了一眼特浓咖啡的订单,叫一个咖啡师来做好。当他找到我时,再次向我道歉,并问我点了什么茶……

几分钟后,我拿到了我的茶,他们直接送到我的桌子上,壶口上还放着一个免费的代金券。

虽然经理煞费苦心地纠正自己的错误,表明我是他的重要客户,这种情况突出了一个长期困扰经理、销售人员、客服代表和管理者的问题。

我们的工作性质要求我们同时跟踪多个事物并频繁在人物之间进行切换。多任务处理几乎是所有工作的核心能力,但人类本质上并不适合多任务处理。

几十年的研究已经检验了多任务处理的影响,结论很清楚。正如一位精神病学家所说,一心多用是一种“假象”,我们说服自己应该能够做到一心多用,但真正尝试时,只是阻碍了效率。

同时跟踪几个不同的任务,比如在为顾客点单的时候冲咖啡,并不是我们的大脑能够有效完成的事情。它会导致我们工作中错误百出。高强度的多任务处理甚至会破坏记忆力。此外,在尝试同时处理多项任务时,几乎不可能学到任何新东西。信息需要储存在短期记忆中,然后才能被转移到长期记忆中。在各种任务之间切换注意力会在存储信息之前伤害短期记忆。

几年前,作为一个小型软件团队的经理,我亲身体验了多任务处理的后果。那时,我不仅仅是人事经理,还是项目经理和软件架构师。我必须选择并创建软件工具和组件,教团队如何使用这些工具,为他们的工作做计划,并培训他们的工作技能。每天都有来自团队的电子邮件、项目更新、各种干扰以及产品负责人的电话。似乎一心多用是唯一的生存之道,但我发现分散注意力会拖慢团队的工作。

有一天,当我在码代码时,发现核心架构有一些更改。原因是一位开发人员更改了一些关键的基础架构,而这解决了一个复杂的问题。这个更改使我们的整个应用程序运行得更加顺畅。当我问他这个问题时,他说他在和我们的客户谈话时发现原来的方式效率很低,他想出了一个解决方案并将其编码,让一个同行评审,并在编写了一些测试之后将更改加入代码存储库。

作为一名架构师和项目经理,我感到恐惧且愤怒。他没有按正常流程去做这项工作。他没有按照工作的优先级来决定什么时候做这件事。他甚至没有问过我对架构的意见!

然而,他很好地利用系统思维解决了一个重要的业务需求。尽管如此,我还是无法克服自己。我问他为什么不跟我一起修改。他的回答使我大吃一惊:

每次和你谈论我的工作时,我都感觉你从来没有认真听。你总是在处理一些小事情,你几乎没有时间参加早上的会议。而这项工作需要高度的专注和大量的沟通来解决,所以我决定自己处理它。

听罢,我激动地握住那人的手用力摇晃,同时我决定给他加薪,给他升职。

我想告诉你的是,在对他的角色和责任进行反唇相讥之前,我并没有对他说半句“谢谢”。我想告诉你的是,当一家资金雄厚的初创公司想高薪挖走他时,他并没有离开我的公司。

管理多重任务的成本因其对他人的影响而变大。这不仅会损害你自己的工作效率,还会损害团队的效率。当我们分散注意力时,商业中最大的两个挑战——员工敬业度和客户满意度,都会变得更难实现。

经理的工作是使一个团队很好地合作。他们必须处理运营上的问题,以保持团队的正常运作,还要与公司其他部门保持良好的协调。

他们要对每个团队成员负责:需要培训和指导员工、处理矛盾和营造积极的工作文化。当管理人员同时处理多个业务和多种人际关系时,终极对象还是人。

对企业来说,流程和程序从来没有像人那么重要。

正如人们常说的,人们加入公司后就远离经理。优秀的员工,尤其是那些有未来领导潜质的员工,倾向于在感觉受到微观管理时选择辞职。同样,消费者也会选择与自己建立积极关系的品牌。与客户的每一次互动都隐含着关注和关怀。公司是否履行顾客至上的承诺决定了双方的关系。

作为一个面向客户的角色,应该优先考虑人与人之间的互动。简单的对话技巧会大有帮助,比如在客户说话时集中注意力,记住他们说了什么,用眼神交流,告诉他们你从交流中收获了什么。当这些细节被忽视时,客户也会感到被忽视。

你不应该一心多用:管理者的“懒人工作法”不管是否有意义,多任务处理是某些工作中不可避免的一部分。在餐馆里,一个厨师或许必须同时处理6份订单。使用成熟代码库的软件开发人员必须同时引用多个文档和代码段。开发/运维或IT工程师可能在三个监视器上运行10个shell。

虽然完全避免一心多用是不可能的,重构以人为中心的解决方案其实很简单:委派。

把你所有的非人事任命任务交给特定的人,这样你就能管理好员工。把你的注意力明确地放在你的下属身上,这对每个人都有好处。员工得到了他们发展事业所需要的关注和培养,他们就会和你建立更好的工作关系,团队内部的关系也会得到改善。

当你满足员工对人际关系和社会支持的需求时,公司将受益于更具协作性的工作文化和更敬业的员工。这样你就能放慢脚步,更深入地工作,并体验到成就感。

也就是说,领导者和管理者仍然需要从事高技术的工作。记住,集中注意力可以完成工作。提高工作效率的方法有很多:番茄工作法、预约私人会议室、在办公桌上放一个“请勿打扰”的牌子等等。

把你的工作风格改变为强调人际关系和专注力。不要急于求成,它可以是一个循序渐进的过程,从养成一些习惯开始。例如,咖啡店经理可以将每一个订单都放置在咖啡机旁边,不管是否有新客户在等待,都可以立即返回到收银台。不做任何其他事情就回到收银台的习惯会很快形成,并有助于消除开始冲泡饮料的冲动。公司经理或高级领导可以从这样一种习惯开始:每当有人到他们办公桌前,立即关上笔记本电脑的盖子,这就有利于与有事找你的员工进行眼神交流,并在没有干扰的情况下进行真诚的对话。

如果压力太大,有人来访时可以试着慢慢深呼吸,然后解释你并不生他们的气,你只是在给大脑一个重新集中注意力的机会,然后盖上电脑盖子,用心交流。

原文链接:https://medium.com/s/please-advise/my-eyes-are-up-here-5f6eba6a4d1e

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译者:Jane

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