职场人优雅地说“不”,有那么难吗?

哈佛商业评论 · 2019-04-17
如果你从不说“不”,实际上会增加你害怕的结果出现的可能性。

编者按:本文来自微信公众号“哈佛商业评论”(ID:hbrchinese),作者 伊丽莎白 · 格雷斯 · 桑德斯。36氪经授权转载。

平静而有效率的生活和充满压力与怨恨的生活之间的区别,可能在于一个简单的技能:学会如何说“不”。

是否说“不”决定了你将拥有一个拥挤的日程表还是开放的日程表,决定了你将拥有太多任务还是恰当的任务,也决定了你将疯狂地工作还是从容地按时完成工作。

但是说“不”可能是很困难的。你可能会在说“不”的时候感到不舒服,因为你担心让别人不高兴,看起来好像你不能处理你的工作量,或者担心错过了现在和未来的机会。

但事实是,如果你从不说“不”,实际上会增加你害怕的结果出现的可能性。当你真的说“不”的时候ーー在必要的时候ーー你就降低了失败的可能性,而且保持了你的理智。

那么你到底该如何说“不”呢?作为一名时间管理教练,我经常与客户一起工作,指导他们学会设定界限,在需要的时候拒绝请求。这里有一些我的最佳策略,帮助你在三个重要方面说“不”:时间承诺、任务和时间表。

时间承诺

你需要开始对一些承诺说“不”,因为它们并不能让你很好地利用时间。这意味着让自己远离阻力最小的道路(接受所有的请求),相反问自己,“这是我对时间的正确投资吗?”

例如,假设你被邀请去一个委员会做志愿者。这是一个很好的倡议,但与你的个人爱好或职业发展目标不一致。这意味着你每个月至少要从工作时间中抽出3到5个小时,一年的时间加起来就是36到60个小时。

你可以优雅地谢绝说:“非常感谢你邀请我加入这个委员会。我真的很荣幸,但我必须恭敬地谢绝,因为我现在已经满负荷了。谢谢你的理解。”

或者你被要求参加一个不需要你出席的会议。事实上,你团队中的其他人可能更适合参加。你可以拒绝会议邀请,然后说:“我看到了会议邀请。非常感谢。Jerry将代表我们团队(出席)。我知道他会做得很好,并且会向我们汇报任何我们需要知道的事情。”

或者你可能被邀请与你经常见面的人共进午餐,但是你有一个项目要做,想去健身房,或者只是想休息一下。你可以说:“非常感谢你的邀请,但我已经有其他安排了。”

对与你的优先事项或需求不一致的时间承诺说“不”,可能会导致一开始的小小不适,但最终会节省你很多时间。

任务

大多数人的待办事项清单上的任务比他们在一天内可能完成的任务多得多。对于那些在完成自己的工作之前还试图帮助每个人的人来说尤其如此。要打破这种循环,是时候开始说“不”了。

例如,当有人要求你做一些不是你工作内的事情时,你完全有权利说“不”。但是,如果你过去说了太多的“是”,你可能需要做一些再培训,以打破人们的习惯。他们会慢慢学会的,尤其是如果你的回答听起来像这样:

“这不是我的专业领域。我很乐意给你Cheryl的联系方式,我相信她会很乐意帮你解决这个问题。”

“我想我们的实习生蒂姆可以为明天的会议订午餐。我会把这个要求转达给他的。”

“一般来说,会议组织者会为演讲准备报告。”

当你被要求承担一个可选的项目,而你已经有很多事情要做,远远超过你现在能够完成的限度的时候,那么是时候优雅地拒绝了。你可以说:

“这听起来是一个非常有趣的事情。不幸的是,我现在已经忙得不可开交了。我要再等几个星期/几个月才能开始着手这个项目。因为这对你来说很重要,所以最好把它交给一个能给你更多时间的人。”

最后,当你在开会的时候,人们在讨论需要完成的不同任务,但是你没有时间去做更多的事情,小心行事:什么也别说。别自告奋勇。我确实有辅导客户,每次我们谈话时,我都会问他们:“你自愿做了多少次?”不主动提供帮助是拒绝的最好方式之一。

时间表

有时候需要完成的任务属于你的责任范围,但是造成问题的是时间。在这些情况下,在合适的时机和场合,对不合理的时间表说“不”是很有帮助的。

我知道不同工作的期望可能会有所不同,所以取决于你的工作,你可能无法使用这些策略。但是对于那些有一定自由度的人来说,可以考虑这些方法来推迟建议的截止日期。

如果你被要求在今天之前做一些小的事情,而实际上截止日期有点随意,那么你可以提议另一个截止日期。即使是一两天的余量也可以把你在办公室加班的沮丧转变成小事一桩:

“我很乐意帮助你,但是我今天已经被老板、客户的工作排满了。我星期五之前给你结果。”

这可能会惹恼一些人。但是希望最终他们学会给你更多的提前量。一些部门制定了相关政策,规定返还文件需要多长时间,例如两到三天。

如果你经常在晚上和周末收到请求,而且你有能力设定界限,那么就这么做吧。没有休息时间会严重地导致精疲力竭。避免下班后意外工作的一个方法是远离你的工作电话和邮件。但是如果你一定要说些什么的话,就像这样回复:

“嗨,乔!我只是想让你知道我看到你给我发了一封邮件。我回到办公室后,第一件事就是审查你的要求。”

最后,如果你收到了一个你确实需要做的大项目,但是考虑到你的其他承诺,最初的截止日期并不合理,你可以通过几种方式进行谈判。如果这种情况涉及到你的老板,你可以解释你的不同的优先事项,并要求他指出你首先要关注的是什么。

如果这种情况与你的老板以外的人有关,但你有能力设定限制,你可以回过头来提出反对意见。如果这种情况涉及到你的老板以外的人,而你没有权力推迟最后期限,你可能需要让你的老板参与这些谈话。最后,措辞可能听起来像这样:

“我听说你希望这个项目月底完成。但是由于我们正在进行的其他项目,不可能在最后期限前完成。我想提议下个月中旬截止。这听起来合理吗?”

这些对话还可能导致围绕其他资源或重新平衡工作展开讨论。

说“不”并不容易。但这是值得的。当你考虑在你自己的工作中使用这些建议时,一定要注意沟通迅速。当你不拖延的时候,人们通常可以更容易接受“不”。

另外就是充满信心地交流。你不需要过度地道歉。把你想说的说出来,然后继续前进。记住,通过说“不”,你其实是在对最重要的事情说“是”。

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哈佛商业评论特邀作者

哈佛商学院的标志性刊物,被业界誉为“管理圣经”。

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