计划谬误:为什么你总是算不准任务完成的时间?

小川 · 2019-03-22
过于乐观也是一种病。

编者按:预估项目或任务时间,我们需要的是尽量合乎实际的数据。而这时,乐观的态度很有可能坏事。《We’re terrible at predicting time, so do these things instead》一文提到了六大预估技巧,希望对您有所启发。

计划谬误:为什么你总是算不准任务完成的时间?

我常常不能准确地预估时间,不知道你是否也一样?

前三年,我在自家房子里粉刷了五个房间。头一个是卧室,我想定能在一周内完工。可工期竟拖到了一个月。

于是,粉刷第二个房间时,我该预估一个月的时间,对吗?

不对。

我寻思着,既然有了粉刷经验,那么顶多两周就可以了。但实际又花了一个月。第三第四个房间也一样。而最后粉刷厨房时,我竟用了一个多月。

每次准备粉刷房间,我都笃定一两周完成。尽管没一次少于一个月,但我都坚信下次会更快更容易些。

盲目的自信结出了不切实际的果子——计划谬误。当估计任务和项目的工期长短时,我们总难免品尝到它苦涩的滋味。

何为计划谬误?

1977年,“计划谬误”一词最先由心理学家丹尼尔·卡内曼和阿莫斯·特沃斯基提出,它指人们低估任务完成时长的倾向。

卡内曼和特沃斯基指出在制定预期计划时,人们倾向于无视历史数据。我们的预期没有建立在历史证据(粉刷房间总是需一个月)上,而是仅关注下一个任务的特点(房间小,不会花太长时间)。

2011年,卡内曼在《Thinking Fast and Slow》书中作了进一步阐释。他认为估计错误常可归咎于以下两个关键因素:

1. 没有考虑过去类似任务的完成时间

2. 大胆假设不会出现耽误工期的复杂情况

但好消息是如果我们弄懂了低估工期的缘由,那么我们便可以避免掉进计划谬误的陷阱里,制定更加实际的预期计划。

如何克服计划谬误

据美国项目管理协会(PMI)的数据显示,仅五成略多一点的项目按原计划时间完工。

低估房间的粉刷时间,其后果不过是一些生活上的不便。可低估工作中任务和项目的完成时间,其后果就严重得多。最好的情况是:自己或团队加班加点赶工;最坏的情况是:经费不够,利润不足,股东、领导、客户大为不快。

为防止低估时间给工作和生活带来的恶果,我们必须采取措施,不能仅凭直觉草率计划。我们最好运用以下六个预估技巧,科学地估计时间:

1. 使用历史数据

卡内曼和特沃斯基在1977年的论文中建议“向外搜索 ‘此类项目通常花费多长时间?’,不要仅着眼于内部‘特定问题中存在哪些特殊因素和困难?’”

如果你正为公司APP的一项新功能写代码,那么请回顾以前团队搭建和发布类似功能所耗费的时间。如果你正写一篇4000字的博客,那么请回想以前你写一篇类似文章花了多少小时/日子。然后,基于这些数据做估算。

当然,第一步你需要收集数据,以便以后做估算派上用场。

如果你独自工作,简单的办法是运用具有时间追踪功能的APP,用它记录不同任务的完成时长,若下次需要估计时间,便可参考它的报告数据。如果你是团队作战,那么你可能需要项目管理软件了。这些工具提供了多种方法(如时间追踪和甘特图),记录团队完成不同类型任务和项目的所需时间。

2.请旁人为你预估

1994年,美国心理学协会(APA)出版的《人格与社会心理学杂志》公布了五项调查研究的结果。

这些结果不仅证实了卡内曼和特沃斯基提出的人们易于陷入计划谬误,同时也发现了某些奇特之处:为自己估计任务完成时间不在行,可为别人估计任务完成时间却相当了得。

当问及研究人员某人完成任务需要多长时间时,他们很可能参考历史数据来做估算。而且即使没有可供参考的历史数据——研究人员从该任务执行者处直接获知所有信息——他们的估算比起实际的计划制定者要保守得多。

因此,不要试图自己估计任务时间,不妨征询朋友或合作伙伴的意见。毕竟对于自身能力,我们易于乐观看待。

3.预估时间范围,或设定缓冲时间

项目管理中常常引用唐·拉姆斯菲尔德的一段话:

有的事情众所周知;它们是我们了解的已知事情。有的事情我们自知未知;它们是我们已知的未知事情。但还有未知的未知事情,它们是我们尚不自知的未知事情。

在预估任务或项目的时间时,你需要做全盘考虑。有的事情你知道将会发生,有的可能发生,而一些可能发生的你却从没料到。

为解释这种不确定因素并制定更佳的计划,项目经理有时运用不定度圆锥。不定度圆锥旨在表示估算当时的预期可能变化范围。在项目伊始,你知之甚少,项目的实际完成时长可能在原预期的四分之一到四倍之间。所以,如果你认为一个项目需花费两天,那么它实际可能需要半天到八天时间。

但随着项目的推进,你了解的情况越多,该变化范围会缩小。直到项目的最后,也就是项目完成的时候,你才能准确无误地说它花了多长时间。

不定度圆锥可以为制定更合乎实际和更准确的预估提供多种选择。第一,通过绘制当前在圆锥中所处的阶段,你可以制定预估范围。若你对项目要素知之甚少,你可以把预估值除以四得出范围的最小值,乘以四得出范围的最大值。然后得到预估范围(比如,我认为项目将花费1至16天)。

如果你不习惯用预估范围,那么你可以用该范围的最大值给未知因素留下周旋的余地。毕竟原始预估数据很可能比较乐观。

4.使用三点预估技术

三点预估技术要求识别三种不同的数据,从而迫使你面对可能的乐观情绪:

1. 最佳情景预估

2. 最坏情景预估

3. 最可能情景预估

鉴于我们倾向于乐观估计,所以最佳情景预估类似于原始预估;最可能情景预估可能建立在完成相似任务的历史数据之上;最坏情景预估应该考虑万一情况不妙可能耗费的时间长短。

获得上述三个数据之后,求平均数,得到预估值。

5.计算偏差比率

首先通过直觉估计近期几个任务的完成时长,并做好记录。之后查看各任务的实际完成时长。接着分别把各任务的预估时长和实际时长累加,将实际时长总值除以预估时长总值,得到偏差比率。于是,为提高预估的准确度,你可以用原始预估乘以偏差比率。

6.利用“低谷期”

丹尼尔·平克在其著作《时机管理:完美时机的隐秘模式》中探讨了生理时钟如何影响我们的情绪。他发现生理时钟不仅控制着我们一天中最精力充沛和最专心致志的时间点,而且还控制着我们最可能感觉富有创造力、积极性或消极性的时间点。

大多数人在午餐后进入“低谷期”。据美国研究显示,在“低谷期”中,人们更有可能产生消极感,良好的情绪处于当天的最低水平。在这种情况下,你的乐观度下降,有利于作出更切合实际的预估。

所以最后的预估技巧就是在利用“低估期”。多数人在醒后六小时进入“低谷期”,但你也可以等到疲惫或注意力不集中时进行预估。

最后,对比“低谷期”预估值和实际值,检验它们是否更符合实际。

理解计划谬误,提高预估水平

理解计划谬误有利于提高我们的预估水平。比如,下次粉刷房间时,我会把预计工期延长到一个月。我知道以前的预估时长是不够的。

最后,你可能还无法克服乐观倾向。但如果你能理解它并采取行动予以避免,那么你便可以防止计划谬误带来的不良后果,开始更科学有效地管理时间了。

编译组出品。

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