搞定跨部门合作,懂这3点就够了

职场木沐说 · 2018-02-27
跨部门协作总是难以推进?可能是你没有找对高效的沟通方法。

编者按:本文转发自微信公众号“职场木沐说”(微信公众号ID: mumushuo2017),作者:木沐,清华大学MBA、LinkedIn专栏作家、战略总监、10年以上知名外企高管经验;36氪经授权发布。

跨部门协作总是比同部门合作难以推进,可能是你没有找对高效的沟通方法哦。

在组织架构日益复杂的今天,靠一个人单打独斗完成工作或项目越来越难,也越来越不可能。

不知你是否留意过,无论招聘什么岗位,几乎所有企业都在强调“团队合作”。 这里的团队不光指的是同部门协作,要包括公司内部的跨部门合作,甚至是跨公司与客户团队一起工作。

那么,跨部门合作有哪些特点呢?

1、和部门团队合作不同,跨部门协作具有时效性,项目结束,项目组随之解散;

2、目标一致,为了实现既定目标共同合作;

3、由一个部门牵头,成员来自其他部门。牵头部门成员一般担任项目组负责人,或称项目经理;

4、项目成员基本是平级同事。项目经理和组员之间没有任何上下级汇报关系,无法使用行政命令要求成员,因此容易出现不积极、不配合的情形;

5、因为该项目只是每个成员日常工作的一部分,不同部门的本职工作量不同,所以完成效率不高。

正因为跨部门项目具有如上特点,要想使项目如期且高质量完成,就需要在沟通环节提高效率,否则,整个项目就会如一盘散沙,一再延误,拖沓不前。

搞定跨部门合作,懂这3点就够了

如何做到高效沟通?

1、项目启动时,需要将项目的目标,人员职责和时间表达成共识

在项目正式开始前,通过大家的集体讨论,明确该项目的达成目标和预期成果,项目组成员各自的明确分工和职责所在,任务列表分解以及合理的时间进度表。并根据这些内容完成整体项目计划。

这样做的目的是让大家在执行前,就对项目整体有个清晰的认识并达成共识,形成责任感和担当意识。而这些也都是后期大家对项目进行监督和回顾的基础,也是前提。

2、项目过程中,通过多种沟通方式,定期回顾和发现不足

项目启动后,要根据计划,把握项目进展,定期召开项目组会议,共同查看各项任务是否按期完成。这种会议可以一周一次,或者两周一次。

项目成员就各自负责的部分向大家汇报,进展如何;问题或障碍在哪;解决的方法或建议是什么;还需要哪些部门的支持;下一步各个合作部门的工作重点是什么;完成的期限又是什么等等。

搞定跨部门合作,懂这3点就够了

除定期会议,还可以通过邮件或微信群进行日常沟通,及时反馈。

对于未按期按质完成任务的“拖后腿”的人,进行适当提醒,或私下沟通问题出在哪里,达到督促有拖延的部门努力工作,赶上进度的目的。

项目进展中,如遇到重大困难和阻碍,或者意见冲突非常大,无法在跨部门项目组内部中有效解决的,一定要及时向上反应获得指示和支持,不要掩盖问题和矛盾,影响项目下一步进展。

3、项目结束时,举行庆祝仪式,激励和致谢项目团队

当项目如期结束,完成目标后,一定不要忘了,要根据项目影响力大小,举办不同规格的庆祝仪式,激励组员,感谢各个部门做出的贡献,并邀请上级领导参加。

这样不仅会使组员很受鼓舞,起到联络情感的作用,也有利于以后在进行其他跨部门项目中的积极配合。

跨部门项目的推动,其实对于职场人在组织中的发展特别有帮助,你既可以从中锻炼自己的项目管理能力,扩大个人影响力,积累更多人脉,也能获得更多的曝光机会和领导认同。

所以,千万不要等闲视之,敷衍了事,有这样的机会,不要嫌烦喊累,要牢牢抓住,全情投入,把它当成自己升职加薪的必经之路。

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职场木沐说特邀作者

清华大学MBA,战略总监,10+年外企高管经验。公众号职场木沐说(ID:mumushuo2017),专注于职场和个人成长领域研究。

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