答应我,以后把那些100页的PPT丢进回收站好吗

张良计 · 2016-12-14
我要造福写PPT的和听PPT的人

编者按:本文来自微信公众号“张良计”(ID:zhang_liangj),作者张良计,36氪经授权发布。

今天先讲个小故事。我做广告的时候看过一本书,叫《Perfect Pitch》,一本教你分析、洞察以及Presetation的好书,作者叫Jon Steel, 是个行业大牛,比现在很多的“吹逼”要有料的多。他在书的开头写了段故事,我拿来分享,作为本篇文章的开头。这书没有中文版的,所以只能现在翻译。

这是乔布斯的一个故事。当年乔布斯被逐出之后又被召回苹果,百废待兴。首要任务就是要重新建立苹果公司的品牌形象,重新获得消费者的信心。因此苹果发起了一项广告竞标,邀请了当时美国著名的广告公司前来投标。那时Jon和他的合伙人一起来到苹果公司听需求简报,招待他们的是市场营销部门的两名主管。双方在会议室落座之后,那两名主管打开PPT和投影仪,开始详细介绍了苹果公司的发展历史,目前的产品,市场竞争情况等等。不知不觉时间过去了2个小时,大家听得都很疲惫,Jon回忆说“那个时候我只希望面前有一杯咖啡,其他的我什么都不想要也不想听,我不知道这两个人还要讲多久,但无疑我一个字都没听进去。”

待到这两个主管讲完,时间过去了3个小时。然后乔布斯风风火火地进来了,他的第一句话是:”刚才那两个人讲的东西你们可以当耳边风。”(哎呀乔老爷你那时就这么屌了啊!—这句话不是原文)。

接着乔布斯找来一只黑色水笔,在一块黑板上画了13-14个方框,各自代表目前苹果的业务部门,然后把它们一个个打上叉,代表过去乔布斯把它们一个个关闭。最后只留下来两个方框,一个叫G4,一个叫iMAC。然后乔布斯面向Jon和他的合伙人,说:“这是我已经做过的事情,那么现在我需要你们做的事情是什么呢?是感谢。感谢那些从始至终一直和支持和信任苹果的消费者们。我们是一个打破旧习的公司,而这些人就像我们公司一样,他们喜欢变得与众不同,我觉得我们需要找到这些人,然后告诉他们,我们和你们一样,谢谢你们一如既往地支持我们。”

乔布斯用5分钟解释了自己的公司战略,然后用60秒阐述了这次广告竞标的目的:对于支持自己的消费者,进行一次公开的感谢,重新提升消费者对苹果的信心。

再然后,你们就看到了那部被奉为经典的苹果广告:Think Different.

答应我,以后把那些100页的PPT丢进回收站好吗故事到这里告一段落。接下来跳tone比较大,那么我今天要讲的主题就是:

以后做PPT不要动不动就上百页了好吗!

自从PPT这玩意儿被发明出来以后,大小公司全部用它来做方案,做汇报,做研究,连现在出轨找小三道歉都能用PPT。但我实在是搞不懂,为什么现在工作中动不动一个PPT就七八十页上百页,写的人累的要死,看的人也累的要死,你们真的需要这样以爱的名义相爱相杀、彼此折磨吗?

通常而言,PPT分为两个大类:

1. 用来看的

2. 用来听的

第一类PPT,在战略咨询公司用的较多。这种PPT相当于《故事会》,你全看完基本上要花1-2个小时,因为里面会有大量的信息、数据以及结论,价值连城,一份没个一两百页都不好意思出去打招呼。这一份PPT市价基本上都是100万人民币起跳(所以你看咨询公司多赚钱啊!),它们一般长这样:

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但是噢,今天我们不讲这一类,因为大多数人一辈子都不会去写这种。

第二类PPT,在除了咨询公司之外的所有公司都会用的很多,这种PPT一般用来做需求简报,做工作汇报,做方案呈现,做计划排期,做案例研究,做信息分享等等,目的是给上级请求批准,给下级下达指令。换句话说,这种PPT才是你们的日常啊!

然而让我非常迷惑不解的是,很多人做这种PPT做的篇幅和第一种一样,我很想说“你们老板付你们这么多钱了吗?”

当你做给人听的PPT时,有两条原则:

原则一:一个正常人,除非他喝了3罐红牛,否则他能够专注听PPT的时间不超过30分钟。

原则二:一个正常人,在听你讲PPT的时候,更多关注的是“你”,而不是PPT。

这两条原则用大白话来讲就是:以后写这种给人听的PPT的时候,考虑一下听众的感受啊!

当一个正常观众最多只能注意你30分钟的时候,你的PPT撑死不要超过40页好吗?你想想,扣除掉开头Say hello和结尾Say thank you,一页起码讲一分钟吧。而更多情况,20页以内足矣。当你和大领导,什么VP,什么大区总监,什么CEO汇报工作的时候,10页以内不能再多了,因为他们都很忙,没空听你哔哔哔,所以请把核心重点列出来,其他的废话全部删掉。

这时有同学问了,那怎样写这种精炼的PPT呢?

方法很简单:列提纲。按照这样一个逻辑顺序来理清你的思路:

1.我们的目的是什么?(这是最重要的,把这个想清楚,下面就轻松很多)

2.现在遇到的挑战是什么?

3.我们做了哪些事情?哪些是有效的,哪些是无效的?为什么?

4.接下来需要解决的问题有哪些?

5.我们怎样解决这些问题?

6.解决这些问题的过程中会有哪些困难需要克服?

7.我们怎么克服,需要哪些资源配合?

8.我们的时间计划安排是怎样的?

9.还有什么其他需要注意的重要信息?

10.去写吧~

列提纲真的是一个非常好的习惯,在你动手写PPT之前,先把整个PPT的逻辑和重点信息罗列出来,搭好骨架以后再去把各个板块填写完整,这样能够大幅提升你的工作效率。我一般写PPT都会先用WORD写一个提纲,然后按照上面的项目一个个去对应找资料和编写。这就像你盖楼房一样,先有蓝图搭地基,然后再一层层往上盖,从始至终你的主线都是清晰的。

假如你现在要做一份市场传播方案的PPT,你的提纲可以是这样的:

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答应我,以后把那些100页的PPT丢进回收站好吗这是通用的这类方案的提纲模版,具体还需要根据实际情况进行调整:比如有的板块不需要着重讲,有的板块需要重点阐述,有的几个板块可以合并在一页等等,这都要根据方案的目的来调整。按照这个思路把正确的信息放在正确的地方,这就避免了你做很多无用功,比如那些听众不想听而你写起来也很费力的东西。这样原本100页的PPT你发现其实只用二三十页写完,因为很多信息可以并列在一起,很多信息是和主题无关的,很多信息是重复的,很多信息是可以精简的,甚至很多信息都可以放在最后的参考里,不用展示出来。

那如果是做给领导汇报工作的PPT又是怎样的提纲呢?可以参考下面这个提纲:

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答应我,以后把那些100页的PPT丢进回收站好吗关于工作汇报的PPT我稍微多说几句。老板们,特别是很高级的老板们,他们不喜欢看废话,他们喜欢看数据!!!所以把你工作中那样亮眼的,拿得出手的数据,统统加大加粗。然后多余的话,五句变三句,三句变一句。时刻记住你的听众时间很宝贵他们分分钟几个亿上下啊!

对于原则二,记住当你在给听众做presentation的时候,PPT只是你的辅助道具,重点是你这个人。如果你只会照着PPT上的字念的话,那么无疑你的presentation是彻底失败的。因为大家会觉得“我自己看这PPT就好了啊,干嘛听你讲。”

会做presentation的人都会脑补自己在演戏。没错,presentation就是演戏。你要在现场,通过你的语言,肢体动作,语调和PPT充分调动起现场观众的兴趣,让他们跟随你的节奏在接下来集中精力的30分钟内完整地传递出你的观点。这个需要通过平时大量的训练。多培养自己的口才和临场应变能力,多去看演讲达人的现场或者视频(强烈推荐历届乔布斯主持的苹果产品发布会),这是一个日积月累的过程。以下是我的一点小经验,供大家参考:

第一:

首先确定presentation的时间长度,然后规划你的PPT篇幅。通常不会超过半个小时,你摊开来算一分钟讲一页,那么30页左右最合适。如果有些地方需要着重讲的,那酌情删减其他重要度不高的页。

第二:

每一页PPT,都写一段台词。我的习惯是,将每一次Presentation当作舞台剧,开场白,过渡句,转折等等这些承上启下的关键点全部标注在PPT的对应页码上。每一页的台词不超过5句。当你把台词写完之后,自己照着念一遍然后对时间,将时间控制在观众有效收听的范围内。

第三:

准备几个习惯性的演讲动作。比如讲到重点,讲到转折,讲到即将结束,给自己配几个标志性的动作:比如摊开双手,比如伸出手指指向重点等。推荐大家去看乔布斯的各种演讲或者TED演讲,里面有很多值得学习的动作细节。

答应我,以后把那些100页的PPT丢进回收站好吗第四:

最后,反复不断的排练。我第一次在学校进行演讲的时候面对2000个人,花了4个小时在家排练演讲时间只有15分钟的内容。从台词,语调到肢体动作,走位,面部表情,全部对着镜子演练,直到自己满意为止。这是临场前,最有用的一条经验。

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