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石墨文档CEO吴冰:疫后高效复工指南 | WISE2020新经济领峰者大会

刘宇航 · 2020-04-01
数字化办公将是未来企业管理方向

为了帮助优质企业发声、帮助行业探索者寻找方向、帮助业务需求方进行有效的对接,36氪推出了首个新经济行业“线上”大会——WISE2020新经济领风者大会,其中首场主题大会企业服务峰会于3月31日和4月1日举行。活动邀请了关注企服赛道的知名投资人和行业代表企业,分享最新的行业洞察及解决方案,向市场展示企业服务在商业领域的基础设施功能,并借助社群交流,帮助产业链上下游企业实现有效对接。

疫情期间,人们的工作方式“被迫”从线下转移到了线上,而这次的集体在线办公暴露出企业很多管理方式的问题,例如线上沟通不畅,会议效率比较低,个人和团队绩效无法衡量,时间利用不合理,没有做好时间分配和时间管理等。石墨文档创始人吴冰认为疫情激活了在线办公工具的市场,而在未来即使疫情过去,数字化的高效管理也将是企业的发展方向。

以下为嘉宾演讲实录,经36氪编辑整理:

大家好!我是石墨文档CEO吴冰,非常高兴能有机会在今天的新经济领风者大会跟大家有这样一个分享。今天我分享的主题是疫后如何高效复工。

疫情初期我们经历了所有员工必须得在线上办公的情况。可能很多团队或者公司都会实际上是比较喜欢面对面的,因为不管是出差还是开会,面对面更方便、效率更高。而线上的语音沟通,不能面对面把握情绪变化,容易引发争执与误解;没有设置会议流程,会议时间过长。在绩效方面,OKR/KPI设置不清晰,工作任务不能具体到个目标管理不清晰会导致员工产出不可控。

这次疫情逼迫很多公司或者团队用远程在线的方式去办公,不管是视频会议还是文件文档都会变成一个在线的形式,这也是给我们一个更多体验在线办公、远程办公的机会。

我们认为提高线上办公效率,以下几点非常重要:

  • 用好在线办公工具

在线办公和远程办公最重要的一点是打破了大家平时能够在公司见到同事进行面对面沟通,直观感知到大家工作的状态。这个时候以一种每日站会(站立式会议)的形式,或者以周、月的形式来进行管理和汇报是非常重要的。每天固定在线上交换信息、以日报、周报、月报的节奏复盘将是一种很有条理的管理方式。

那么首先企业需要规范化流程管理,制定特殊时期员工标准操作手册,特殊时期的规范化流程可以指导员工行为,帮助员工快速进入工作状态,高效复工。同时在线办公流程的规范化、标准化可以帮助企业降低管理难度,提高管理效益。

  • 做好精细化管理

第一是目标管理。明确具体的目标管理对于线上管理方式非常重要。而具体来说,目标管理需要明确团队和成员目标。企业负责人和团队负责人首先需要制定适合公司的OKR/KPI。

同时需要拆分进度,把定性文字翻译为定量的数字化,让团队各自有好的任务分配到,并且有好的owner去带领。

第二是沟通管理。我们需要注意打通内部沟通渠道,提高沟通效率。另外设置在线会议看板,明确会议议程和会议目的,做好会议记录,会议后进行跟进执行。例如在开语音视频会议时,可以使用在线文档分工协作共同编写,提升记录会议要点的效率。

在这样的执行情况下,团队的HR或者辅助部门的HRBP可以将精力用在其他更重要的方面,这样就能保证整个团队不管是在远程办公还是在线办公,都会有很高效的管理,同时把握进程。

第三是汇报管理。明确对人、对事的汇报原则十分有必要。通过对项目进展的及时汇报,明确执行进度,修正工作,获取所需支持资源,同时以日报、周报、月报的形式对工作进行阶段性总结和复盘。

第四是员工个人管理。提高员工在线办公工作效率,明确时间规则,确保员工工作时间的自主性和灵活性,同时帮助员工做好空间、时间、心态的自我管理。

利用线上办公工具,精细化的工作管理环节将保证整个机制的良性运转。

宏观环境反映管理思维 在线工具市场空间可观

2017年全球云市场中SaaS产品的市场量级就已经达到了586亿美元,2018年中国SaaS整个规模是243亿人民币,占整个海外市场的十五分之一。这个对比,不仅仅说明这个市场的需求,更反映出我们对SaaS产品的应用与管理习惯是有差异的。

举个例子,2018年平均每家美国企业客户在SaaS上面的花费可以达到34万美元,但是中国SaaS企业可能每年只投入11万人民币。但是2019 年中国公共云服务收入增长率达到33%。所以通过运用在线工具来让工作流程与管理会更高效的市场有非常大的提升空间。

疫情加速新型工作方式 在线办公服务范围广泛

当然,在线办公的这些工具其实是渗透在方方面面的。不仅仅是项目管理,内容管理、看板、报表等等这些方面,大家使用的个人任务管理、时间管理,基本上都可以在这些在线文档或者表格上实现,这将从基础层面提高团队或者整个公司运行的效率。

我们觉得疫情期间实际上给了整个中国市场上很多的企业和团队重新去看待我们以前一些办公的方式。我们“被迫”在云上进行办公,虽然是一个被迫的形式,但是也是一个机会去思考视频会议、云开会,云文档办公的工作方式。其实我们会发现,云上办公的效率在某些时候不一定会比实地面对面开会的效率低。

所以不管是对于一些小型团队和一些比较大型的企业,重新思考效率沟通和管理其实是一个非常重要的事情。我觉得这是一个非常好的机会,让大家去重新看待整个市场,重新来了解这个工作方向。

对于石墨来说,2019年是加速的一年。全年营收增长了近 7 倍,金额续费率达到 120%,美国知名的 SaaS 企业 Slack 是130%。而在疫情期间新增用户量和企业注册数的增长在 6 倍左右,这就是石墨的成绩。

无论对于SaaS还是在线办公,2020年石墨还是有非常多的机会。

疫情过去之后,大家会慢慢恢复到原来的节奏,但是云办公市场仍然蕴含很大的机会。用户和企业都开始去更多的关注办公效率,更多地去关注云端办公、在线办公这样一个机会。

希望今年可以继续前行,能够在未来做得更好。




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