金山文档负责人汪大炜:企业增效第一步:办公升级2.0|WISE2020新经济领风者大会

李晨 · 2020-04-01
疫情催熟在线办公,金山文档是金山历史上成长最快的产品

为了帮助优质企业发声、帮助行业探索者寻找方向、帮助业务需求方进行有效的对接,36氪推出了首个新经济行业“线上”大会——WISE2020新经济领风者大会,其中首场主题大会企业服务峰会于3月31日和4月1日举行。活动邀请了关注企服赛道的知名投资人和行业代表企业,分享最新的行业洞察及解决方案,向市场展示企业服务在商业领域的基础设施功能,并借助社群交流,帮助产业链上下游企业实现有效对接。

疫情之下,人们日常学习和工作场景从线下切换到线上,远程办公需求激增,作为协同办公的重要工具之一,在线文档的需求被迅速放大,成了上班族和学生党的必备应用。金山文档2月4日月活过亿,2月20号左右月活超过两亿,是金山历史上成长最快的产品。疫情催熟了企业数字化,相较于传统的办公方式,在线办公并不只是一时之需,而是更高效、更有助于团队协作的信息化办公方式。走向企业信息化增效的第一步,就是办公升级。

以下为嘉宾演讲实录,经36氪编辑整理:

汪大炜:我是金山办公旗下金山文档的负责人汪大炜,很高兴参加新经济领风者大会,来和大家分享金山文档看到的整个市场的变化。我的分享主题是——企业增效第一步:办公升级2.0,这也是我们一直在思考的事情。

这次疫情给金山文档带来一次很好的机会,根据在用户中开展的访谈和调研,我们发现疫情期间,大家对远程办公、传统办公方式变化的认知都被进一步推动,比我们的预期快很多。

可以发现,用户使用金山文档的场景非常多,比如企事业单位里上报员工的健康信息、体温信息,社区工作者做返乡人员的信息排查。随着复工趋势越来越明显,企业的员工们对远程办公、远程协作的需求也逐渐增多。到今天,在中国有大量的老师、学生需要在家里授课、学习,这部分用户也使用金山文档来安排他们的课业。

整体来看,金山文档的使用增长超乎我们的想象。这是第三方的数据,可以看到在疫情期间,整个趋势的增长非常明显、快速。截至2月27号,在线编辑的用户增长了6.5倍,这里还不包含大量的基于分享查看的用户。

很多伙伴对金山文档的了解可能并不多,金山文档在2018年才正式发布。金山办公旗下有两个品牌,一个是WPS,WPS大家比较熟悉,也是使用量最广的,它对标的是微软的Office,WPS的用户规模已达到每5个中国人就有1个在使用。

而金山文档是面向多人文档协作的产品,对标的是谷歌的Google Docs。截至2020年3月2日,金山文档的用户月活突破2.39亿,这个增长超乎我们想象,从数据上看,从1亿到2亿仅花了不到一个月,这也是在协作过程中产生的裂变效应。

金山文档的主要功能有一部分大家都知道,就是文字演示、表格、PDF,能提供基础文档多人实时协作编辑的能力。同时,它还有很多细分领域的小产品,比如表单,产品定位是如何在移动端快速、安全地收集用户信息。

这个截图就是一位用户使用我们产品收集的学生相关的信息资料,来做后续疫情防控的统计。

此外,金山文档还提供会议功能,可以在文档上开会,帮助用户更多地关注文档本身。前段时间,金山文档也开了一次媒体线上沟通会,叫“不见面沟通会”,就是在金山文档上举办的。

我们一直在探索对于整个团队的帮助,我们还能做些什么——日历,我想是不可或缺的部分。日历和其他产品的定位不太一样,我们希望通过团队的分享、协作来完成团队日历相关的产品。

整体来说,我们可以看到金山文档的整条业务线,都是基于如何帮助用户进行多人团队协作。

说回疫情期间,用户对远程办公、协作的重要性认知及理解都发生很大变化。

在疫情之前,还有很多用户没有进入更高效快捷的协作方式,比如在一个小企业中,可能会把文件统一归到一台机器上,不同的人通过更新版本,去记录这是V1版本、V2版本、V3版本。员工在群里说,我要更改这个文件,大家等我一下,通过这种方式来避免冲突。这其实是非常低效的,而疫情让大家感受到,在线文档协作能大幅提高企业办公的效率。

接下来,我举几个金山文档用户使用产品的案例。

第一个方面,在文档协作中,表格协作很困难,它的数据量非常庞大,而且每项数据之间的关联性可能并不强,它可能产生的影响和覆盖非常广。在很多中小企业里,员工都使用资料表来维护核心用户、合作伙伴,记录相关资料。

传统的方式是要不断地解决冲突,不断地查看版本的覆盖、合并过程中的疏漏。而现在,多人表格协作能帮助用户更好地解决问题、提高效率。

以前单线程的表格操作,现在变成了多线程并进,无需考虑更改的数据会不会覆盖,而且所有过程都有历史记录,可以回溯版本相关的内容,用户体验上就能减少很多以往沟通、传输的方式产生的不便利。

第二个方面,当一个文档进入到业务系统里后,很重要的一部分是大数据处理。

金山文档基于原来对文档的理解,提供了很强大的计算和数据处理能力,可以直接在云端处理1G大小的文件。同时,我们有百万行的数据规模,据我所知,一个企业一年的数据大概是几十万行到一百万行,金山文档可以很好地完善在整个过程中产生的数据。

通过协作,可以将很多任务进行拆分,把很多表格给不同的人处理,最后需要汇总的时候,跨表的引用可以让原本复杂的业务拆解并行下去,更好地帮助整个文档的数据记录和处理,可以让每一个领域下的人专注地去做相关的事。

最后回到宏观,金山文档可以帮助我们将需要的内容和信息进行汇总、分析和再次加工。

到这一阶段,金山文档有了文档协作、大数据处理,用户会希望我们能帮助他们更好地解决业务流程中的一些环节。

金山文档可以快速搭建满足业务需求的一个小系统,用户通过金山文档的表单去录入数据,通过金山文档的表格汇总、处理这些数据,最后生成分析。

举个例子,很典型的基于电商的仓储管理和入库管理的一个小系统,其实很简单,门槛很低。因为我们发现用户整体的信息化水平、能力还不高,他们需要更简单、更容易接受的方式,帮助他们更快捷地完成业务中的事。

所以我们针对这类场景还提供了类似扫码输入的功能,来快速帮助用户搭建他们自己的简易的流程。

对于企业来说,协作能很高效地帮助他们去做一些事情,提升目前基础的办公效率。

同时,企业还关心另一个问题——文档的安全。因为数字资产的安全,对于一个企业来说是重中之重。

所以金山文档一直致力于帮助企业解决他们的信息安全问题,尤其是文档信息的安全。通过金山文档可以帮助整个公司管理自己相关的文档数字资产,来防止人员流动或文件留在本地无法同步等情况。我们认为企业信息安全的第一步是把公司的文档资产统一管理起来。

之后要考虑的问题是,是权限的管控。公司的机密不是谁都能看,谁都能编辑的,所以金山文档通过权限的分享,以及每一层目录结构精细化的权限设置,来帮助企业管理自己的文档。同时,也防止了公司文档的外露与泄密。

我们整个权限管控是非常精细的,除了能管控文件,还可以管控文件某一个部分内容。比如可以设置一个区域不可编辑,这样不仅帮助企业完成信息安全的基础建设,同时也能帮助企业完善基础协作的建设。

还有一些遗漏的问题,就是文档生命周期的保护。当用户通过金山文档传到云端后,我们帮助用户对云端的文档进行加密,进行授权管理,这样就算文档再次被流传出去,比如通过下载,我们也可以帮助用户回收权限,来避免不好的影响,挽回不必要的损失。

以上是文档安全部分对企业信息化以及未来增效的影响。

如何更好地帮助用户增效?我认为金山文档一直坚持两个原则,兼容与开放,这非常重要。为什么这么说?我们大量的时间都是在跟文档打交道,跟数据打交道,跟内容打交道,在整个公司的发展过程中,沉淀了大量的资源和内容在其中。

如果需要帮助企业更快速地升级,兼容一定是最重要的部分。它让整个文档迁移的过程变得简单,成本变得很低,不需要考虑文件是不是兼容,因为用户只要将文档上传金山文档,就与实体文件在云端的表现一致。金山文档增加了更多的安全属性、协作属性,帮助用户更好地迁移到全新的模式。

最后,我们还坚持平台的开放。金山文档有开放的平台,帮助用户对文档进行更多操作,和企业的服务商一起来构建对用户或者对企业的服务。

举两个例子,比如一个ERP系统里,它的预算部分,或者输入部分,可以使用金山文档协作完成,通过金山文档的开放接口可以直接和ERP系统对接,ERP系统里就可以做更专业的事。

第二个例子,OA系统里有很多合同、流程相关的业务,用金山文档可以直接嵌入OA系统,把整个流程和文档、内容、合同等挂钩。

今天金山文档的合作伙伴中,有很多大企业和我们一起为整个办公协作SaaS服务贡献更多力量,比如阿里巴巴、华为、腾讯和百度

我们发现其实在中国有大量用户还是使用传统的办公方式,我们的使命是帮助他们提升一小步,让他们能从繁琐复杂的办公方式中解脱出来,变得更高效,以及帮助我们用户解决现有的信息安全问题。

所以基于这点,我们认为大部分企业增效的第一步是办公方式的升级,是文档的升级,把原有办公的方式先往前一步,那么沟通的方式、协作的方式,就会有很多不一样的变化。这也是我们的期望,金山文档让这一升级变得简单。

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