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5个小技巧,帮助你更有效地管理时间

神译局 · 2020-03-27
你可以立刻上手,看看效果

神译局是36氪旗下编译团队,关注科技、商业、职场、生活等领域,重点介绍国外的新技术、新观点、新风向。

编者按:你是不是总觉得自己没有时间?或者说觉得自己的时间全都浪费在了琐碎的工作上,没法去做自己喜欢的事情?好吧,也许问题并不出在时间本身,而是你缺乏时间管理的能力。作者在文中提供了5个时间管理的小技巧,其中包括提前计划、分清轻重缓急等等,希望对你有用。本文译自medium,文章作者Sinem Günel,原文标题How to Manage Your Time More Effectively。

图片来源:Brad Neathery on Unsplash

大多数认为自己没有时间的人实际上缺乏自我管理能力。

事实就是如此,你从来都不管理时间。虽然你不可能把一个小时变成两个小时。但是你确实可以通过提高自我管理能力和创造一个让你能够有效工作的环境来把一个小时当成两个小时用。

许多人抱怨自己没有足够的时间。他们一直处于压力之下,没有时间做自己真正喜欢的事情,因为他们总是匆匆忙忙地度过每一天。

我认识的几乎所有人都梦想着实现所谓的“工作与生活的平衡”。对许多人来说,这意味着最终能够将纯粹的快乐活动融入他们的生活。

大多数人不知道他们在做什么,但仍然抱怨他们没有足够的时间。

——Grant Cardone

大多数人之所以对时间产生误解,是因为它是一个相对概念。

我们都有过这样的感觉:有时候一小时感觉就像一整天,而有时候一个星期就像几个小时一样飞逝而过。

我们如何看待一段时间取决于我们如何度过这段时间。事实上,在99%的情况下,我们可以更明智地利用时间。

但我说的提高工作效率不是为了让你完成更多的工作。

相反,如果我们用更少的努力完成我们的任务,我们可以为生活中所有其他的事情腾出时间。那些能点亮我们心灵的事情,比如和我们所爱的人共度时光,追求自己的爱好,或者尝试新事物。

我们都需要工作(毕竟我们都不想居无定所、风餐露宿),追求我们喜欢的工作是一件有意义的事情,但是提高我们的效率同样有意义,这样一来我们就有更多的时间从事生活中的其他活动了。

1. 不要把日程表安排的太满

我是一个效率教练,除此之外,我每年还会做几个研讨会。到目前为止,我很高兴自己帮助数百名参与者提高了他们的工作效率。

我看到的最常见的错误之一就是把每天的日程都安排的满满的。我通常会要求我的参与者就他们平时的工作时间做一些自我反思,以了解他们在不同的任务上花费了多少时间。在做这个练习的时候,他们中的许多人都打开了自己的日程表,每次都令我大跌眼镜——他们的日程表安排的满满的。从早上8点到晚上8点一点空闲时间也没有。我一个旁观者都觉得压力山大。

许多人觉得干的活多了就会成功。然而,事实恰恰相反。

干太多的活不会让你有任何收获,尤其是如果你是一名企业家的话。

然而,专注地干活可能会改变你的一生。

所以很多人认为自己效率还挺高,而他们所做的只不过是匆匆浏览繁忙的日程表,没有任何实质性产出。

不要在你的日程表上填满大量的会议、事件和不必要的约会,你应该安排实实在在的工作会议,确保你有足够的时间来应对干扰。

只要你不在家里办公,并且几个小时都不关机,那么毫无疑问,你在工作的时候就会受到干扰。

然而,由于一些奇怪的原因,大多数人在制定他们的日程表时忽略了这个事实。因此,当他们面对干扰时,他们会感到压力,因为他们匀不出时间。

你该怎么办:

不要把每天的日程安排得太满。允许自己每天至少安排30-60分钟的时间来应对意外的干扰。我们都面临着分心的事情,即使你有好几天都没碰到这些意外干扰的时候,也最好预留出时间来。

2. 花点时间计划好你的每一天

几乎每个人都或多或少会做做计划,但只有很少的人会花足够的时间来计划他们的每一天。

大部分人会在工作之初就全身心投入到工作中去。然而,我们大多数人在日常生活中都会面临挑战,这时适当的计划可以极大地帮助我们保持专注和高效。

适当的计划可以极大地提高你的生产力和创造力。

明白自己的精力水平、自己可能面临的干扰的数量,在你的待办清单上分清轻重缓急,让你工作更有效率,保持清醒的头脑,而不是整个人陷入一种抓狂的状态。

你该怎么办:

每天晚上,花十分钟为第二天制定好计划。你很快就会意识到这对你每天的工作效率有多么大的影响。

不要随波逐流,要为每一天做好准备,确保你能掌控自己的工作或者生活。

至少,确定好自己的待办清单,整理好自己的工作环境,这样你才能在第二天早上顺利开始工作。

3. 分清轻重缓急

时间管理的大忌之一就是认为我们需要亲自把所有的事情都做了。

事实上,二八法则适用于我们一生的任何领域——只有20%的行为是真正重要的,剩下的时间都花在了没有意义的事情上。

想要解决所有任务是一件非常困难的事情。我们更擅长保持日程安排的完整性,让自己被一系列琐碎的任务缠身,但如果你想获得成功,这个样可不行。

如果你想提高自己的效率和改善自己的时间管理,你需要从根本上提高你判定轻重缓急和消除无关任务的能力。

你该怎么办:

我最喜欢的任务排序工具是艾森豪威尔矩阵(Eisenhower Matrix)。

它简单却非常有效。

事实上,你只需要问自己两个简单的问题即可:

  • 这个任务重要吗?

  • 这个任务紧急吗?

如果要做的事情很重要而且很紧急,你最好优先处理它。

然而,如果它既不重要也不紧急,你可以考虑完全不管它。

4. 消除干扰

我们生活在一个快节奏的世界里,几乎没有一分钟不受外界干扰的。

因此,为我们的高效工作时间创造一个无干扰的环境至关重要。

没有干扰,我们可以完成更多的事情。然而,大多数人已经习惯了不断地刷手机、查看推送和打扰同事,他们甚至不知道连续工作10分钟不被打扰是什么感觉。

然而,集中注意力对于在更短的时间内完成工作,甚至提高完成任务的质量是至关重要的

你该怎么办:

专门创造出一段不受干扰的时间,用它们来完成重要的工作。

在这段时间里,关掉所有设备上的通知,确保自己不会被任何人打扰。

如果你在一个大的办公室或开放式办公的地方工作,耳机是一个告诉别人你不想分心的好方法。

否则,“请勿打扰”标志可能是唯一有效的解决方案。

5. 先做重要的工作

哪一项任务对你今天的工作影响最大?

问问自己这个问题,然后你就会知道自己应该先做哪件事。

对大多数人来说,在新的一天开始的时候完成重要的任务更舒服。这主要是因为我们的精力和意志力在早上处于巅峰状态。

时间越晚,我们的精力就越少,处理棘手的任务也就越困难。

你该怎么办:

每天晚上,花几分钟想想第二天最重要的任务是什么。

一旦你知道了答案,就提前准备好一切,这样第二天早上一开始工作,你就可以立即处理这个任务。

译者:喜汤

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