搜索

在家办公一周,我发现3个值得深思的问题

张良计 · 2020-02-11
远程办公不仅是一次新的考验,更是一次自我反思和学习的机会。

编者按:本文来自微信公众号“张良计”(ID:zhang_liangj),36氪经授权发布

这段时间响应号召,开始在家远程办公。上周5天,算是全方位无死角体验了自由职业者的感觉。

然而在这期间,我发现3个平时在公司上班时容易忽视的问题,分享出来供大家参考,也从一个侧面反映出我们在职场上其实还有许多值得提升的空间。

下面进入正文。

第一个问题,也是我最明显直观感受到的,就是沟通效率急剧下降。

很简单的一件事情,需要翻来覆去反复说N遍才能把信息传递到位。

比如我们让设计师改一个东西,过去面对面沟通的时候,我可以给他看式样参考,告诉他哪里有问题,他改好以后我可以马上给反馈继续修改。

远程办公以后,一切都不同了。人还是一样的人,问题出在信息沟通的形式上。

我们用的是微信群组进行工作沟通,没有用飞书钉钉这类办公软件,但我想形式应该是大差不差的。

这些软件都是信息流沟通的形式。而这种形式,大大抬高了信息理解的门槛。

信息流的形式适用于日常朋友之间的聊天,因为这种沟通是伞状的,不太讲究上下连接的逻辑。最起码你不会聊着聊着想到一个什么事情,去翻聊天记录然后给朋友截屏问他这是什么意思。

可工作不一样,一旦对方对你之前讲的一些话产生疑问,是很容易忽略掉当下此刻你正在沟通的内容的。

打个比方,这就像你在做英语听力题,当你听到一个单词很陌生的时候,会停下来去想这个单词是什么意思,从而听不到后面继续在传递的信息。等你好不容易赶上后面的内容时,讲话的人已经在讲下一章节的东西了。

这种“追赶式”的理解行为,是个很有意思的现象:

线性的信息沟通形式,未必适用于线性的思考模式。

因为总会有分支情况出现,从而产生新的支线。当你进入新的支线时,主线信息的理解势必就会被降权。

而面对面沟通的好处在于,它的沟通不是线性式的,而是点状分布式的。

当出现一个问题时,你大可以花10分钟前前后后和对方讲明白,然后再进入到下一个议题。

此刻你的沟通工具不仅是口头文字,还有图像资料,视频,邮件,PPT,PDF,Word文档,甚至录音。多种辅助“道具”能迅速让对方全面了解来龙去脉,把事情讲透。

然而这种情况不可能发生在线上信息流沟通的情景里。

试想你如果看到同事在微信里一股脑丢出一大堆文件,然后让你自己去消化理解,你会是什么感受?

昨天我特意对比了一下team做同一件事情,远程办公之前和之后的沟通时间对比,发现后者差不多是前者的4倍。

这就给沟通者提出了一个全新的挑战,那就是在沟通信息之前就要预先想好对方听完之后可能会有什么疑问,并且在对方提出疑问之前就能提前解决。

用大白话来说,就是把对方提问的机会全部堵死,这样才能高效地把事情顺利推进下去。

另外一点,就是废话少讲,尽量不讲。

语言一定要精炼短小,什么必须说,什么不要说,心里要有谱。始终记住,当你打出的文字越多,就越给对方增加信息理解的成本。

切忌用大段大段的长句子去沟通,这种文字出现在屏幕上非常容易让人产生抗拒心理。

以上这些,考验的都是沟通者对一件事的全局把控能力。

这些问题放在过去可能没那么重要,可一旦变成远程办公,全都浮现了出来。

第二个问题,远程办公更适合任务安排型的工作,不适合启发讨论型的工作。

任务安排型工作的特点,是大家都知道接下来要做什么事情,那么按部就班去分配任务就好。

像宣达工作修改意见,调整项目规划等等都属于任务安排型的工作。通常这时只需要一个人来做主导,其他人聆听跟随即可。

这类工作最终都会有一个具体的、明确的结论存在。比如什么时候提交什么东西,哪个时间节点需要完成到哪个步骤等。

而这天然就适合远程办公的场景,因为一切都有规则可循。

线上办公,本质就是通过数字工具将这些规则进行智能模块化。这也是为什么许多远程办公软件在项目管理这一块做得非常好的原因。

像腾讯、阿里、字节跳动的远程办公工具,它们的功能开发(例如在线云文档,项目流程管控,工作群组)基本上都是围绕“如何高效地执行工作任务”这一目的来进行。

可启发讨论型的工作不一样。

这类工作并没有一个明确的任务存在,更多时候是通过集思广益来创造出一个新的思路出来。它不像任务安排型的工作是一条道走到底的直线,而是弯弯绕绕不停画圈圈的曲线。

比如我们曾接到一个客户的需求:

“疫情期间许多人都不去4S店看车了,那么汽车企业应该怎么做营销?”

这就是一个非常开放的问题。

如果通过在线办公软件来完成这次思考,就会遇到各种不便。

比如我前面提到的信息流交流方式,就很容易让人迷失在断断续续的文字和语音里。如果遇到说话半天讲不到重点或者喜欢打岔的人,就更增加了理解成本。

再比如大家在视频会议上遇到卡壳的问题一时陷入沉默,这时需要聚精会神思考对策。而此刻如果谁家孩子突然叫了一声“爸爸”,或者谁家的猫不小心打翻了桌子,都可能分散注意力,打断思路。

想要解决这种问题,你不可能去翻公司云盘上的文档,也不可能马上就写出一个大纲来布置任务,而是要搜集信息,进行讨论甚至辩论,中间还有可能推翻各种已经得出的结论。

此时黑板反而比电脑更好用。几个人拿上纸笔面对面的交流,比拉上十几二十个人的视频会议更高效。

这给到我的启示,是不要过分依赖于工具,你的大脑依然是最有价值的资产。

尤其是在信息过载,工具功能过剩的时代,一条独特思路的价值,往往能胜过几十个G的电脑文件。

纵使现在科技高度发达,什么都可以通过电脑和手机来完成,我们依然要保持专注,专注在那些工具所不能解决的问题上。

最后一个问题,在家办公是对突发状况处理能力的一次升级考验。

举个例子。

当你早上睡到自然醒,突然手机震动客户一个微信电话打过来,告诉你春节前的一个方案要修改,大老板后天要看。

此刻你赶紧爬起来联系项目相关的同事却发现,同事A昨晚熬夜刷剧现在酣睡正香,同事B封城在老家只能通过手机和你打字,同事C打电话找不到人......

以前在办公室,你跑几个工位就能轻松解决的问题,现在却变得无比艰难。

怎么办?

其实这回应了我以前一篇文章里提到的,你要不停提升自己的能力边界,不能只当一颗螺丝钉。

当你找不到A、B、C人的时候,你就需要扮演好A、B、C的角色,和客户斡旋沟通,同时快速在脑海里想好应急方案。

要做到这一点,在平时的时候就要足够了解A、B、C做的工作,以及对应的价值产出分别是什么,关键的时候自己要能够顶上。

此刻就不要纠结“这是不是我应该做的事情”,特殊时期少一点怪罪和不满,多一点包容和理解,能力强的人自然会脱颖而出。

尤其是对于职场新人而言,这个时候既是一次考验,也是一次展现自己的机会。

当所有人都聚集在线上工作时,“层级”的概念就在慢慢消融。

过去汇报一件事情需要层层审批,公司系统里要走半天。现在面对每天都可能有的突发状况,决策流程会被大大缩减。

有可能你和大老板同时在一个群里面,发生了什么事情,怎么处理,你有什么建议,可能产生什么后果,这些你的老板都能马上看到。

你的智慧,机敏,临场应变和责任心全都一览无遗。

而对于另外一些还没有意识到的人而言,这个时候就是一面“照妖镜”。

比如我在家办公这一周,就看到了许多人的另一面。

以前工作和私下里都不怎么会说话的人,远程办公的时候却能够有求必应,负责到底;而一些平时很会积极表现自己讨领导欢心的人,出问题的关键时刻却各种腾挪躲闪,无故失联。

这面“照妖镜”,照出了一些人的本性。谁是低调做实事,谁只是徒有其表,全部暴露了出来。

大多数职场人可能一辈子都没有经历过这么长时间的远程办公,这不仅是一次新的考验,更是一次自我反思和学习的机会。

这个时候积极响应工作安排,及时回复,不掉链子,不推责任,必要的时候搭一把手,就是最好的贡献。

我相信这话不仅对职场人有用,更对某些机构和部门有着警示意义。

以上就是今天的内容,希望给各位带来一些启发。最后祝大家早日返岗,开工无恙。

+1
12

好文章,需要你的鼓励

参与评论
登录后才能参与讨论哦...
后参与讨论
提交评论0/1000

请回复有价值的信息,无意义的评论将很快被删除,账号将被禁止发言。

文章提及的项目

下一篇

自主品牌们扎堆造口罩时,大哥吉利正在为自家汽车戴好N95口罩。

2020-02-11

36氪APP让一部分人先看到未来
36氪
鲸准
氪空间

为你推送和解读最前沿、最有料的科技创投资讯

一级市场金融信息和系统服务提供商

聚集全球最优秀的创业者,项目融资率接近97%,领跑行业