三项技巧,帮你短时间内提高时间管理能力

神译局 · 2019-11-18
最重要的事情,就是确保最重要的事情一直是最重要的事情

神译局是36氪旗下编译团队,关注科技、商业、职场、生活等领域,重点介绍国外的新技术、新观点、新风向。

编者按:时间管理能力的重心之一就是确定事情的优先程度,以确保自己不会在无关紧要的事情上消耗大量的时间。然后在此基础上做好长期和短期的权衡,并且有效地在日常生活中避免那些会浪费大量时间的琐事。本文译自medium,文章作者Danny Forest,原文标题How to Boost Your Time Management Skills Almost Overnight。

图片来源:Mike from Pexels

什么资源是我们所有人都拥有却不能主动求得的?

答案你可能已经猜到了,是时间。无论你是富有还是贫穷,时间对于所有人来说都是公平的,不管是身份高低财富几何,一分钟就是60秒,过去了就再也不回来。

生命其实比大多数人意识到的要短。善于管理时间的人往往比那些毫无意义地利用时间的人更容易成功。大多数情况下,我说的毫无意义地利用时间是指一个人把太多时间花在短期利益上而不是长期利益上。

下面这三项理念可以帮助你更好地进行时间管理,但是知易行难:

1. 合理应用Eisenhower矩阵

Eisenhower矩阵是这个样子的:

Eisenhower矩阵

我们可以将其分为如下四个象限:

  • 第一象限:紧急且重要

  • 第二象限:重要但不紧急

  • 第三象限:紧急但不重要

  • 第四象限:既不紧急也不重要

第一象限内的事情是你必须要做的事情,否则就会产生一大堆的问题。与流行的观念相反,你要把这一象限中包含的事情的数量降到最低限度。如果这一象限里的事情很多,只能说明你计划不周。当人们说自己很忙的时候,那是因为他们在这一象限里安排了太多的事情,或者他们认为自己有很多重要且紧急的事情要完成。

第二象限内的事情比较有意思。当你完成了第一象限活动时,你就该完成这一象限的事情了。任何有关个人成长的事情都可以放在这一象限里。很多人认为这些活动并不重要,他们错了。这些事情也许在短期内不那么重要,但从长期来看,它们会决定你是否能取得成功。

第三象限内的事情是你必须做的事情,但不要朝着你的个人目标努力太多。对你来说,它们比较乏味,也没有多少意义,但又因为它们比较紧急,你更应该把它们委派给别人去做。

第四象限内的事情你曾经认为是有用的但却一直拖延着没做的事情。当你知道自己为什么要这些事情时,你就能更容易地付诸行动,而不会浪费时间和精力去纠缠要不要做和为什么没有做。

所以,总体战略应该是:


  • 通过未雨绸缪和适当授权将第一象限内的事情数量控制在相对较低的水平

  • 增加第二象限内的事情。这一象限内的事情做的越多,出现的第一象限内的事情就越少。

  • 多跟那些能处理好第三象限内的事情的人打交道。记住,属于你第三象限内的事情可能属于别人的第二象限!

  • 适当关注第四象限内的事情,然后及时止损。多把精力放在第二象限内的事情。


2. 在短期和长期之间做好权衡

图片来源:Gustavo Torres on Unsplash

大多数人倾向于关注短期内对他们有益的活动。而我却恰恰相反——我几乎总是着眼于长远。这两者各有利弊。

关注短期收益有下列好处:


  • 你会获得即刻的满足感,觉得生活几乎事事称心如意。

  • 一开始压力会小一些。

而不好之处则在于:


  • 你会对延迟享受免疫,你倾向于放弃未来的收获,这限制了你长期发展的可能性。

  • 你会错过很多让你走出舒适区(错过了重要的人生机遇)的事情。


关注长期收益有下列好处:

  • 你会更加健康,养成更好的习惯。

  • 你会在以后的生活中变得更加富有。

而不好之处则在于:


  • 想等到延迟享受实在是真是太难了!你会觉得自己工作很努力却没有回报。

  • 如果你现在需要钱来维持生计,你就不能太着眼于长期。


那么,该如何在两者之间做出平衡呢?

这里没有一个放之四海而皆准的答案——这取决于你自己。但是,当你把你的活动安排在第二象限的时候,你最好额外花点时间去弄清楚这些活动在短期和长期内对你有什么好处。

事实是,最好的成长方式来自于之前的准备,这意味着着眼于长期其实更重要。所以,尽量少做一些能让你当前感觉舒服和满意的事情,这样你以后就能过上更好的生活。

我知道这对你们中的一些人来说可能很糟糕,因为你们花了太多的时间把精力放在短期的事情上,但现实是,即时满足并不能带来成长——只会带来成长的幻觉罢了。

3. 弄清楚如何节约时间

没有哪种节省时间的方法是一劳永逸的,但是知道总有一些适用面更广的方法可以节省时间,这会让你把更多的精力放在第二象限内的事情而不是其他事情上。反正下面这些事情千万别做就是了:

  • 2倍速看教学视频


  • 参加与你无关的会议

  • 在你困倦的时候解决最难的问题

  • 在不知道要做什么的情况下开始新的一天

  • 早晚高峰其实开车或者通勤

  • 为了省那么一丁点钱跑到很远的商店买东西

  • 在沙发前放一台电视

  • 打盹

  • 为了一些无关紧要的小事去学校或者公司


  • 没有回忆或实践你以前学过的东西

  • 即使对目标失去了激情,还强撑着

  • 不经常自我反省

  • 需要休息的时候不休息

  • 不听取他人的建设性反馈

  • 只考虑你自己

  • 大量地阅读这类文章却从来不付诸行动

所以我要强调的是:

最没用的事情就是高效地完成那些根本不应该完成的事情。

——Peter Drucker

找到值得做的事情——无论是短期的还是长期的——然后从Eisenhower矩阵的第四象限内的是事情节省时间,再投资于第二象限内的事情。真正高效的人就是这样安排时间的。

你一定能做到的!

译者:喜汤

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