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Intercom的开会之道,都有哪些最佳实践?

超级TOM · 2015-12-07
开会是一件经常被吐槽浪费时间的事,但开会也是每个公司都不可避免的事。关于如何开好会,我们可以学习这些最佳实践。

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编者按:关于如何将会议变得更好,社会化客户关系管理公司Intercom副总裁Paul Adams总结了一些最佳实践。

会议是一个成本很高的东西。每个人的工作时间都是宝贵的,花费时间开会占用了人们很大的机会成本,因为他们本可以用开会时间去做其他更重要的事情。但是,会议又是每个公司不可缺少的工作,因此如何提高会议是企业管理者面临的关键问题。

会议有好有坏,有的会议精彩绝伦,有的会议糟糕透顶。我曾经经历过一些极好的会议,会后每个人都有很大的收获,目标会比以前更明确,而且动力十足。

在Intercom,我们在会议这件事上做得并不好。我们的会议不糟糕,但也不精彩。我们现在正在努力做得更好。我们发现,其实这只是一个过程问题,我们完全可以把控它。关于如何开展伟大的会议,已经有一些最佳实践了,这是一个已经有答案的问题。

那么我们应该如何让会议变得更好呢?以下是一些标准:

1. 会议必须有一个负责人

此人的责任包括:

  •     主持会议。
  •     将与会者的注意力集中在讨论的话题上。
  •     确保会议准时开始。
  •     确保会议在预定的轨道上,在会议的过程中完成最初设定的目标。

如果你走进一个会议,却不清楚谁是会议的掌控者,那么你可以随时离开,去做一些对公司更有价值的事情。

2. 在会议开始时,告诉大家会议的目标

会议负责人在会议开始时,首先告诉大家会议的目标是什么,需要取得什么成果。例如,“我们需要就采用选项A还是选项B做出决定”。

会议负责人需要明确定义主题的范围。例如,“我们今天不需要讨论UI反馈。我们只需要讨论概念设计,以帮助我们在选项A和选项B之间做出选择”。

3. 会议结束时,要有非常明确的行动项,每个行动项有一个负责人和截止时间

随着会议的进行,会议负责人需要收集和记录下所作出的决定,需要完成的行动项,以及相关负责人和截止时间。

会议的最后一件事是会议负责人向大家宣布所作出的决定,需要完成的行动项,以及相关负责人和截止时间。这是为了确保会议内容没有被大家误解。

会议负责人随后必须将决定和行动项清单通过电子邮件发送给所有与会者,以进一步真正确保会议内容没有被误解

如果到了截止日期,项目没有被完成,行动项目负责人有责任向大家解释原因。

4. 其他的一些最佳实践

  1. 如果会议在规划的时间前结束,马上结束会议并离开!不要试图用其他随机想到的话题来填补时间。
  2. 如果你在开会,但是你觉得自己并不需要在那里。让人们知道你的想法,然后起身离开(除非有人想你留下来)。这样做,并不会有人觉得被冒犯。
  3. 如果你认为自己不应该在那里,就要做到能够随时拒绝,否则你会浪费几个小时,却不知道他们都在说什么。永远不要参加一个你不知道要干什么的会议。
  4. 会议永远不应该是一个决定被不必要地拖延的原因。如果有决策需要去做,不要等着开会去决定。如果你需要反馈意见或帮助,在一些常务会议之前,你就可以做到。

在工作中,时间是非常宝贵的。作为企业管理者,让会议变得更好,不仅是在节约你的时间,也是对其他人的时间的一种尊重。保证每一次会议都是好会议,你的同事会很感激你,而且公司里的每个人都会获益。

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