远程开会时,你为什么会 “开小差”?

学术头条2021-06-11
“老板,开会 “分心” 可能是有科学道理的”

编者按:本文来自微信公众号“学术头条”(ID:SciTouTiao),作者:张晓濛 Iris Zhang,编审:王新凯,36氪经授权发布。

自新冠疫情爆发以来,许多行业的工作方式都产生了巨大转变,其中一大特点就是远程办公变得越发普及 —— 甚至连教育、医学、心理咨询等一贯强调面对面接触的工作,都被迫从线下转为了线上沟通,远程会议的交流方式也逐渐进入了我们的生活。

对于很多 IT 工作者来说,办公室和家庭之间的界限也在这一年多的时间里变得模糊,大型科技公司如 Twitter 和 Quora 更是早已宣布允许员工无限期地在家办公。

尽管大大节约了通勤时间,但远程办公的工作方式也存在着效率和沟通成本方面的不确定性。比如,当公司在远程会议时,你会不会分心开小差?

为了了解工作方式上的短期转变将如何在长期趋势中影响工作文化,以及如何改进科技手段以提升工作效率,来自斯坦福大学、亚马逊公司、微软研究院、伦敦大学学院的研究人员进行了一项有关 “远程开会摸鱼学”的大型联合调查,深入讨论了工作者们在参与远程会议时的分心现象。

研究结果以《规模化分析远程会议时多任务处理行为》(Large Scale Analysis of Multitasking Behavior during remote meetings)为题发表在人机交互的顶级会议 CHI 2021 上,并获得最佳论文提名。

该研究收集了 2 月至 5 月的大型遥测数据集,包括 2020 年美国微软公司员工和 715 位工作者的工作日志等。研究结果表明,内在的会议特征如规模大小、时长和会议类型等因素与开会效果呈显著相关,很多工作人员会主动或被动地选择 “一心多用” 的 “多任务处理” 方式。

远程开会时经常 “开小差”?你不是一个人!

该论文采用定量与定性相结合的研究方法:一方面,研究人员收集分析了 2020 年 2 月至 5 月疫情前后全美微软员工在微软系办公软件上的行为日志记录(包括 Microsoft Teams 上的远程会议记录、Outlook 上的电子邮件收发记录、OneDrive /SharePoint 上的文件编辑记录)。另一方面,研究人员散发问卷,收集了 715 名微软员工关于远程会议分心的看法。

图 | 美国微软员工疫情期间远程会议时长、参会人数、会议种类统计分布

为确保在家办公的员工们依然能够协同工作,公司经常要召开各种各样的远程工作会议,然而,由于线上会议的礼节与到会场参会有着天壤之别。研究结果就发现,在约 30% 的远程会议中,人们会因电子邮件而分心;约 25% 的远程会议中,人们会因编辑文档而分心。如果参会者关闭视频或音频,人们很可能由于缺乏有效监督而 “随意” 干私活。

参加无需打开摄像头的远程语音会议时,很多参会者甚至不会从床上爬起来。更有些参会者在聆听会议内容的同时,一边进行 “多任务处理”—— 包括叠衣服,带孩子,锻炼身体等。

(来源:someecards.com)

而当摄像头打开参加视频会议时,尽管需要端坐在电脑前不能四处走动,很多参会人员曾进行网上购物,或者处理其他工作邮件、回复信息、玩电子游戏、看视频等。

不过,分心进行 “多任务处理” 也并不完全意味着工作效率低下。也有约 15% 的调查参与者表示,他们同时处理多项任务是在记笔记或查阅会议中讨论的文件等,这样的同步工作方式可以帮助参会者保持专注并且提升工作效率。

“老板,开会 “分心” 可能是有科学道理的”

实际上,在虚拟会议中同时处理多项任务也是一种正常的应对机制,可以保护人们的精神健康免受太多由虚拟会议带来的伤害。比如,视频通话时间过长会带来认知负荷,尤其是持续的近距离目光注视,可以导致视觉和精神疲劳。而分心可以有效缓解这样的认知负荷。

通常,在远程办公的过程中,召开远程会议的频率远高于实地办公室召开会议的频率。近四成的被调查者表示,他们不得不在会议期间工作。一位微软员工表示:“在开会的同时分心做其他工作是必须的,否则你无法完成所有的工作任务。”

研究人员通过使用微软 (Microsoft) 的 Workplace Analytics 活动跟踪工具来评估人们花在会议上的时间,以及会议中人们之间的关系等,发现人们在规模更大、时间更长的会议中会更频繁地分心。

图 | 通过回归分析,研究人员发现远程会议分心的可能性与会议长度、参会人数、类别、时间息息相关

研究结果表明,在公司完全远程化之后,员工每周的专注时间从 34 小时减少到 32 小时。相比之下,视频通话的时间从每周不到 1 小时猛增至 21 小时。每周花在电子邮件上的时间也增加了两个小时。此外,家里有孩子的员工通常比没有孩子的员工更容易受到干扰,而初级员工的生产效率通常会比高级员工低。

缺乏有效的监管和更少的道德压力也被视为是远程会议参会者分心的原因之一。

与传统的面对面会议相比,当人们在家里参加远程会议时,容易通过关闭摄像头 / 静音静音等方式,隐藏自己的参会状态。如果是在线下开会,在同事发言时分心会显得无礼,不尊重发言者,而由于远程会议时,被别人注意到的可能性变得更低,参会者就没有了这种文化和道德上的束缚。

事实上,在远程办公和远程会议刚开始进行的时候,一些参会者对同事甚至对自己本人在会议中处理其他任务的行为也往往会感到生气或有负罪感,因为他们也觉得不专心或者不礼貌。但是,一段时间后,随着人们逐渐习惯了远程会议的开会方式,大家对参会者的分心行为也就变得更为宽容 —— 工作人员也都逐渐意识到了在家办公的环境中可能会出现各种各样的干扰。

对如何提高远程会议效率的启示

随着疫情的控制,许多企业和个人都在考虑后疫情时代如何安全地返回办公室,或者给予员工一定的远程办公的自由。因此,深入了解人们在远程办公期间的工作机制就显得尤为重要。

如果前文提到的这一分析结果也适用于其他国家、地区、行业,那么也许回到办公室工作会更有利于那些更被远程工作的缺点所干扰的公司或个人。

比如,对于需要创新性和创造力的公司来说,让员工每周有几天回到办公室可能是必要的,因为研究已经证实远程会议并不能完美替代面对面的互动交流。同事间的即时对话和头脑风暴一贯被视为创新中的重要一环。然而,那种意外创新性的点子在大家都不够专心的远程会议中很难被激发出来。

远程办公时,接纳新的工作方式,合理的安排时间也显得尤为重要。

论文《规模化分析远程会议时多任务处理行为》的第一作者、斯坦福大学计算机系在读博士、微软研究院实习生曹瀚成说表示:“研究结果表明,雇主在远程团队的多任务处理问题上需要更灵活的态度。你的同事的眼睛偶尔飞镖在屏幕上可能并非出于不礼貌。”

很多时候,由于远程会议的数量和时长,个体员工的本职工作会受到拖累。因此,“人们似乎已经留下更少的时间去专注于他们的工作,因此逐渐习惯于通过开会时进行多任务工作来赶上进度。”

事实上,早在疫情的大流行之前,人们就已经有了多种与开会相关联的社会学问题,这些问题在远程办公的过程中更多地暴露了出来。也许,小组领导们在召开一些通报性的视频会议前也可以思考一下,通过一封电子邮件来表达会不会更加高效便捷。

参考资料:

https://www.microsoft.com/en-us/research/publication/large-scale-analysis-of-multitasking-behavior-during-remote-meetings/

https://www.wired.com/story/stop-looking-your-email-youre-video/

https://www.microsoft.com/en-us/research/blog/chi-2021-making-remote-and-hybrid-meetings-work-in-the-new-future-of-work/

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