“待办事项清单”用处不大,“ABCDE 法”才能让你一天高效

神译局2021-05-07
​待办事项清单会给人一种工作高效的错觉。

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编者按:普通的待办事项清单用处不大,甚至往往会让我们在小事里打转,而忽视最重要的事情。ABCDE方法是一个能取代待办事项清单的效率工具,能帮你真正安排好一天,朝着目标迈进。本文译自Medium,作者Jari Roomer,原标题为"Why I Stopped Using A To-Do List (And What I Use Instead)",希望对您有所启发。

一个普通的待办事项清单很难起到什么作用。尽管它是最流行的效率工具,但它有严重的缺陷。一个普通的待办事项清单的问题是:它仅仅是一个你想要在一天内完成的任务清单。

但问题是,不是所有的任务都同等重要。

与其他任务相比,有些任务会产生更重要的成果。这些具有高影响力的任务应该被优先排序,并首先完成。这是快速实现目标的关键。

1.  待办事项清单会给人一种工作高效的错觉

事实上,我们最容易拖延的正是这些高影响力的任务。因为它们通常更复杂、耗时、耗费精力。因此,我们倾向于把这些任务推到“明天”这个神奇的时间点上,我们宁愿做许多简单的任务,我们可以很快划掉我们的待办事项清单。这让我们感觉很好,让我们感到富有成效。

我来说,我曾经有一个包含24项的待办事项清单,完成其中的21项低影响的任务,我仍然会感到高效。然而,事实上,我并没有取得多大的进步,因为高影响力的任务仍然没有完成。他们总是被推到“明天”。

我认为我做得很好,但我只是让自己忙于许多没有多大影响的任务。这也解释了为什么我在创业的第一年努力工作(按照传统观念),却没有赚到一分钱。我学到的道理简单却深刻:

忙碌或努力工作并不等于取得进步或有效率。你可以非常忙碌却不高效,反过来即使你不是很忙,你也可以非常高效。

这一课完全改变了我的游戏规则。我发现,在我庞大的日常待办事项清单上,只有两三个任务真正起作用。这些任务为我的目标带来了最大的收入、影响和进步。然而,这些也正是那些我过去最常拖延的任务。

2.  你需要一个更好的效率工具

再一次,一个普通的待办事项清单可能会欺骗你,让你产生一种工作高效的错觉,因为你可能完成了清单上的很多项目,但仍然拖延了少数真正重要的高影响任务。尽管如此,你仍然感觉良好和富有成效,因为你做了很多事情。

这就是为什么一个普通的待办事项清单是有缺陷的,你需要一个更好的效率工具。在一天中,你不应该只被提醒所有需要完成的任务,你应该主要被提醒那些仍然需要完成的高影响力的任务。这几乎是唯一重要的事。

你可以疯狂地工作在低影响的任务上,比如回复邮件,不必要的会议,调整你的网站,回复即时消息,在社交媒体上评论,但做这些事永远不会让你成功。

是的,这些事让你很忙,但它实际上对你的总体目标有多大帮助?并不多。

另一方面,高影响力的任务,如产品创造,致力于你的销售渠道拓展,技能发展,雇佣或培训员工,增加你的受众和电子邮件列表,营销和内容创造贡献了最大的收入,影响或进展。

如果你想在你的领域中出类拔萃,并在更短的时间内获得更好的结果,那么这些高影响力的任务应该总是优先考虑。因此,我们需要一个有效的效率工具,提醒我们哪些任务最重要,哪些任务最不重要。

3.  ABCDE方法

在一年的忙碌中,我并没有真正的做到有效率,也没有得到想要的结果,我决定真正地学习高效。

就在那时,我偶然发现了ABCDE方法,这是一种由作者博恩·崔西(Brian Tracy)引入的效率工具。我喜欢称ABCDE方法为“类待办事项清单”,因为它看起来有点像待办事项清单,但它要好得多。

ABCDE方法只有两个步骤。第一步很容易:列出你今天想要完成的任务,即你平常的待办事项清单。

第二步有点难。你需要将字母A、B、C、D、E匹配到这些任务中。这些字母表示待办事项清单上每一项的优先级。

A-Tasks:

用字母“A”标出清单上最重要的项目。这些高影响力的任务会给你带来最多的收入,并使你朝着目标前进。换句话说,这些任务是你一天中最重要的。

如果你太长时间忽视这些任务,它们会对你的目标和整体成功水平产生严重的后果。因此,无论如何,你都应该把完成这些任务作为你的首要任务。在A项完成之前,不要让其他所有的任务分散你的注意力。

重要提示:通常,在你的ABCDE列表中,只有1-3项是真正重要到可以被认为是“A”的任务。严格把关什么是关键任务,什么不是。

B-Tasks:

给你的待办事项清单上重要但不像A任务那么重要的项目标上字母“B”。完成这些任务当然很好,但它们不应该妨碍你完成A级任务。

C-Tasks:

用字母“C”来标记那些不是很重要的任务。不管你完成与否,都不会对你的目标、事业或幸福有很大影响。只有当所有的A任务和B任务都完成了,这些任务才应该被完成。如果你拖延这些任务,那也没什么事儿。

D-Tasks:

给那些你可以(也应该)委托给别人的事情标上字母“D”,因为别人可以把这件事做得更快、更便宜或更好。有效的授权对于提高效率至关重要。你委派的任务越多,你就有更多的时间和精力来处理那些A级任务,这会带来更好更快的结果。

就我个人而言,我把所有的视频编辑和设计工作都委托给别人,这样我就有更多的时间和精力来制作课程、写文章和改进我的销售渠道。如今,您可以使用Fiverr或Upwork等平台轻松地外包任务。

E-Tasks:

把今天不需要做的事情用字母“E”标记出来,这样它们就可以从你的清单上删除了。记住,不是每件事都要做,很多事情都不重要。我发现,当你更专注于高影响力的任务时,很多低影响力的任务往往会消失。

你可能会有多个相同类别的任务。例如,你会有多个A任务或多个B任务。为了进一步根据它们的重要程度对它们进行排序,再给它们分配一些数字来区分重要性。例如,A1任务比A2任务更重要,A2任务比A3任务更重要,等等。

我建议你别再使用普通的待办事项清单,而开始使用ABCDE方法。记住,改变只来自于采取行动,而不仅仅是收集更多的信息。

译者:Jane


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