协同办公哪家强?这里有一份最全测评指南

光锥智能2021-04-29
18款产品五大品类,带你入门智能办公

编者按:本文来自微信公众号“光锥智能”(ID:guangzhui-tech),报告:刘柏杨,撰文:廖羽,36氪经授权发布。

放眼未来十年,我们刚刚站在智能办公的起点。

本报告由“Scale Partners势乘资本&光锥智能”联合发布

协同办公服务需求正在日益增长,已成为互联网巨头与创业公司做B端企业服务的平台级入口。

曾经,协同办公领域凭借移动、便捷、多人协同等特性,帮助个人、部门以及整个企业内部办公,提升静态信息管理、动态流程协作等事件效率,度过“PC个人静态信息存储”、“云端企业协作”两大阶段。

2020年,疫情催化企业大步跨入全面数字化,协同办公3.0时代随之到来。企业在这个过程中表现出对办公全面数字化、全产业链协同深化的迫切需求,可当下各类协同办公产品却鱼龙混杂,不便于企业选择。

Scale Partners 势乘资本&光锥智能联合发布研报《2020年中国协同办公行业洞察报告》(以下简称《协同办公洞察报告》),从当下纷繁复杂的协同办公领域中,遴选出18家头部产品进行测评,覆盖文档协作、远程会议、新型表格/数据库、云存储以及综合协作类的管理平台等五大产品类别。

中国协同办公生态图谱中主要玩家有哪些?五大品类18个产品,究竟哪家最强?

巨头与创业公司竞合发展

国内、外协同办公领域的产生,都离不开远程办公场景需求的产生。

1973年美国第一次石油危机爆发,让NASA火箭专家杰克·尼尔斯饱受通勤之苦,并提出“远程办公”概念。国内关注协同办公,也是从2003年非典横行开始的。而2020年新冠疫情带来长达数月的居家隔离,更是一剂远程办公场景“催化剂”,使得国内协同办公产品蓬勃发展。

据世界贸易组织数据,截至2016年底,全世界约有6.5万家跨国公司,平均每年增长29%。在中国市场主体内,除部分小型企业外,近8成中大型企业主体都在至少2个地区设立办公区域。

跨国家、跨地区企业的日常沟通和工作协同成为协同办公软件发展和完善的沃土,而且随着协同办公的实施场景就越来越多,该领域的产业形态也日渐成熟。

据《2020年办公行业发展报告》显示,中国2020年远程办公市场规模有望达到448.5亿元,同比增长65.5%;2021年全球范围内将有34%的员工永久居家办公,市场规模持续增长;到2023年,中国60%以上大型企业都会对远程办公领域进行投资。

协同办公领域在欧美市场逐渐形成五大产品类别:文档协作类、远程会议类、云端存储类、即时通讯类、微型数据库类,并涌现出众多成熟且庞大的标杆企业。

而中国市场的企业IM(即时通讯)已是互联网巨头的盘中之物,除此之外,协同办公领域在众多垂直细分的产品类别之上,还形成了多元化的综合管理平台,形成了“一综合、五垂直”的行业形态,以下为国内主要协同办公产品图谱(部分):

国内协同办公产品门类众多,但细细看来,不难发现其中有两股力量相互交织:一边是层出不穷的创业公司,而另一边则是护城河高筑的互联网头部公司。

据 Scale Partners 势乘资本&光锥智能研究,巨头代表队在协同办公领域的发展有两种路径:

一种是企业围绕产业链生态推出自研产品,这类产品多数会由企业内部试用后,再向外推广。

比如阿里巴巴“钉钉”的团队最早是阿里“来往”时期的IM;腾讯的“企业微信”也与其自身生态中的朋友圈、小程序、支付等连接紧密;字节跳动基于自身TO C产品经验和5万员工体验,推出轻量级协同平台“飞书”,也都是自身产业链+内部使用需要的产物。

第二种路径则是从工具性产品切入,逐步实现产品矩阵云转型的产品。比如网易2011年先做了网易云笔记,而后才开发的网易云协作、有道云会议等更办公场景化的产品,一步步形成协同办公产品矩阵。

与互联网巨头“双路径”相比,创业公司显然更加信奉“单点突破+场景为重”的原则。

方广资本董事总经理惠成峰在接受光锥智能采访时说,小而美,是创业公司的机会。 

据Scale Partners 势乘资本&光锥智能观察,多数创业公司如石墨、奥哲等,皆是由垂直领域切入市场,深耕专业,单点突破站稳脚跟后,再寻求多元化发展。“市场碎片化,巨头挤压强,创业公司的(办公)三件套、协作能力总有一端比较强才能生存下来。”惠成峰表示。

目前创业公司的业务规模和融资轮次普遍处于早期阶段,商业化落地尚在探索之中,而疫情之后资本热度升温,不少创业公司都拿到了融资。360收购亿方云、阿里收购Teambition、著名美元对冲基金Coatue领投石墨、腾讯投资小鱼易连……

巨头广招羽翼,创业公司融资频繁,资源和盟友成为其生存必须。仅2020年至今,就有石墨、Vika维格表、Treeelab、亿方云、 织语Ccwork、Worktile等数家创业公司传来融资消息。

Scale Partners 势乘资本合伙人刘英航表示,“云化、正版化、国产替代浪潮迭起,产业变革驱动行业加速。新一代协同办公产品作为企业数字化转型的变革工具,将会重塑企业办公及工作方式。创业者如果能把握住产业和技术变革机遇,以创新产品切入细分市场,打造独特竞争优势,将能成为协同办公领域新一代领军企业,并且掌握B端服务的入口。

最全测评:18个产品一次看完

从“协同”到“智能”,协同办公目前衍生出五大类别的产品:文档协作、远程会议、新型表格/数据库、云存储以及综合协作类的管理平台。综合协作产品主要是指解决多场景下远程办公需求的产品。

平台型产品评测

平台型产品领域中,国内传统OA厂商如泛微、致远互联华天动力蓝凌等起步较早,近几年很多互联网公司也纷纷入局综合协作类的远程办公产品。伴随着云计算、大数据和通信技术的快速发展,综合协作产品的发展也较快,涌现出如钉钉、企业微信、飞书、Welink等代表产品。

由于新型综合协作管理平台存在技术要求高、研发投入大、开发周期长等门槛,创业公司难以深入,而拥有强大研发及资金实力的互联网巨头往往更具优势。因此,本报告选取钉钉、企业微信、飞书、Welink四款新型协同平台产品的免费功能进行详细评测。

截至报告发布前,钉钉、企业微信、飞书及Welink针对同一企业的免费试用人数上限分别为3000人、1000人、500人及1000人(需电话开通),钉钉优势明显。因为企业免费试用人数上限高,有利于吸引不同规模的企业用户试用,从而提高用户基数和活跃,同时也体现了产品基础技术支持能力。不过大部分企业级用户通常都会获得不同时间的免费试用期,因此这个数据参考意义有限。

企业日常办公最常用、使用频率最高的基础功能分别是音视频会议、即时通讯、文档协作、云存储、日常审批、薪酬、请假、报销、打卡、日程安排等功能,此外还包括提醒助手、客服、发票助手、健康申报等辅助功能。

从移动端首页展示来看,钉钉的功能划分最细致,工作台聚集常用应用和功能;Welink首页展示也放出了最常用的几项功能方便用户翻阅,飞书直接在首页展示了全部应用,企业微信首页展示功能较少,需要用户自己点击查找。

四家产品皆具备音视频会议、即时通讯、云存储、日常审批等功能,除华为Welink以外,其他三家均支持文档协作功能。具体来看,在即时通讯工具上,各家差异不大,而在音视频会议、文档协作及云存储功能上,各家产品的差异开始显现,在后面对各垂直领域的协同办公应用测评中会作详细对比。

从辅助功能的数量对比,钉钉自身附带约30种辅助功能,例如打卡、签到、OA审批、日志、人事、员工健康等。此外,钉钉还接入第三方生态伙伴,打造应用市场,使得产品功能达到上百种。通过与生态伙伴共建导流的模式进行分成,形成了比较完整的平台生态链。

飞书自身附带约9种辅助功能,同样也打造了自己的应用中心,总体来看与钉钉应用市场中的数量与类别基本类似,囊括了企业日常办公场景所需的大部分办公应用,其中包括如OKR、轻流墨刀、扫描全能王等。OKR管理系统是目前飞书上比较火的应用之一,也是字节内部管理比较出圈的功能之一。

相比之下,企业微信与Welink则在辅助应用功能的数量以及生态建设上则稍显逊色。企业微信免费版本的拓展功能较少,Welink则只拥有自身附带的约16种辅助功能,没有额外的应用市场。

综上,我们关于四大平台类产品测评的结论是:

l 钉钉整体实力最强,产品矩阵完善、功能强大、基本满足中小组织日常办公需求,但功能叠加太多,页面呈现拥挤;

l 飞书的整体产品矩阵完善,基本满足中小组织日常办公需求,但整体功能深度和体验需进一步加强,文档、会议等功能偏弱,整体定位是一款轻量级的协同办公平台;

l 企业微信优势在于和微信之间的互通便捷,但细分功能偏少,打开多个应用导致办公窗口过多,略显繁琐,整体架构和功能深度需进一步优化;

l 华为Welink上线时间较短,功能矩阵尚不完善,竞争力偏弱;垂直功能应用整体体验不如其他三家和垂直领域的专业协同办公软件;

文档类产品评测

文档类产品的核心功能围绕“文档、表格、PPT”三项展开,主要体现在对三种文档类型的多人、实时的编辑、存储和分享中,属于协同办公领域的垂直细分类别。互联网巨头大多将其作为附属功能整合在综合协作类产品中,如钉钉、飞书等。同时像金山办公、腾讯等企业也会推出自己的文档协作产品,石墨文档等创业公司也在其中扎根,粗看已经有三种产品来源。

《协同办公洞察报告》选取石墨文档、金山文档、腾讯文档、语雀4种产品以及综合协作平台中的文档功能进行测评,对其中除有道云之外的4种产品将进行表格类和PPT类测评。

多人实时协作是文档协作类产品的核心。据官方信息,石墨文档企业版和金山文档没有协作人数限制,腾讯文档协作人数上限为200人,语雀则是10个团队。

除此之外,“多人同时在线编辑同一个文档的流畅度”也是测评的重要考核指标,这个要求不仅对于大型企业客户或者需要多人协同的企业尤其重要,也能直接体现出产品的技术能力和支持能力。据公开信息,石墨文档能够做到同一文档200人协作不卡顿;金山文档具体数据未知,但整体能力应当排在前列;腾讯文档由于其在腾讯内部的定位为轻文档,需求偏迎合C端,因此在多人协作层面的能力稍逊一筹;语雀在这一指标上同样表现不佳,仅支持10人左右同时协作不卡顿。

另外,产品们的功能性差异也较明显。钉钉的文档协作功能集成了金山办公的WPS套件,首页编辑栏、工具栏等一应俱全,整体感觉与office套件接近;企业微信只具备常用的几项功能,首页工具栏/编辑栏功能较少;飞书上传文档的界面类似于浏览网页,不显示编辑栏/工具栏,也没有页眉页脚等文档辅助功能,操作费劲,整体感觉不太友好。

另一方面,石墨文档上传大文件速度快,常用功能多、工具分类明确,协作及分享入口在页面右上角可以清楚看到;金山文档上传、操作速度同样流畅,页面及整体风格接近office,但添加协作较隐蔽,整体表现优秀;腾讯文档首页工具栏/编辑栏功能较少,同一文档上传速度较慢,整体无太多亮点;语雀上传文件入口较隐蔽,界面中规中矩,但用户无法调整文档字体。

基于以上测试,我们可以得出,石墨文档与金山文档在功能完备度、对Office产品的兼容性、文件处理速度、权限设置上表现更加优秀,石墨文档在支持多人协同方面暂时领先。腾讯文档和语雀在功能完备度、对Office产品的兼容性、多人协同能力上暂时落后。

值得一提的是,腾讯文档企业版针对企业内部文档,在只有内部员工授权访问的情况下,依然能够扫描出违规关键词并进行屏蔽,这让不少用户对企业文档的安全问题产生担忧.

表格方面,石墨文档、金山文档的优势同样明显,不仅响应速度快、切换流畅,且产品兼容性和稳定性也更高。但石墨在协作场景的丰富度上强于金山文档,比如日期提醒、关注选取、锁定单元格禁止查看、汇总更新等功能模块。另外,我们注意到金山文档不支持离线编辑和保存,在意外断网的情况下可能导致数据丢失。

另一方面,腾讯文档没有太多影响使用体验的缺陷,但在细节上却稍逊一筹,在上传文件与计算速度上时有卡顿现象发生。语雀整体情况最差,不仅不支持导出,响应速度慢,且兼容性、稳定性也都存在较大问题。综合型平台方面,钉钉自带的表格也是集成WPS表格,表现较好,飞书和企业微信的自带表格则整体功能较弱。

对比文档和表格的功能性发展,各家在幻灯片功能拓展上还处于早期阶段,普遍具备的只有基础性编辑功能和工具。金山文档在功能性和对PPT文件的兼容性上更胜一筹,但整体来看,市面上所有文档协作类产品都不具备办公级的幻灯片功能。

从文档、表格、幻灯片三种功能的总体评测效果来说,石墨文档、金山文档(包含钉钉)属于第一梯队,不仅常用功能多达36项和28项,与Word的兼容性也更高,能够满足企业日常办公中深度的文档协作需求。而飞书、企业微信、腾讯文档和语雀因为功能、权限限制、兼容性和流畅性等问题,表现稍弱,适合轻量级的日常办公及个人办公。

视频会议类产品评测

去年疫情期间,远程会议需求开始爆发,相关协同办公产品也因此冲上了一个新台阶。以SaaS为基础的云会议系统,不仅在信号传输上更快、更准确,造价更便宜,适用范围也更广,目前已经成为市场的主导力量。而“机房+专线”的传统会议系统已经成为上一个时代的产品被逐步淘汰。

云会议系统办公产品在国内有狭义、广义之分。广义上的产品是将云视频会议作为一项子功能,集结于综合协作管理平台之中,狭义的云视频会议服务商分为两种,一种只提供云视频会议产品,如ZOOM、腾讯视频、蓝猫微会、Alimeeting、Talkline等;另一种则在云视频会议产品之外,还提供本地解决方案,如小鱼易连、瞩目好视通等。

《协同办公洞察报告》选取钉钉、企业微信、飞书、Welink等综合管理平台的远程会议功能,以及腾讯会议、Zoom、瞩目等纯云视频会议平台,整体做一个产品评测对比。

从远程会议产品的基本功能进行对比,各家在支持终端、参会人数上限及时长限制方面差异不大。除了飞书以外,各家均支持方便快速的预订会议,飞书支持在日历里添加日程再选择视频会议,操作比较麻烦。

除基础功能外,各家产品在美颜、虚拟背景、群内互 动及录制等功能上也基本趋于一致,只有企业微信的会议系统目前不支持录制。从整体界面友好度以及基础功能上看,腾讯会议和ZOOM功能最完备,界面最友好,但ZOOM已经开始恢复付费使用,而腾讯会议在国内仍采取免费政策。

值得一提的是,飞书的会议系统开发出一个特色功能:飞书妙记。此项功能可以将整场会议的语音实时转化为文字,并自动识别发言者ID。该功能采用了目前市场上较成熟的NLP技术,实时语音识别效果较流畅;对于需要做会议纪要的朋友,该功能非常方便,不用再单独购买录音转文字软件,值得一试。

截至报告发布前,我们了解到腾讯会议也已开发出此项功能。可以预见到,未来围绕远程会议系统将会开发出越来越多实用且有特色的新功能,谁能在功能和新技术上更加先进,谁就能抢占更多市场份额。

对于远程会议类办公产品来说,用户选择和付费的核心关注点是产品的实用程度,具体表现为会议的稳定性、清晰度及流畅度。在同样的网络条件下的6人会议测试中,部分产品出现了一些细节问题,比如飞书会出现卡顿、通话不稳定,钉钉滑屏时的短暂加载问题以及Welink使用时的轻微卡顿问题等。

整体来说,这些缺陷虽不影响使用,但也妨碍了用户体验,而且这些缺陷还有随着与会人员递增而愈加扩大的风险。从会议效果看,Zoom和腾讯会议性能最稳定,其他产品都有不同程度的瑕疵。

无代码ERP产品评测

对比传统表格,新型表格产品更像是一种数据库,不仅有表格、图库、看表、看板、日历等多个视图,还能在每个Base下建多个Table,打造微型数据库。新型表格的核心是可视化数据库、电子表格、实时网络协同、低/零代码开发技术。

以代表产品Airtable为例,新型表格产品能将不同表格的数据关联起来,通过一张表格上的查看、调用及更改,实现表与表之间数据互通,另外它还为个人、团队、企业的多个使用场景提供了海量模板。

新型表格产品突破了传统表格的限制,成为搭建IT系统的可视化数据库工具,也在国内市场竞争日趋激烈的情况下,新型表格受到越来越多的关注。

去年年中,Treelab连续完成五源资本、GGV 纪源资本的天使轮和Pre-A轮融资;去年10月,维格表也在高瓴创投、五源资本、靖亚资本等支持下,连续完成Pre-A及Pre-A+轮融资;今年3月,石墨文档内部已完成新型表格产品demo,将于年内发布;4月,国内领先的低代码服务商奥哲网络正式发布了旗下新型表格产品“有格”。

面对目前市场上对新型表格的超高热度,《协同办公洞察报告》选取Vika维格表、Treelab、奥哲有格等三款国内主要的新型表格工具,围绕产品稳定性、模板数量、使用流畅度等方面进行测评。

Vika维格与Treelab在界面及风格上比较接近,但整体来看Vika支持更多表格模板,且操作上也较为流畅,支持个性化视图、神奇关联等功能,此外还通过与第三方平台集成支持API接口。维格创始人陈霈霖称这样的轻量级、多元化的功能,会更符合大中小型企业的通用需求。

相对来看,Treelab目前不支持API接口拓展,使用过程中会出现轻微卡顿等情况,同时对于表格权限的管理层级也稍显不足。

奥哲有格出身于奥哲网络,其母公司是国内在BPM和低代码领域的头部企业,旗下氚云应用在钉钉付费应用市场上排名第一。奥哲有格支持与钉钉、氚云的接口打通,表现出较强的生态联动能力。

据传,石墨文档将于年内推出自研的新型表格产品。核心办公三件套作为优秀的协同办公工具,新型表格的推出将会使得办公套件之间能够更好地融合和展开,有希望打造成为围绕office办公三件套的新型IT协作系统,想象空间巨大。奥哲和石墨都拥有数量不少的用户基础,在这个角度上理解,两家公司研发的新型表格也许会跑得很快。

截至报告发布前,飞书官网上也已放出多维智能表格的内测入口。各路玩家在此类新型表格市场上的厮杀令人期待。

总体来看,目前市面上的几款新型表格产品都处于早期阶段,需要进一步完善产品功能和技术积累,同时积极探索商业化落地的可能性。疫情之后,市场对协同办公市场的热情空前高涨,这对概念和形态都超前的新型表格玩家们来说无疑是春天提前来到。

奥哲创始人兼CEO徐平俊对《光锥智能》介绍,仅依靠低代码是很难成就一个行业的,只有服务数字化、赋能B端企业,才能获取更大的发展机会。陈霈霖也认为,虽然新型表格在国内的发展还有一个较长的培育期,但市场对其的需求也会在这个发展过程中表现的越来越迫切。 

云存储类产品评测

前不久,阿里云盘上线公测,凭借着简洁的设置和300G以上的免费空间引起轰动。不但一举登上苹果、小米手机应用商店总榜前三,连微信朋友圈也被刷屏。云存储作为协同办公领域垂直细分类别,并不新鲜,可阿里网盘还能燃起一把火,其市场价值可见一斑。

据此,《协同办公洞察报告》同样根据云存储类产品的广狭义之分,选取6种产品进行测评,不仅了包含坚果云、腾讯微云、百度网盘等独立云端存储产品,还将钉钉、企业微信及飞书等综合管理平台的云存储功能纳入测评范围之内。

从具体使用效果看,独立的云端存储产品因为商业化问题限制,不仅容量很小,且上传/下载的速度也有所限制,比如腾讯微云10G免费容量,速度却小于1MB/S。而同等情况下,综合性管理协同平台的云端存储功能则表现突出,不仅免费容量都超过20G,而且网速限制较少,文档编辑功能也更包容。

在几款产品当中,老牌的坚果云颇具特色。其他几款产品无论网速快慢,都需要上传与下载。而坚果云是对文件在云端与本地的实时同步,即便离线或网络不佳,也能够在本地对文件进行编辑,在网络条件恢复时会自动同步至云端,使用起来较为方便。这样的产品在国外并不少见,然而国内的企业对这种产品的数据安全提出不少担忧。

总体来看,云存储产品作为协同办公领域的基础应用,应当与其他协同办公产品形成生态闭环,提升使用体验,并拓展功能半径。

未止之局

疫情像一场极限压力测试,让初出茅庐的协同办公产品瞬间遇到各种问题,但同时又能很快迭代。徐平俊直言,“数字化不是一个结果,而是一个要不断更迭的过程”。

放眼未来十年,我们刚刚站在智能办公的起点。

行业、企业、产品,协同办公未来将会遇到的机遇与挑战都有很多,但有一些特点可以确定:

首先,远程办公受关注度仍将持续,加上用户付费意识凸显,届时协同办公的市场规模将持续扩大。

其次,远程办公的加速将带动产业链上下游向企业管理的各个维度延伸。参与方将建立生态联盟,一如奥哲有格打通钉钉、氚云,形成生态联动。

另外,未来的AI、5G、MR等技术会逐渐应用于协同办公领域,用于提高产品竞争力。

最后,国内协同办公垂直细分领域产品的功能矩阵将更加完善。不仅细分“小而美”,而且联动“大而全”。

第三产业的数字化,将是协同办公的大机会。“正如,WPS在中国反超微软,主要是抓住了在移动端的红利;产业链协同,跨企业的产业协同会大大增加,协同办公有助于加速企业经营效率。”惠成峰称。

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