更少的时间做更多的事,高效率人士用了这4招

哈佛商业评论2021-03-17
要想高效,首先要有意识地关注自己一天的时间。

编者按:本文来自微信公众号“哈佛商业评论”(ID:hbrchinese),作者:HBR-China,36氪经授权发布。

小佛爷说

高效率人士都是如何掌控时间的?很多人都想以有控制感、令人感觉良好的方式提高效率,但是很难做到。本文作者采访了出版、娱乐、商业等各个领域的人,了解如何积极主动地管理每一天,充分地利用时间。核心的方法是,不能让别人的事情决定你自己的日常安排,你必须仔细考虑起床后如何组织时间,将工作纳入自己的日程。

一件有趣的事:96%的人会在早晨醒来的一小时内看手机(61%会在刚醒来的五分钟内看一眼)。

一睁开眼就先看手机,似乎没有害处,但这个行为会给我们定下一整天“被动做出反应”的基调。

想一想,起床第一件事就是打开电子邮箱、查看收到的邮件或者听语音留言,你其实是把自己排在了第二位。不管是有好消息、坏消息或者没有消息等着你,你都是让别人来决定这一天的心情。

我们大多数人都对此感到内疚,而且这也不可避免地会影响我们的工作效率。

我花了很多时间思考:如何以有控制感、令人感觉良好的方式提高效率。过去三年来,我采访了出版、娱乐、商业等各个领域的人,了解如何积极主动地管理每一天,充分地利用时间。

在对话中,我一次又一次地听到这样的意见:不能让别人的事情决定你自己的日常安排。你必须仔细考虑起床后如何组织自己的时间,将工作纳入自己的日程。

以下四条建议来自高效率人士,我自己在坚持,希望对你也有用。

根据自己的生物钟,安排最重要的工作

睡眠类型就是你的生物钟,是指每个人在24小时里的睡眠清醒周期。每个人的生物钟不尽相同,在一天里感觉到的能量高峰和低谷时间也不一样。

约10%的人是典型的百灵鸟,早晨感觉精力最充沛。与之相对的另一个极端是,有20%的人是猫头鹰,夜里效率最高。我们大部分人都在这两个极端中间,上午最有精神,午饭后小憩,下午重新打起精神来。

《完美时机的科学秘密》(When: TheScientific Secrets of Perfect Timing)一书作者的丹·平克(Dan Pink)告诉我们,注意自己的生物钟,根据能量高峰期的时间安排任务,可以帮助你用更少的时间做更多的事。

“打算写作的时候,我都是放在早晨写,这个时段我头脑最清醒,”他告诉我,“我给自己设定一个字数目标,达到目标之前不会去做别的事。我不会把手机带在身上,写作时不会打开邮箱。达到目标以后,我就可以随便去做别的了。”平克充分利用醒来后的能量高峰,用早晨的时间进行需要深度集中精力的工作,并且避免一切干扰。

下午恢复精力的时候,他会处理一些较为简单的任务。“我会在这个时候回复邮件、归档整理和浏览信息,”他说,“三四点钟的能量低谷过去之后,第二次能量高峰我会处理一些不必全神贯注的任务,比如采访。这个时段我在心理上最放松,能够发挥创意,而且乐于接受各种观点。”

坚持这样的时间安排,平克第一次按时交稿,也就是《完美时机的科学秘密》。

专业人士建议:要更好地安排工作日时间分配,首先评估一下自己的生物钟,根据你的睡眠类型重新规划时间。把最需要耗费脑力的工作放在能量高峰期。

在前一天晚上做好第二天的计划

有效率的一天不是自动出现的,而是需要主动规划。写下自己要做什么、何时做、在哪里做,我们完成目标的几率会大大提升。

谷歌的高管效率顾问劳拉·梅·马丁(Laura MaeMartin)告诉我,她会在前一天晚上做好第二天的规划。首先,她会在自己的每日计划模板里写下最重要的三个任务。“模板的最重要任务栏下面有一行字,‘这个任务完成之前,其他所有事情都是干扰’。这里是我一定要完成的任务。”

随后她用这个模板更进一步详细规划时间,考虑每小时的安排。“只是把计划在早晨七点到八点之间锻炼身体这件事写下来,我就会更有可能付诸实践。”她的计划里还有“随手处理的事项”,只需要几分钟时间,可以在会议间隙完成,比如打个电话或者回复邮件。

专业人士建议:利用缜密的计划控制自己一天的时间。用一周时间尝试一下马丁的每日计划。制定第二天计划的理想时间是前一天工作结束的时候,这时候你还清楚地记得明天需要处理些什么。

利用不同的习惯完成不同类型的工作

仔细思考在哪里工作,是另一种能让你的一天变得有条理的方法。参考《深度工作》(Deep Work)作者、乔治城大学教授卡尔·纽波特(Cal Newport)的做法,将不同的地方与不同的任务类型联系起来。

“尝试解决理论计算机科学问题的时候,我总是会出门散步,走各种不一样的路线。”纽波特说。

但他写作的时候又截然不同。“我家里有一张定做的图书馆同款桌子,会让我想起自己读大学时学校里的图书馆。书桌上摆着图书馆同款的黄铜灯,旁边是黑木书架。坐在这里写作,光线很好,而且只有我和我的电脑,没有别的干扰。”

思考你的主要工作类型,培养相应的习惯。可以是完成某件任务的特定场所,比如你喜欢坐在明亮的阳台上处理邮件、在安静的卧室里参加视频会议。

专业人士建议:至少实践两个星期。特定习惯对应特定任务的方法要花一点时间才能适应,但适应之后就更轻松,而且越来越熟练。你的大脑会开始将特定线索(比如你所处的物理环境和时段)和特定类型的任务联系在一起。

不要把时间全部排满

我们很容易觉得高效人士每天的时间都安排得满满当当。不过,与我交流过的大部分高效人士都说,实际情况恰恰相反。

世界上最大的全员远程办公公司GitLab的远程工作负责人达伦·墨菲(Darren Murph)告诉我,时间排满的风险很大。

他说,“如果一整天都排满会议,你就没有余地处理现实生活中的意外事件。比如你的孩子受了点小伤,你只需要抽出几分钟来处理,却也会对你的心理健康和其他人的日程安排造成巨大的负面影响。”

而且,如果日程里没有自由时间,你就无法跟别人随意交流、激发灵感创意。

专业人士建议:满满当当的日程会带来一种自己很有效率的幻觉。如果你的日程很满,你要注意留出一些空余时间,当作日常意外事件的缓冲,还可以用于自主思考活动,激发意想不到的创意。

追求高效不是指花很多时间在工作上,也不是完成待办清单上的条目,而是努力以省时有效的方式处理工作。要想高效,首先要有意识地关注自己一天的时间。不要坐等哪一天突然效率提升,请利用以上建议主动提高效率。

关键词:时间管理

阿曼莎·安伯(Amantha Imber)|文

阿曼莎·安伯博士是行为科学咨询公司Inventium创始人,主讲播客“我是如何工作的”,讲述成功人士的日常习惯。

朔间|译  周强|编校

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