靠谱的人是如何写电子邮件的?

管理的常识 · 2021-01-27
一封庄重而得体的邮件,永远是职场人的加分项。

编者按:本文来自微信公众号“管理的常识”(ID:Guanlidechangshi),作者:服部周作,36氪经授权发布。

如今,微信、钉钉等即时通信软件在工作场景中的使用频率越来越高,但不可否认的是,电子邮件依然发挥着不可替代的作用,尤其是在面对公司高层领导,以及外部重要客户时,一封庄重而得体的邮件,永远是职场人的加分项。

那么,如何写出让对方看过之后觉得专业并乐于回应的邮件?如何管理邮件,才能让工作变得顺利而高效?

其实邮件和电话、面谈一样,有很多学问讲究。以下,Enjoy:

01 用5D法则,积极地管理电子邮件

电子邮件很容易转移人的注意力,尤其在枯燥的上班时间,更是很棒的消遣。你越是投入,越容易沉迷;表面上是正儿八经的工作,实际上毫无效能可言,因此你需要一套有凭有据的处理原则。

我的原则就是5D:

授权(delegate)

删除(delete)

延后(defer)

精简(deword)

注销(deactivate)

1.尽可能把写电子邮件的工作授权出去

麦肯锡全球研究院2012年7月的报告中,我们的财经智囊写道:“在2012年,知识工作者平均有28%的工作时间花在处理电子邮件上。”也就是说,如果一天工作12小时,就有3.4小时在写电子邮件。听起来很不可思议吧?

可是我们都知道专注、投入才能取得好的成果。随着你转型成为领导者或希望担任领导职位,你必须学会克制住一收到信就马上回复的冲动,开始学习把这项工作分配出去。

找个可信赖的团队成员,把一部分重要的电子邮件交给他负责,这个成员也需要历练及空间来展现能力。

找助理替你管理工作日程安排,因为沟通、确定准确的日程属于他们的工作范畴。

有些人认为指派后勤工作是经理的职责,不过那仅限于某个项目如果失败你就会一无所有的时候。不然的话,尽量避开后勤工作。

2.在路途中删除所有琐碎的电子邮件

出差以及上下班通勤途中的时间很宝贵,应该要妥善利用。如果你很累,打个小盹当然是可以的,否则请把这个时间拿来删除电子邮件。

长期来看,这么做可以替你省下很多时间,也可以让你觉得工作很有效率。

做这件事的时候,你应该把焦点放在处理琐碎的电子邮件,而非阅读信件,除非真的非常紧急。

根据《财富》杂志:“电子邮件管理公司Baydin分析了500万封电子邮件。每个使用者平均每天会收到147封邮件,删掉71封(也就是48%)。”

净的收件信箱不只可以释放出空间,你也更容易找出重要信息。

3.延后处理电子邮件

有些电子邮件回复起来很有乐趣。举例来说,如果徒弟写信给你,你会想马上回信;如果大学好友写信给你,马上想动手回信也是本能反应。

虽然这些信很有趣,回完信也会有完成一件事的成就感,但如果快速草草回复的话,你也容易让自己陷入内疚之中。

出现这种想马上回复的冲动时,具有“延后”心态很重要。

我通常的做法是把那封信移到某个收件箱(或直接转寄给自己,事后再用自己的名字排序找出邮件),当天或那周再另外找一段完整的时间去回复。

4.精简邮件用字

写完每一封电子邮件之后,检查一般的拼写或语法错误的时候,也要加入“精简用字”的习惯。方法很简单:删掉不必要的赘字。

有些赘字很明显,如“为了达到”(in order to)、“事实上”(as a matter of fact)、“是否”(whether or not),等等。

5.周五晚上关闭邮箱功能,直到你设定的时间才开启

这显然最难做到,现在我们随时都能连接网络,查看电子邮件尤其是处理工作上的邮件,变得非常方便,然后我们就产生了期待,期待24小时随时得到响应。

现在我们已经无法想象一个没有电子邮件和手机的世界了。一再有研究表明,人们的等候耐心因此大幅降低,“等候焦虑症”已成为一大问题。

然而,要做到有效率且有效能,就必须有一套行之有效的规则。一个常用的经验法则是:只在星期天晚上査看或回复电子邮件。

02 一个常见的应用模板:如何通过邮件汇报工作进度

平时工作中,我倡导尽可能用电子邮件更新最新进度,这样可以帮你节省大约20%的会议时间——避免开会时,本来是想找问题解决方案,最后却变成跟资深领导汇报最新工作情况。

如果同时有多位资深领导者或老板参与其中,你更需要这么做。

以下是我觉得一封电子邮件应有的样子。

首先,一开头我会交代整体最新进度,然后是内容的进度更新,然后是客户交流(或是与消费者交流)的反馈以及团队进度。

再强调一次,你的主要目的是避免沟通不畅的风险;要把电子邮件写得简短、清楚。

电子邮件的开头供参考:“XXX,你好,我们刚刚结束了核心客户会议,一切进展很顺利,以下是会议上讨论的几个重点。“

内容部分:

可以分成重要发现与重要问题。通常如果有需要的话,列出3~5个重要发现以及几个重要问题就够了。

列出要点,并且使用短句子。重点放在新的和令人兴奋的发现上,重要部分用斜体或粗体来强调。

互动交流:

汇报并非所有领导者都知道的本周互动交流要点。

把重要的客户方对应人员以及你主导的议题仔细思考一遍,个人顾虑、提出的问题、可能的机会各有哪些?

务必时刻谨记领导者想知道什么——不只是这个项目成功与否,你还要提出未来创造其他价值的建议。

团队进度:

这个部分并不是要汇报团队在做什么,尽管汇报这些在项目进展糟糕的情况下会很重要。相反,这里该做的是讨论个别团队成员的强项和发展需求,以及领导者可以做些什么来加速他们的成长。

项目完成后,这个每周一次的进度更新也可以在反馈会议中帮助到你。万一你需要帮忙,也能让你更早引起领导者的注意。

接下来的步骤:

把你希望领导者知道的重要日期和截止日期加进去,提醒他们做记号标记(尽管这些日期早就应该列入他们的日程表),因为你希望他们知道这些日期是第一优先级。

有时候,同时告知助理和领导者接下来的步骤会让你受益。

电子邮件永远使用一致的结构,保持简单明了。向资深领导者保证你每周都会更新进度从而督促自己。坚守这个原则,你的承诺会让你清楚了解自己该怎么做。

我通常会避免深夜写这些电子邮件,而是选择在安静的早晨,或是在必要的休息时间。在很多情况下,进度更新往往有助于促成对顾虑事件的讨论。

此外,从现在开始也要特别留意你写给你同事和朋友的那些简短的电子邮件。

一位资深董事说过,写介绍信时要极力避免口吻太过“像朋友”。介绍某个熟人给其他人时,特别是一方是你朋友的时候,你的文字和结构很容易变得马虎或随便。

请记得必要的时候,务必在电子邮件中表现出专业风范。

关于作者:

服部周作,日裔英国人,在管理咨询、初创企业、在线社交商务和新闻媒体方面拥有丰富的经验。在麦肯锡任职期间,他为亚洲、北美和欧洲的高端制造、高科技和媒体行业客户服务超过五年。现在,他经营着一家专注于领导力开发的初创公司。


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